Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) được quảng bá như giải pháp tối ưu cho mọi vấn đề trong việc theo dõi và quản lý công việc. Nghe có vẻ hoàn hảo trên lý thuyết, nhưng trên thực tế, chúng thường không hoạt động hiệu quả như mong đợi. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những lý do tại sao các công cụ tưởng chừng như “thần thánh” này lại khó lòng đáp ứng nhu cầu thực tế của người dùng Việt Nam, đồng thời đưa ra những gợi ý thay thế tối ưu hơn.
1. Chúng Gây Cảm Giác Cồng Kềnh và Quá Tải Tính Năng
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn sẽ có quyền truy cập vào vô số tính năng: lịch, danh sách việc cần làm (to-do lists), công cụ ghi chú, và nhiều hơn thế nữa. Ban đầu, cảm giác như bạn đã tìm thấy “chén thánh” của quản lý dự án – cho đến khi bạn thực sự bắt đầu sử dụng (hoặc cố gắng sử dụng) chúng.
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có giao diện lộn xộn, đặc biệt nếu chúng là các công cụ mới chưa có đủ thời gian để cải thiện trải nghiệm người dùng. Bảng điều khiển (dashboards) thường cảm giác nặng nề, và việc điều hướng có thể trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.
Giao diện cài đặt cộng tác tài liệu của ứng dụng Spike, minh họa sự phức tạp và cồng kềnh của nhiều tính năng
Ngay cả một số ứng dụng all-in-one đơn giản hơn cũng có thể gây cảm giác cồng kềnh khi chúng tích hợp quá nhiều tính năng. Chúng đã đủ gây khó chịu khi sử dụng trên máy tính để bàn, nhưng các ứng dụng di động của chúng thường còn tệ hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn theo dõi công việc khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ thất vọng.
2. Chúng Dễ Gây Choáng Ngợp và Kiệt Sức
Một sai lầm lớn mà nhiều người mắc phải về năng suất là cố gắng làm cho mọi thứ trở nên quá phức tạp. Một số người (và các nhà phát triển) buồn thay nghĩ rằng càng nhiều tính năng thì một ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành “thần năng suất”, bạn thường cảm thấy quá tải và kiệt sức trong nhiều trường hợp.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây choáng ngợp, và đôi khi thật khó để biết bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, điều này dẫn đến việc ít công việc thực sự được hoàn thành hơn và nhiều công việc “bảo trì” vô nghĩa hơn.
Notion là một ví dụ điển hình. Mặc dù Notion là một công cụ tuyệt vời để ghi chú, nhưng đối với nhiều người, việc sử dụng nó để tổ chức toàn bộ cuộc sống có thể trở nên quá phức tạp. Người dùng thường cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu, dẫn đến việc mất nhiều thời gian tùy chỉnh hơn là thực hiện công việc. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng gây ra hiệu ứng tương tự.
Mở một ứng dụng và bị “tấn công” bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến bất kỳ năng suất thực sự nào, và kết quả là, nhiều người thà không sử dụng chúng. Nếu có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ bớt một số tính năng, câu chuyện có thể đã khác.
3. Độ Tin Cậy Thấp và Rủi Ro Lâu Dài
Là một người đã hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và viết về các ứng dụng khác nhau trong nhiều năm, tôi đã chứng kiến rất nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng đã thấy nhiều ứng dụng ra đời rồi biến mất, và tôi rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa vượt qua được thử thách của thời gian. Cơn sốt AI cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ điển hình; tôi đã thử vô số ứng dụng mà giờ đây không còn tồn tại nữa.
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới, theo quan điểm của tôi, không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của tôi nhưng lại có nguy cơ cao biến mất hoặc ngừng cập nhật một khi nguồn vốn đầu tư mạo hiểm cạn kiệt. Ngay cả khi tôi vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, tôi không muốn tự đặt mình vào một trong những nguồn malware phổ biến nhất nếu ứng dụng không được bảo trì đúng cách.
Trước khi sử dụng bất kỳ công cụ nào thường xuyên, đặc biệt là phần mềm năng suất, nó cần phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, tôi muốn nó đã có lợi nhuận vào thời điểm tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi tôi bắt đầu quen thuộc với tất cả các tính năng.
Bên cạnh việc không chắc chắn liệu chúng có tồn tại lâu dài hay không, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá không đáng tin cậy khi tôi sử dụng. Ví dụ, tôi gặp các sự cố ứng dụng (crash) thường xuyên hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, tôi đã có những trường hợp thông tin của mình không được đồng bộ hóa hoặc bị xóa. Một sự khó chịu khác mà tôi thường gặp là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần phải đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng tôi muốn làm.
4. Ám Ảnh Với Việc Xây Dựng “Hệ Thống Hoàn Hảo”
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến người dùng khó lòng không muốn thử sử dụng tất cả. Bên cạnh ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trở nên “xinh đẹp” hơn với các biểu đồ Gantt hay bảng Kanban bắt mắt. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, nhưng bạn thường sẽ làm ít việc hơn nếu giữ mọi thứ đơn giản.
Plugin Kanban trong Obsidian, minh họa cách tổ chức công việc trực quan bằng bảng Kanban, đôi khi gây ám ảnh tối ưu hóa hệ thống
Khi sử dụng các công cụ này, bạn thường cảm thấy mình cần phải có một “hệ thống hoàn hảo”. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ của mình và sử dụng sự phối hợp màu sắc lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc làm việc trên các nhiệm vụ đã liệt kê là lãng phí thời gian.
Bạn có thể tạo ra hệ thống hoàn hảo một vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần quá nhiều “chuông và còi” như vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào việc thực hiện công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương pháp thay thế khác thường bị đánh giá quá cao.
5. Có Thể Đạt Kết Quả Tương Tự Với Các Ứng Dụng Đơn Giản Hơn
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh việc chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) nhiều nhất có thể, nhưng bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí là sử dụng danh sách to-do bằng giấy)
- Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian của bạn
- Asana để lên kế hoạch các deadline dài hạn
- Google Keep, Notion (chuyên biệt cho ghi chú), hoặc Apple Notes để ghi chú
Trừ khi bạn đang thực hiện một công việc nào đó thực sự chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, đồng thời thấy nó dễ bảo trì hơn. Kết quả là, bạn sẽ năng suất hơn về lâu dài.
Lịch biểu trên ứng dụng lịch, hiển thị thời gian được chặn cho các công việc cần tập trung (deep work), minh họa việc quản lý thời gian hiệu quả bằng ứng dụng đơn giản
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng trung bình. Bạn không cần một công cụ làm mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà bạn có thể kiên trì sử dụng. Hãy cân nhắc lại cách bạn quản lý công việc và khám phá những giải pháp tinh gọn, chuyên biệt để thực sự tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình.
