Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc đến mức bạn có thể nghĩ rằng không còn gì bất ngờ nữa. Tuy nhiên, vẫn tồn tại những tính năng “bí mật” giúp bạn tiết kiệm hàng giờ công sức chỉ với vài cú nhấp chuột. Chúng làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn đến mức bạn có thể cảm thấy như đang “gian lận”. Là một chuyên gia đã sử dụng và tối ưu hóa Microsoft Office trong nhiều năm, tôi nhận thấy những công cụ này thường bị bỏ qua nhưng lại mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Bài viết này sẽ đi sâu vào 8 thủ thuật Microsoft Office ít người biết đến, nhưng cực kỳ hữu ích, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và làm chủ bộ công cụ này một cách chuyên nghiệp nhất, từ Word, Excel cho đến PowerPoint.
8. Cửa Sổ Công Cụ Nổi (Pop-Out Panes)
Khi bạn làm việc với các tài liệu dài hoặc bộ dữ liệu lớn, việc có một cái nhìn rõ ràng về nội dung luôn là điều cần thiết. Một số công cụ trong Microsoft Office, chẳng hạn như khung Editor trong Word hoặc Clipboard, đều có thể được di chuyển và định vị ở bất kỳ đâu trên màn hình.
Cách Sử Dụng Cửa Sổ Công Cụ Nổi
Bất kỳ mục menu nào có tùy chọn Di chuyển (Move) đều có thể được tách ra và đặt ở bất cứ đâu trên màn hình Office. Ngoài việc giúp bạn có cái nhìn tốt hơn, nó còn giải phóng không gian màn hình quý giá. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của một số khung bằng cách kéo viền.
Giao diện cửa sổ Copilot AI nổi trong Microsoft Word, minh họa tính năng cửa sổ công cụ nổi giúp tối ưu không gian làm việc
Với kinh nghiệm của tôi, việc di chuyển và thay đổi kích thước khung Copilot thường xuyên giúp tôi có thêm không gian để tập trung vào tài liệu. Bạn chỉ cần chọn biểu tượng Mũi tên xuống trên khung Copilot và sử dụng mũi tên bốn chiều để di chuyển một phiên bản thu nhỏ của khung đến bất cứ đâu trên màn hình. Đây là một mẹo Word và Excel hữu ích để bạn quản lý giao diện làm việc.
7. Điều Hướng Bằng Phím Alt (Alt Key Navigation)
Phím Alt là một cánh cửa bí mật dẫn đến các phím tắt trong Office. Chỉ với một lần nhấn, bạn có thể truy cập bất kỳ lệnh nào trên thanh Ribbon mà không cần dùng chuột để điều hướng.
Cách Sử Dụng Điều Hướng Bằng Phím Alt
Nhấn phím Alt, và các tổ hợp chữ cái sẽ xuất hiện trên mỗi nút trên thanh Ribbon. Điều này mở khóa các phím tắt cho mọi thứ trong Office.
Ví dụ, Alt + H mở tab Home, Alt + N truy cập tab Insert, và Alt + P đưa bạn đến tab Page Layout. Khi đã ở trong một tab, nhiều chữ cái nữa sẽ xuất hiện cho các chức năng cụ thể. Bạn sẽ hoàn thành công việc trong vài giây thay vì phải tìm kiếm qua các menu bằng chuột. Hãy tiếp tục gõ chuỗi phím tắt được hiển thị cho lệnh bạn muốn. Để thoát, hãy nhấn Esc.
Sử dụng phím Alt để điều hướng nhanh các tùy chọn trên thanh Ribbon của Microsoft Office bằng phím tắt chữ cái
Khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt Alt, quy trình làm việc của tôi đã tăng tốc ngay lập tức. Không còn phải nhấp chuột vòng quanh thanh Ribbon, và tôi cũng không cần phải nhớ hàng loạt các phím tắt Microsoft Office phức tạp. Đây là một thủ thuật Office cực kỳ hiệu quả để tăng năng suất.
Hãy nhớ rằng, bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để di chuyển qua các tab Ribbon sau khi bạn nhấn phím Alt.
6. Dán Đặc Biệt > Hoán Đổi Hàng Cột (Paste Special > Transpose)
Nếu bạn đã từng cần chuyển đổi hàng thành cột hoặc ngược lại, Transpose là lựa chọn không thể bỏ qua. Trong Excel, thao tác này sẽ xoay hướng dữ liệu của bạn ngay lập tức.
Cách Sử Dụng Paste Special (> )Transpose trong Excel
Chọn và Sao chép (Copy) vùng dữ liệu bạn muốn xoay. Nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn dán. Chọn Paste Special > Transpose (hoặc từ menu thả xuống Paste trong tab Home, tìm biểu tượng Transpose). Cuối cùng, nhấp vào OK.
