Mục tiêu “Inbox Zero” không đơn thuần là việc liên tục phản hồi email, mà là sắp xếp hợp lý quy trình làm việc với email để bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát hộp thư đến của mình. Microsoft Outlook là một công cụ mạnh mẽ, giúp tôi phân loại, lọc và xử lý email để duy trì một hộp thư gọn gàng, tập trung vào hành động. Việc áp dụng các quy tắc (Rules) tự động trong Outlook sẽ biến đổi cách bạn tương tác với email, giảm thiểu sự lộn xộn và nâng cao hiệu suất làm việc hàng ngày.
Microsoft hiện cung cấp bốn trải nghiệm Outlook chính: New Outlook, Classic Outlook, Outlook trên web, và Outlook.com. Các hướng dẫn trong bài viết này mang tính chất minh họa; giao diện và các yếu tố điều hướng có thể có chút khác biệt tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, nguyên lý và cách thiết lập các quy tắc cơ bản vẫn tương đồng, giúp bạn dễ dàng áp dụng để đạt được Inbox Zero hiệu quả.
1. Chuyển Bản Tin & Email Khuyến Mãi Vào Thư Mục Riêng
Bạn đang tập trung cao độ vào công việc, và bỗng dưng hộp thư đến kêu “ting” với một tiêu đề bắt mắt như “Giảm giá 30% – chỉ hôm nay!”. Ngay cả khi bạn không mở nó, nó vẫn chiếm lấy sự chú ý của bạn trong một tích tắc. Nhân con số đó lên mười hoặc hai mươi email tương tự, nhiều trong số đó không được yêu cầu, và bạn sẽ nhận thấy một sự hao hụt nghiêm trọng về khả năng tập trung.
Các bản tin (newsletter), cập nhật sản phẩm và email khuyến mãi có thể hữu ích, nhưng chúng không khẩn cấp. Chúng cũng làm lộn xộn hộp thư đến của bạn, khiến việc tập trung vào các tin nhắn quan trọng trở nên khó khăn hơn.
Cài đặt quy tắc mới để chuyển thư quảng cáo trong Microsoft Outlook
Các quy tắc của Outlook cho phép bạn lọc email dựa trên từ khóa hoặc địa chỉ người gửi, giúp bạn di chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến chính. Điều này giúp giảm thiểu sự xao nhãng và cho phép bạn tập trung vào các thông tin cần hành động.
Để thiết lập quy tắc này, hãy làm theo các bước sau:
- Trong Outlook, truy cập Settings (Cài đặt).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Mail (Thư) ở khung bên trái, sau đó nhấp vào Rules (Quy tắc).
- Nhấp vào Add new rule (Thêm quy tắc mới).
- Trong trường số 1, đặt tên cho quy tắc của bạn sao cho dễ nhận biết (ví dụ: “Lọc thư khuyến mãi”).
- Trong trường số 2, bạn cần thêm các điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn From (Từ) trong menu thả xuống và sau đó thêm các địa chỉ người gửi bản tin và thư khuyến mãi mà bạn biết.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Subject or body includes (Tiêu đề hoặc nội dung bao gồm) từ menu thả xuống và sau đó chỉ định các từ khóa thường có trong các email này, như unsubscribe (hủy đăng ký), special offer (ưu đãi đặc biệt), promo, v.v.
- Trong trường số 3, thêm hành động sẽ xảy ra khi các điều kiện đã chỉ định ở trên được đáp ứng.
- Chọn Move to (Di chuyển đến) và sau đó thêm thư mục mà tất cả các email này sẽ được chuyển hướng đến (ví dụ: một thư mục tên “Quảng cáo” hoặc “Bản tin”).
Tùy chọn, bạn có thể Add an exception (Thêm ngoại lệ) nếu bạn muốn loại trừ các email từ một người gửi cụ thể hoặc chứa các từ khóa nhất định. Một ý tưởng hay là chọn tùy chọn Run rule now (Chạy quy tắc ngay bây giờ) để quy tắc được xử lý không chỉ trên email đến mà còn trên các thư email hiện có trong hộp thư đến. Nhấp vào Save (Lưu) để hoàn tất.
