Bạn đã bao giờ tự hỏi liệu danh sách công việc (to-do list) truyền thống có thực sự giúp bạn hiểu rõ lý do đằng sau việc hoàn thành hay bỏ lỡ một nhiệm vụ nào đó không? Với nhiều người, to-do list thường chỉ chồng chất như những lời nhắc nhở về sự trì hoãn, gây cảm giác tội lỗi hơn là động lực. Thay vì để các nhiệm vụ chất đống vô định, có một phương pháp kết hợp hai kỹ thuật ghi chép nhật ký, biến những hối tiếc thành hành động cụ thể và có ý nghĩa.
Tại Sao Journaling Là Giải Pháp Thay Thế Hiệu Quả Hơn To-Do List?
Trong nhiều năm, việc theo kịp các danh sách to-do list thường khiến nhiều người cảm thấy quá tải hoặc không thể hoàn thành vào giữa ngày. Dù việc đánh dấu hoàn thành một mục có thể mang lại sự hài lòng nhất thời, nó lại không thể nắm bắt được những ưu tiên hay suy nghĩ đang phát triển của người dùng. Để giải quyết vấn đề này, một hệ thống cần làm nhiều hơn là chỉ liệt kê các nhiệm vụ; nó cần kết hợp việc lập kế hoạch với ngữ cảnh, sự phản tư, ý tưởng và khả năng theo dõi tiến độ.
Journaling, hay ghi chép nhật ký, mang đến một trải nghiệm phong phú hơn nhiều. Thay vì những danh sách kiểm tra tĩnh, journaling cho phép người dùng kết nối các nhiệm vụ với bối cảnh và những suy nghĩ cá nhân sâu sắc. Cách tiếp cận này giúp giảm lo lắng và tăng cường sự tập trung. Khi ghi chép nhật ký, các nhiệm vụ được ghi lại một cách tự nhiên như một phần của dòng chảy công việc hàng ngày, thay vì là những mục hành động bị cô lập. Đây chính là lúc to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hữu ích hơn.
Hệ Thống Năng Suất Cá Nhân: Ghép Nối Bullet Journaling Và Interstitial Journaling
Hệ thống năng suất được đề xuất là sự kết hợp của hai kỹ thuật ghi chép nhật ký: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling: Nền Tảng Ghi Chú Nhanh Chóng
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi chú nhanh (rapid logging). Hệ thống này được thiết kế bởi Ryder Carroll, cho phép người dùng viết các ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Nó cực kỳ hiệu quả để ghi lại các công việc hàng ngày, đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Ưu điểm nổi bật là khả năng thích ứng cao, cho phép dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Sổ ghi chú Bullet Journal với các ký hiệu rapid logging cho nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú, minh họa phương pháp quản lý công việc hiệu quả.
Interstitial Journaling: Lấp Đầy Khoảng Trống Giữa Các Nhiệm Vụ
Interstitial Journaling tập trung vào việc lấp đầy những khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là thực hành ghi lại các suy nghĩ, cảm nhận, thách thức hoặc ghi chú tiến độ ngay khi chúng xuất hiện trong ngày. Kỹ thuật này đóng vai trò là cầu nối giữa việc lập kế hoạch và thực thi. Nó cho phép người dùng xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó giúp nhận diện các yếu tố cản trở như sự sụt giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu sắc, vốn thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường.
Bullet Journaling có phần “Notes” có thể được sử dụng để ghi lại các suy nghĩ theo kiểu “interstitial” (giữa các khoảng trống). Chỉ cần để ý những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc khi bạn nghỉ giải lao.
Việc kết hợp hai phương pháp này tạo ra một nhật ký hàng ngày năng động, ghi lại những gì cần làm, lý do tại sao nó quan trọng và cảm xúc khi thực hiện. Nó cũng cung cấp một phần bị thiếu mà bạn có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện trình tự thời gian giúp bạn hiểu được sự hỗn loạn của cuộc sống hàng ngày.
Hướng Dẫn Tích Hợp Hệ Thống Kỹ Thuật Số Trên Apple Notes (Hoặc Ứng Dụng Khác)
Ban đầu, việc sử dụng sổ tay vật lý có nhiều lợi ích. Tuy nhiên, để chỉnh sửa nhanh hoặc đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, việc chuyển sang định dạng kỹ thuật số lại thực tế hơn. Việc chuyển đổi này đã giải quyết vấn đề đó. Dưới đây là cách tích hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling bằng Apple Notes.
Thiết Lập Cấu Trúc Bullet Journal Trong Apple Notes
Để duy trì sự nhất quán, việc thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản là rất hữu ích. Bắt đầu bằng cách sắp xếp nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Trong thư mục này, bạn có thể thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen, và các bản tổng kết hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các ghi chú trong các thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục dưới dạng thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ điều gì trong đó.