Mặc dù có nhiều cách để dán văn bản trong Word, nhưng Word không có tùy chọn Transpose trực tiếp. Để khắc phục, bạn có thể dán danh sách của mình vào Excel, thực hiện thao tác Transpose, sau đó sao chép lại vào Word. Bất cứ khi nào tôi cần sắp xếp lại dữ liệu, Transpose đều giúp tôi tiết kiệm thời gian và tránh sự khó chịu. Đây là một mẹo Excel cực kỳ hữu ích cho việc xử lý dữ liệu.
5. Sao Chép Định Dạng (Format Painter)
Bạn không cần phải lặp lại các bước định dạng giống nhau một cách thủ công. Format Painter (Sao chép Định dạng) sẽ sao chép tất cả kiểu định dạng từ một vị trí và áp dụng chúng sang nơi khác chỉ với một thao tác đơn giản. Nó có thể sao chép các kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc, kiểu in đậm và in nghiêng, highlight văn bản, định dạng đoạn văn, và thậm chí cả đường viền ô trong Excel.
Cách Sử Dụng Format Painter
Chọn văn bản hoặc đối tượng có định dạng bạn muốn sao chép. Nhấp vào Format Painter (biểu tượng cây cọ) trên tab Home. Con trỏ của bạn sẽ thay đổi thành hình cây cọ.
Tô sáng hoặc nhấp vào đối tượng bạn muốn định dạng. Để áp dụng cho nhiều đối tượng, nhấp đúp vào Format Painter, sau đó “quét” lên bất cứ nơi nào bạn muốn. Nhấn Esc để dừng.
Là một người thường xuyên làm việc với tài liệu, tôi thực sự tin tưởng vào công cụ Microsoft Office này để tiết kiệm thời gian định dạng và giữ phong cách tài liệu nhất quán mà không gặp rắc rối. Chỉ một “nhát cọ”, và mọi thứ đều khớp. Đây là một thủ thuật Word, Excel, PowerPoint cơ bản nhưng lại cực kỳ mạnh mẽ để tạo tài liệu chuyên nghiệp.
4. Từ Điển Đồng Nghĩa (Thesaurus) và Từ Đồng Nghĩa (Synonyms)
Kể từ khi Microsoft ngừng tính năng Smart Lookup tiện dụng, người dùng Office đã tìm kiếm một giải pháp thay thế.
Bạn có thể truy cập các từ đồng nghĩa theo hai cách: chọn một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải, và chọn Synonyms (Từ Đồng Nghĩa). Ngoài ra, bạn có thể vào tab Review (Xem lại) và nhấp vào Thesaurus (Từ điển Đồng nghĩa). Khung công cụ sẽ mở ra ở phía bên phải tài liệu của bạn với các từ liên quan mà bạn có thể trực tiếp chèn vào tài liệu.
Mở cửa sổ công cụ Từ điển Đồng nghĩa (Thesaurus) trong Microsoft Word hiển thị các từ gợi ý tương đồng cho văn bản đã chọn
Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với tôi với vai trò là một biên tập viên. Tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm các từ tương tự và sử dụng chúng để làm cho văn phong của mình bớt đơn điệu. Đây là một mẹo Word, Excel, PowerPoint tuyệt vời để nâng cao chất lượng nội dung.
3. Chuyển Văn Bản Thành Cột (Text to Columns)
Text to Columns biến dữ liệu lộn xộn, dính liền thành các cột riêng biệt, có tổ chức. Tính năng này rất cần thiết khi làm việc với dữ liệu nhập khẩu thường đến trong một cột nhưng cần được tách ra dựa trên các dấu phân cách như dấu phẩy, khoảng trắng hoặc tab.
Cách Sử Dụng Text to Columns trong Word & Excel
Trong Excel, chọn cột dữ liệu của bạn và đi tới Data (Dữ liệu) > Text to Columns. Chọn xem dữ liệu của bạn được phân cách (bởi các ký tự cụ thể) hay có độ rộng cố định, sau đó làm theo hướng dẫn để chỉ định cách bạn muốn tách dữ liệu.
Tính năng Text to Columns (Chuyển Văn Bản Thành Cột) trong Excel giúp tách dữ liệu từ một cột thành nhiều cột riêng biệt dựa trên dấu phân cách
Word cũng cung cấp một tính năng tương tự cho bảng. Chọn văn bản của bạn, đi tới Insert (Chèn) > Table (Bảng) > Convert Text to Table (Chuyển Văn Bản Thành Bảng), và chỉ định dấu phân cách của bạn. Điều này biến các danh sách hoặc giá trị được phân tách bằng dấu phẩy thành các bảng được định dạng đúng cách ngay lập tức.