Thông thường, tốt nhất là nên kết hợp các điều kiện hoặc tạo nhiều quy tắc nhắm mục tiêu các loại bản tin và khuyến mãi khác nhau để đạt độ chính xác cao hơn.
Các email này thường chiếm một tỷ lệ lớn trong số thư đến, và do đó, đây có lẽ là quy tắc có tác động lớn nhất để dọn dẹp hộp thư đến của bạn. Nó cũng cho phép bạn xử lý hàng loạt các email ít quan trọng hơn vào thời điểm phù hợp với bạn, thay vì để chúng liên tục làm gián đoạn quy trình làm việc. Tuy nhiên, quy tắc này có nguy cơ bỏ lỡ thông tin nhạy cảm về thời gian nếu bạn không kiểm tra thư mục đã chỉ định đủ thường xuyên. Nếu bạn không bao giờ kiểm tra nó, nó chỉ trở thành một bãi chứa kỹ thuật số.
2. Gắn Cờ Email Từ Liên Hệ Quan Trọng Để Ưu Tiên Xử Lý Ngay
Một số email—như một câu hỏi từ khách hàng, một tin nhắn khẩn cấp từ sếp, hoặc thông báo hệ thống bị ngừng hoạt động từ dịch vụ lưu trữ—đòi hỏi phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập một quy tắc Outlook để ưu tiên các email yêu cầu hành động ngay lập tức trong khi ngăn chúng bị lạc trong mớ hỗn độn.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc áp dụng cho các email nhận được từ các địa chỉ hoặc miền cụ thể. Để chỉ định điều kiện, hãy chọn Mark with importance (Đánh dấu độ quan trọng) trong menu thả xuống, và sau đó chỉ định độ quan trọng là High (Cao), Normal (Bình thường) hoặc Low (Thấp). Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Categorize (Phân loại) để chỉ định một màu danh mục làm cho các email đó nổi bật về mặt hình ảnh trong hộp thư đến của bạn.
Thiết lập quy tắc gắn cờ email quan trọng trong Outlook để ưu tiên
Một số người cũng thích sử dụng tùy chọn Pin to top (Ghim lên đầu) để các email quan trọng cần được xử lý được xếp chồng lên đầu hộp thư đến của họ.
Không phải tất cả các email đều có giá trị như nhau. Thông tin liên lạc từ quản lý hoặc khách hàng quan trọng, các liên hệ chính, cấp dưới trực tiếp, hoặc bất kỳ cảnh báo email nào bạn đã đăng ký thường yêu cầu sự chú ý nhanh hơn hoặc ưu tiên cao hơn. Quy tắc này tự động gắn cờ các email đến này và giúp bạn ưu tiên phản hồi một cách hiệu quả.
Hãy lưu ý rằng việc gắn cờ quá nhiều có thể dẫn đến hiện tượng “mệt mỏi cảnh báo” (alarm fatigue). Nếu bạn bao gồm quá nhiều người hoặc sử dụng quy tắc này cho cả những người gửi bán quan trọng, sự khẩn cấp về mặt hình ảnh sẽ bị giảm đi. Hãy chọn lọc và xem xét lại danh sách của bạn hàng quý.
3. Tự Động Lưu Trữ Email Hoàn Thành Công Việc
Một khi bạn đã phản hồi hoặc hoàn thành một nhiệm vụ dựa trên email, việc lưu trữ chúng theo cách thủ công có thể rất tẻ nhạt. Thay vào đó, hãy tự động hóa quy trình!
Giả sử bạn đã trao đổi qua lại với nhà cung cấp về một hóa đơn. Sau khi nó được giải quyết, bạn trả lời bằng từ Approved (Đã chấp thuận). Một quy tắc có thể phát hiện các cụm từ kết thúc hoặc danh mục nhất định có thể tự động chuyển nó vào thư mục Completed (Đã hoàn thành) cho bạn.
