Việc đặt ra các mục tiêu là nền tảng cốt lõi để duy trì năng suất và hiệu quả công việc. Tuy nhiên, đối với nhiều người, đặc biệt là khi cuộc sống cá nhân xuất hiện những yếu tố bất ngờ, các danh sách công việc hàng ngày (daily task lists) lại thường xuyên gây ra cảm giác quá tải và áp lực. Trải nghiệm cá nhân đã cho thấy, việc chuyển đổi trọng tâm từ mục tiêu hàng ngày sang thiết lập mục tiêu theo tháng đã mang lại sự linh hoạt, minh bạch và giảm đáng kể căng thẳng. Dưới đây là những lý do chính giải thích vì sao việc tập trung vào các mục tiêu hàng tháng lại trở thành một “bước ngoặt” thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc.
1. Linh Hoạt và Khả Năng Thích Ứng Vượt Trội
Một trong những lý do lớn nhất khiến các danh sách công việc hàng ngày không hiệu quả là sự thiếu linh hoạt cố hữu của chúng. Cuộc sống luôn tiềm ẩn những điều bất ngờ, và việc cố chấp tuân thủ một lịch trình cứng nhắc hàng ngày thường dẫn đến cảm giác thất vọng khi kế hoạch cần phải thay đổi, dù chỉ là những điều nhỏ nhặt nhất. Cảm giác bị “ép buộc” phải hoàn thành một loạt công việc cố định trong ngày, và nếu đột nhiên phát sinh thêm một nhiệm vụ khẩn cấp khác, việc tìm kiếm thời gian để thực hiện trở nên vô cùng khó khăn.
Việc chuyển sang mục tiêu hàng tháng đã tạo ra không gian đủ rộng để điều chỉnh kế hoạch ngay lập tức mà không gây ra cảm giác thất bại hay trì hoãn. Ví dụ, nếu một thành viên trong gia đình bị ốm và bạn cần dành cả ngày để chăm sóc, hoặc một cuộc họp bất ngờ làm gián đoạn lịch trình, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chuyển trọng tâm sang các nhiệm vụ khác hoặc tiếp tục công việc đang dang dở vào thời điểm phù hợp hơn trong tháng. Sự linh hoạt này giúp bạn không còn phải liên tục “chạy đua để bắt kịp” tiến độ. Thay vào đó, bạn có thể ưu tiên công việc một cách hiệu quả và duy trì động lực, vì biết rằng mình vẫn còn đủ thời gian để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
2. Nâng Cao Sự Tập Trung và Rõ Ràng
Một lĩnh vực khác mà mục tiêu theo tháng đã mang lại cải thiện đáng kể là khả năng tập trung. Mặc dù có vẻ như việc có một danh sách công việc hàng ngày sẽ giúp dễ dàng chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn, nhưng đối với cá nhân tôi, nó lại tạo ra cảm giác thiếu định hướng rõ ràng và thay vào đó là một khối lượng lớn các danh sách dài, luôn thay đổi. Mục tiêu hàng tháng khuyến khích tôi suy nghĩ lớn hơn và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Chẳng hạn, thay vì bận tâm đến việc hoàn thành mười nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày, tôi tập trung vào các mục tiêu rộng hơn như “viết năm bài blog trong tháng này” hoặc “hoàn thành một dự án cải tạo nhà”. Khung thời gian dài hơn này giúp tôi duy trì sự tập trung vào các mục tiêu lớn hơn, giúp dễ dàng bỏ qua những yếu tố gây xao nhãng và ưu tiên thời gian của mình một cách hiệu quả.
3. Giảm Áp Lực và Ngăn Ngừa Kiệt Sức
Danh sách công việc hàng ngày, ít nhất là đối với tôi, giống như một vòng quay bất tận. Tôi may mắn lắm mới có thể hoàn thành mọi thứ trong một ngày, và việc để lại các mục chưa hoàn thành nhanh chóng trở thành một nguồn cảm giác tội lỗi. Dồn nén áp lực này mỗi ngày, tôi nhanh chóng cảm thấy kiệt sức. Mục tiêu hàng tháng loại bỏ áp lực này bằng cách cung cấp một cái nhìn tổng thể rộng hơn—bạn không cần phải soi xét từng hành động nhỏ nhất của mình, mà thay vào đó, hãy nhìn vào bức tranh lớn.
Khi tôi tập trung vào những gì muốn hoàn thành trong một tháng, tôi không còn cảm thấy mình đang chạy đua với thời gian hàng ngày nữa. Mục tiêu hàng tháng cho phép tôi nghỉ ngơi khi cần mà không cảm thấy mình đang bị tụt hậu.
4. Khuyến Khích Lập Kế Hoạch Dài Hạn
Mục tiêu theo tháng tự nhiên thúc đẩy tư duy chiến lược nhiều hơn. Thay vì chỉ phản ứng với các yêu cầu tức thời, tôi có thể lập kế hoạch cho tương lai và điều chỉnh hành động của mình phù hợp với các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp lớn hơn.
Giao diện bảng quản lý dự án Notion hiển thị danh sách công việc tồn đọng và mục tiêu dài hạn
Ví dụ, nếu tôi muốn cải thiện kỹ năng viết lách của mình, một mục tiêu hàng tháng như “hoàn thành một khóa học viết và nộp ba bài báo” giúp tôi chia nhỏ mục tiêu đó thành các bước dễ quản lý. Tôi có thể thực hiện ba bài báo bất cứ khi nào có thời gian, và phân bổ khóa học viết trong suốt cả tháng, sắp xếp vào những lúc hợp lý. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng tôi luôn hướng tới sự phát triển ý nghĩa, thay vì chỉ đơn thuần là gạch bỏ các nhiệm vụ.
5. Đánh Giá và Phản Tư Ý Nghĩa
Vào cuối mỗi tháng, tôi dành thời gian để xem xét tiến độ của mình, và thói quen này thực sự đã mang tính biến đổi đối với tôi. Không giống như các danh sách công việc hàng ngày, mà như tôi đã đề cập trước đó, có thể giống như một chuỗi hoạt động mơ hồ, mục tiêu hàng tháng mang lại cho tôi một bức tranh rõ ràng hơn về những gì tôi đã đạt được và những gì tôi có thể cải thiện. Tôi thực sự ít trì hoãn hơn và tập trung hơn vào các mục tiêu của mình.
Nếu tôi đặt một mục tiêu nhưng không đạt được hoàn toàn, tôi có thể đánh giá điều gì đã cản trở và điều chỉnh kế hoạch cho tháng tới. Quá trình phản tư đó giúp nâng cao nhận thức về bản thân và giúp tôi tinh chỉnh chiến lược tổng thể để đạt được thành công lớn hơn.
Vì vậy, nếu các danh sách công việc hàng ngày đang khiến bạn cảm thấy quá tải, tại sao không thử áp dụng mục tiêu theo tháng? Bạn có thể sẽ nhận thấy rằng việc chuyển đổi từ guồng quay hàng ngày sang mục tiêu hàng tháng sẽ giúp bạn thay đổi cách tiếp cận năng suất và tạo ra một hệ thống linh hoạt hơn, giúp giảm căng thẳng và thúc đẩy kế hoạch dài hạn. Điều quan trọng nhất là bạn tìm được phương pháp phù hợp với bản thân mình.