Thiết lập thư mục "Bullet Journal" trong ứng dụng Apple Notes trên iPhone để tổ chức các ghi chú hàng ngày.
Giao diện Apple Notes hiển thị các ghi chú được tổ chức trong thư mục Bullet Journal, với các tùy chọn sắp xếp và tìm kiếm nội dung.
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày, các mục Tasks (Nhiệm vụ), Events (Sự kiện) của ngày hôm đó và không gian cho Notes (Ghi chú), nơi chứa các phản tư interstitial. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và nhân bản nó hàng ngày hoặc lưu dưới dạng ghi chú có thể tái sử dụng.
Hiện tại, người viết đang thử nghiệm bằng cách thêm một mục Daily Highlight tập trung. Mục này được giữ ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc riêng biệt.
Tối Ưu Interstitial Journaling Trong Apple Notes
Để ghi lại suy nghĩ và hiểu biết sâu sắc giữa các nhiệm vụ trong phần “Notes”, bạn hãy tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Sử dụng các ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì đang làm, cảm giác của bạn (ví dụ: tại sao bạn đang trì hoãn), hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Ghi chú hàng ngày trong Apple Notes minh họa cấu trúc Bullet Journal với các mục Tasks, Events, Notes và Daily Highlight, thể hiện cách ghi lại công việc.
Nếu phù hợp, bạn có thể liên kết các ghi chú trong Apple Notes đến các mục trong Bullet Journal hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham chiếu. Chỉ cần nhập “>>” bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi vẫn nắm bắt được dòng chảy của ngày làm việc. Việc xem lại chúng sẽ cung cấp những manh mối về các mẫu làm việc mà một danh sách to-do đơn giản không thể thấy được.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng #năng-lượng-thấp, #tập-trung-cao, #phân-tâm. Sau đó, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mẫu hình tiềm ẩn nào.
Ví dụ ghi chú trong Apple Notes sử dụng liên kết và thẻ như #energy-low, #focus-high để kết nối nội dung và theo dõi cảm xúc, hỗ trợ Interstitial Journaling.
Tận Dụng Các Tính Năng Khác Của Apple Notes
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống ghi chép nhật ký này. Bạn có thể sử dụng checklist để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng biểu để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú thêm ghi chú của mình, làm cho nhật ký trở nên tương tác và hấp dẫn hơn về mặt thị giác. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ đa năng để quản lý cả nhiệm vụ và phản tư.
Apple Notes cũng có các tùy chọn đường kẻ và lưới, có thể mang lại cảm giác của một cuốn nhật ký vật lý cho ghi chú của bạn. Thêm vào đó, việc khóa các nhật ký của bạn sẽ tăng thêm cảm giác riêng tư.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ bạn sử dụng. Mà là thói quen và hệ thống nào phù hợp với bạn. Cả hai phương pháp journaling này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt làm nhật ký) hoặc chỉ đơn giản là giấy. Bạn chỉ cần các ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Thực Hành Journaling Hiệu Quả Với Bất Kỳ Công Cụ Nào
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi chú nhanh với các ký hiệu (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những ký hiệu này rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu thích, bạn thậm chí có thể sử dụng các biểu tượng cảm xúc.
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: di chuyển có chủ đích (intentional migration).
Quy Trình Di Chuyển Nhiệm Vụ (Intentional Migration)
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), hãy xem xét lại Nhật ký hàng ngày một cách nghiêm túc. Những gì nên được chuyển tiếp? Những gì không còn liên quan nữa? Hành động có chủ đích này ngăn chặn việc tích tụ nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, một biểu tượng mũi tên đơn giản được sử dụng để gợi ý việc di chuyển đến mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ cho sau này.
Minh họa nguyên tắc Intentional Migration trong Bullet Journaling trên Apple Notes, thể hiện việc di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang ngày tiếp theo.
Mẫu Ghi Chú Interstitial Journaling (Free Writing)
Người viết thường thích ghi chú Interstitial Journaling tự do trong phần “Notes”. Đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như sau, tuân theo quy tắc chung:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là lý do tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là những mục riêng lẻ. Việc biến chúng thành có chủ đích cũng giúp bạn hình dung chúng rõ ràng hơn.
Bạn thậm chí không phải lúc nào cũng cần gõ phím. Đôi khi, ứng dụng Ghi chú trên iPhone cũng được sử dụng để ghi âm giọng nói nhằm theo dõi sự trì hoãn.
Bất kỳ phương pháp ghi chép nhật ký nào kết hợp việc ghi lại nhiệm vụ với ngữ cảnh, sự phản tư và đánh giá có chủ đích đều có sức mạnh làm cho một danh sách to-do vô cảm, không ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Mấu chốt không phải là để hệ thống trở thành một gánh nặng mà nó (thay vì các nhiệm vụ) chiếm đoạt sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với nhiều người, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống mới là chìa khóa thành công thực sự.