Trong môi trường làm việc, nếu bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc hệ thống yêu cầu (ticketing systems), bạn có thể nhận được rất nhiều thông báo email về cập nhật nhiệm vụ, bình luận và hoàn thành. Các email xác nhận một nhiệm vụ đã xong hoặc một yêu cầu đã đóng thường chỉ làm tăng sự lộn xộn. Quy tắc này đảm bảo hộp thư đến của bạn chỉ chứa các mục đang chờ xử lý trong khi tự động lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc di chuyển các email “đã xong” vào một thư mục cụ thể. Có một vài cách để thực hiện điều này.
Thiết lập quy tắc tự động lưu trữ email đã hoàn thành công việc trong Microsoft Outlook
Có phương pháp dựa trên cụm từ. Đối với quy tắc, thêm các điều kiện như các cụm từ cụ thể trong nội dung thư như resolved (đã giải quyết), done (xong), completed (đã hoàn thành), hoặc no further action (không cần hành động thêm) và đặt hành động là di chuyển tin nhắn đến thư mục Completed (Đã hoàn thành). Hoặc, bạn có thể phân loại thủ công và đặt một quy tắc để di chuyển các tin nhắn thuộc một danh mục nhất định vào thư mục lưu trữ của bạn.
Một khi một nhiệm vụ email được hoàn thành, việc giữ nó trong hộp thư đến của bạn sẽ làm tăng sự lộn xộn về mặt hình ảnh. Việc tự động lưu trữ các email “đã xong” giúp duy trì sự rõ ràng trong khi vẫn giữ lại một bản ghi.
Quy tắc này có thể bị sai lệch nếu các cụm từ như completed xuất hiện trong một ngữ cảnh khác. Tốt nhất là sử dụng nó kết hợp với một loạt các bộ lọc để tránh các trường hợp nhầm lẫn. Bạn sẽ cần phải cảnh giác hơn một chút với quy tắc này.
4. Chuyển Email CC Sang Thư Mục Riêng Biệt
Trong môi trường làm việc, các thành viên trong nhóm thường CC bạn vào email để bạn nắm thông tin, hơn là yêu cầu hành động trực tiếp. Bạn cũng thường được sao chép vào các bản cập nhật hoặc thông báo toàn nhóm. Việc cập nhật thông tin rất hữu ích, nhưng nó có thể chôn vùi các mục công việc thực tế của bạn dưới một biển các thông tin phụ.
Để giữ các email này tách biệt với các email cần hành động, hãy tạo một quy tắc di chuyển các email CC vào một thư mục riêng. Bạn sẽ cần đặt điều kiện I’m on the cc line (Tôi có trong dòng cc) với địa chỉ email của bạn và chuyển hướng các email này đến một thư mục như CC Emails (Email CC).
Tạo quy tắc chuyển email CC sang thư mục riêng trong Microsoft Outlook
Quy tắc này hoạt động tốt nhất với các ngoại lệ. Bạn có thể chọn tùy chọn From (Từ) để thêm các liên hệ quan trọng mà bạn luôn muốn xem ngay lập tức các email CC của họ. Hoặc sử dụng điều kiện Subject or body includes (Tiêu đề hoặc nội dung bao gồm) để chỉ định các từ nhất định, như “urgent” (khẩn cấp) hoặc “action required” (yêu cầu hành động), cho biết một email CC có thể vẫn cần sự chú ý của bạn. Và, tất nhiên, nếu Importance (Mức độ quan trọng) được đánh dấu là High (Cao), bạn sẽ không muốn chuyển các email CC này vì chúng có thể là ưu tiên cao.