Tôi sử dụng Text to Columns bất cứ khi nào nhận được dữ liệu không gọn gàng, ví dụ như để tách họ tên đầy đủ hoặc địa chỉ. Tùy chọn này rõ ràng dễ dùng hơn trong Excel. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tác vụ nặng về dữ liệu, hãy chuyển văn bản của mình sang Excel để tiết kiệm thời gian. Đây là một thủ thuật Excel và Word quan trọng cho việc xử lý và tổ chức dữ liệu.
2. Nhập Dữ Liệu Đa Ô (Multi-Cell Data Entry)
Bạn muốn nhập cùng một giá trị vào nhiều nơi cùng một lúc? Excel có một mẹo tiện lợi để tiết kiệm một lượng thời gian khổng lồ trong các tác vụ nhập liệu.
Cách Sử Dụng Nhập Dữ Liệu Đa Ô trong Excel
Để điền cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel, trước tiên hãy chọn các ô bạn muốn (bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấp để chọn các ô không liền kề). Tiếp theo, gõ dữ liệu của bạn vào ô đang hoạt động (ô cuối cùng có đường viền đôi) và nhấn Ctrl + Enter. Thao tác này sẽ điền dữ liệu vào tất cả các ô đã chọn.
Kỹ thuật nhập liệu đa ô trong Microsoft Excel, cho phép điền cùng một giá trị vào nhiều ô được chọn đồng thời để tăng tốc độ
Để điền vào bảng tính của bạn nhanh hơn, bạn có thể sử dụng Flash Fill và Auto Fill.
Dán văn bản vào nhiều ô trong bảng Word hoạt động hơi khác một chút. Chọn và sao chép văn bản; sau đó chọn các ô trống bạn muốn chèn. Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp vào Paste để điền vào các ô đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Clipboard để dán bất kỳ đoạn văn bản nào vào nhiều ô bằng cách chọn các ô cụ thể trước. Tôi thường sử dụng tính năng nhập dữ liệu đa ô để đánh dấu tất cả các tác vụ đã hoàn thành hoặc điền cùng một ngày trên nhiều hàng. Đây là một mẹo Excel và Word thiết yếu để tăng tốc nhập liệu.
1. Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản (Dictation)
Tính năng Dictation (Chuyển giọng nói thành văn bản) đặc biệt mạnh mẽ khi soạn email trong Outlook, tạo nội dung trình bày trong PowerPoint hoặc viết tài liệu dài trong Word khi việc gõ phím trở nên tẻ nhạt. Và nó cũng có thể bảo vệ bạn khỏi các chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại.
Cách Sử Dụng Tính Năng Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản
Nhấp vào biểu tượng Microphone (Micro) trong tab Home hoặc nhấn Windows + H để bắt đầu đọc chính tả. Hãy nói tự nhiên, và Office sẽ chuyển đổi lời nói của bạn thành văn bản theo thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh thoại cho dấu câu và định dạng, chẳng hạn như nói “chấm,” “phẩy,” hoặc “xuống dòng mới.” Các lệnh thoại trong công cụ Dictation của Microsoft Office rất dễ nhớ.
Giao diện tính năng Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản (Dictation) hoặc Ghi Chép (Transcribe) trong Microsoft Word, hỗ trợ tạo văn bản từ lời nói
Dictation ngày càng tốt hơn với mỗi phiên bản Microsoft Office. Tính năng này hoạt động trên nhiều ứng dụng Office và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và giọng điệu khác nhau.
Với kinh nghiệm cá nhân, tôi sử dụng tính năng đọc chính tả khi muốn ghi lại ý tưởng nhanh chóng, đặc biệt là cho các email dài hoặc bản nháp đầu tiên.
Nằm bên dưới nút Dictate là tùy chọn Transcribe (Ghi chép) (chỉ có trong Word). Vì nói (hoặc ghi âm bất kỳ âm thanh nào) nhanh hơn gõ phím, tôi thường sử dụng tính năng ghi âm giọng nói trong Word để chuyển nhật ký giọng nói thành ghi chú hoặc tạo biên bản cuộc họp dễ tiếp cận. Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 để sử dụng tính năng Transcribe. Đây là một tính năng đột phá giúp tăng năng suất vượt trội.
Hầu hết chúng ta chỉ mới khám phá một phần nhỏ khả năng của Microsoft Office. Bên cạnh Excel, một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook, v.v., cũng có đủ các tính năng bị đánh giá thấp mà chúng ta thường bỏ qua. Mỗi thủ thuật Office được chia sẻ trong bài viết này đều thân thiện với người mới bắt đầu nhưng lại mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc về thời gian tiết kiệm và sự phiền toái được loại bỏ. Hãy thử áp dụng chúng vào công việc hàng ngày của bạn để trải nghiệm sự khác biệt.
Bạn đã khám phá những tính năng ẩn nào của Microsoft Office? Hãy chia sẻ ý kiến hoặc những thủ thuật yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng xây dựng một cộng đồng người dùng Office thông thái hơn!