Nếu bạn chỉ được CC, email thường chỉ mang tính chất thông báo (FYI)—không yêu cầu hành động ngay lập tức. Việc giữ các email CC ra khỏi hộp thư đến chính giúp giảm tiếng ồn và duy trì sự tập trung vào các mục bạn chịu trách nhiệm trực tiếp.
Tuy nhiên, một số email được CC vẫn đòi hỏi hành động. Bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng nếu bạn cho rằng mọi email CC đều mang tính chất thụ động. Hơn nữa, một số người sử dụng CC không đúng cách khi họ thực sự mong đợi phản hồi. Do đó, tôi khuyên bạn nên xem lại thư mục CC của mình vài giờ một lần, không chỉ vào cuối ngày.
5. Chặn Email Rác (Spam) Và Thư Không Mong Muốn Hiệu Quả
Bạn đã đăng ký một hội thảo trực tuyến, và bây giờ bạn nhận được các email theo dõi hàng ngày và các ưu đãi không liên quan. Bạn đã cố gắng hủy đăng ký khỏi một danh sách gửi thư, nhưng các email vẫn tiếp tục đến.
Email rác và các đăng ký không mong muốn có thể gây khó chịu. Những email này không chỉ không liên quan—chúng còn làm lộn xộn suy nghĩ của bạn và làm mất tập trung khỏi các nhiệm vụ có ý nghĩa. Mặc dù Outlook có bộ lọc email rác tích hợp, việc chặn rõ ràng các email rác dai dẳng và email tiếp thị không mong muốn cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung.
Outlook cho phép bạn chặn người gửi và lọc các loại tin nhắn cụ thể. Điều này giúp hộp thư đến của bạn sạch hơn, tiết kiệm thời gian xóa các thư không mong muốn lặp đi lặp lại, và giúp giảm nguy cơ tương tác với các email lừa đảo (phishing emails) có thể độc hại.
Xác định các quy tắc để lọc các email chứa các từ khóa spam thông thường như win a prize (trúng giải thưởng) hoặc limited-time offer (ưu đãi có giới hạn) và đặt chúng để di chuyển các tin nhắn này vào thư mục Junk Email (Email rác). Ngoài ra, mỗi khi bạn nhận được một email không mong muốn, hãy nhấp chuột phải vào email, nhấp vào Rules (Quy tắc), và sau đó nhấp vào Create rule (Tạo quy tắc). Sau đó, bạn có thể thiết lập Outlook để di chuyển tin nhắn từ người gửi này vào thư mục Junk Email (Email rác)—hoặc thậm chí là thư mục Deleted Items (Mục đã xóa).
Cài đặt thư rác (Junk Email) trong Microsoft Outlook để chặn spam
Ngoài ra, bạn nên thiết lập và tùy chỉnh các tùy chọn Junk email (Email rác) trong Outlook:
- Trong Outlook, truy cập Settings (Cài đặt).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Mail (Thư) ở khung bên trái, và sau đó nhấp vào Junk email (Email rác).
- Chọn tùy chọn ưa thích của bạn về Incoming mail handling (Xử lý thư đến)—tùy chọn Standard (Tiêu chuẩn) di chuyển các thư được xác định là thư rác vào thư mục Junk Email, trong khi tùy chọn Strict (Nghiêm ngặt) chỉ gửi các thư từ người gửi và miền bạn đã đánh dấu an toàn vào hộp thư đến của bạn.
- Trong phần Senders (Người gửi), bạn cũng có thể Add blocked sender (Thêm người gửi bị chặn). Thao tác này thêm người gửi vào danh sách Blocked senders and domains (Người gửi và miền bị chặn) của bạn và các email trong tương lai từ họ sẽ đi thẳng vào thư mục Junk Email.
- Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các Security options (Tùy chọn bảo mật) cũng như thêm hoặc sửa đổi người gửi an toàn.
Rủi ro lớn nhất, đặc biệt là với các quy tắc xóa hoặc cài đặt Junk quá mạnh tay, là chặn hoặc xóa nhầm các email hợp lệ. Nếu bạn quá nhiệt tình, các tin nhắn hợp lệ có thể bị xóa mà không có thông báo. Luôn kiểm tra thư mục Junk của bạn mỗi tuần một lần để cứu bất kỳ trường hợp nhầm lẫn nào. Ngoài ra, những kẻ gửi thư rác thường xuyên thay đổi địa chỉ người gửi, miền và dòng tiêu đề, vì vậy các quy tắc chặn thủ công có thể yêu cầu cập nhật liên tục để duy trì hiệu quả.
6. Thiết Lập Quy Tắc Dọn Dẹp Hộp Thư Cuối Ngày
Cuối ngày làm việc, bạn đã đọc hoặc trả lời hầu hết các tin nhắn, nhưng một vài tin vẫn còn đó. Chúng không cần phải nằm lại. Trước khi đăng xuất, hãy đảm bảo hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách sử dụng các quy tắc dọn dẹp tự động.
Đây không phải là một quy tắc duy nhất, hoàn toàn tự động chạy liên tục, mà là sự kết hợp của các kỹ thuật hoặc các hành động được kích hoạt thủ công. Mục tiêu là đạt được trạng thái Inbox Zero cuối cùng trước khi kết thúc công việc.
Ví dụ, bạn có thể định nghĩa một quy tắc di chuyển các email đã đọc vào thư mục Archive (Lưu trữ). Sử dụng các điều kiện như Flag (Gắn cờ) từ menu thả xuống và chọn tùy chọn Mark as read (Đánh dấu đã đọc). Nhưng thay vì để các quy tắc này chạy tự động, bạn có thể chọn chạy các quy tắc này thủ công vào cuối ngày.
Thiết lập Bước nhanh (Quick Steps) trong Microsoft Outlook để tự động hóa quy trình dọn dẹp inbox
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Quick Steps (Bước nhanh) để tự động hóa một loạt các bước trong Outlook. Đây là một cách thực tế hơn để đạt được việc dọn dẹp cuối ngày này.
- Trong Outlook, truy cập Settings (Cài đặt).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Mail (Thư) ở khung bên trái, và sau đó nhấp vào Quick Steps (Bước nhanh).
- Nhấp vào Add quick step (Thêm bước nhanh).
- Trong trường số 1, đặt tên cho bước nhanh sao cho dễ nhận biết (ví dụ: “Dọn dẹp cuối ngày”).
- Trong trường số 2, thêm các hành động phổ biến mà bạn thường xuyên thực hiện vào cuối ngày (ví dụ: “Move to folder” – di chuyển đến thư mục, “Mark as read” – đánh dấu đã đọc).
- Chỉ định mô tả của bước nhanh, và tùy chọn, gán một phím tắt để thực hiện hành động nhanh hơn.
Cuối ngày, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tất cả các email bạn muốn lưu trữ và kích hoạt Bước nhanh liên quan. Một lần quét cuối cùng vào cuối ngày giúp bạn đặt lại và bắt đầu ngày làm việc tiếp theo với một hộp thư đến mới mẻ, không lộn xộn.
Các quy tắc này đòi hỏi một chút thử nghiệm và sai sót. Hãy thận trọng và điều chỉnh các bộ lọc cho đến khi chúng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Các quy tắc của Outlook cung cấp một khung công việc mạnh mẽ để kiểm soát hộp thư đến của bạn và đạt được trạng thái Inbox Zero. Nhưng hãy nhớ, đây là một hệ thống, không phải một viên đạn thần kỳ. Nó đòi hỏi thiết lập ban đầu, điều chỉnh định kỳ khi nhu cầu hoặc kiểu email của bạn thay đổi, và sự kỷ luật để kiểm tra các thư mục đã chỉ định và thực hiện các thao tác dọn dẹp cuối ngày. Phần thưởng—ít căng thẳng về email hơn, khả năng tập trung được cải thiện và thời gian phản hồi nhanh hơn—hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực bạn bỏ ra.
