Đôi khi, chỉ cần nghĩ đến khối lượng công việc khổng lồ trong danh sách phải làm cũng đủ khiến tôi cảm thấy choáng ngợp, dẫn đến tình trạng quá tải hoặc sa đà vào việc “chỉ xem thêm một tập nữa” trên Netflix. Đó là lý do tôi thường lên kế hoạch từng phút trong ngày. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI làm điều đó tốt hơn tôi rất nhiều.
1. Reclaim AI: Sắp Xếp Công Việc Theo Ưu Tiên và Khả Dụng
Thay vì mất thời gian tự tay sắp xếp tất cả công việc vào lịch của mình, tôi đã để Reclaim AI xử lý giúp. Reclaim là một công cụ lập lịch thông minh được hỗ trợ bởi AI, đồng bộ hóa với Google Calendar và tự động sắp xếp các tác vụ dựa trên độ ưu tiên cũng như thời gian rảnh của tôi.
Công cụ này đảm bảo không có tác vụ nào bị trùng lặp hoặc được lên lịch vào những khoảng thời gian tôi đã chặn thủ công, hoặc khi Reclaim đã dành thời gian cho các tác vụ khác. Nếu một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các tác vụ đã lên lịch trước đó, ưu tiên những nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc còn nhiều công việc chưa hoàn thành.
Giao diện Reclaim AI hiển thị Planner và danh sách các nhiệm vụ đã được lập lịch tự động
Ví dụ, tôi có những nhiệm vụ không thể thay đổi như các buổi học đã được chặn trong lịch. Khi tôi thêm các tác vụ vào Reclaim, nó sẽ tính đến điều này và tránh lên lịch bất kỳ tác vụ nào trong những khoảng thời gian đó, trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có khoảng trống giữa các buổi học.
2. Chia Nhỏ Tác Vụ Lớn Thành Các Phần Nhỏ Dễ Quản Lý
Một trong những tính năng tôi yêu thích nhất khi sử dụng Reclaim AI để lập lịch là khả năng chia nhỏ các tác vụ lớn thành những phần nhỏ hơn, có thể dàn trải trong vài ngày. Chẳng hạn, tôi sắp có kỳ thi cuối kỳ và ước tính mình cần dành khoảng 40 giờ để ôn luyện ngoài giờ học.
Thay vì tự tay chặn thời gian trong lịch cho đến tuần thi, tôi chỉ cần vào Reclaim, tạo một nhiệm vụ tên “Ôn thi cuối kỳ” và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi chọn tùy chọn Split Up (chia nhỏ) để Reclaim AI tự động phân bổ nó trong nhiều ngày.
Giao diện tạo nhiệm vụ mới trong Reclaim AI với tùy chọn chia nhỏ công việc "Finals Preparation"
Sau đó, tôi thêm thời lượng tối thiểu và tối đa cho mỗi phiên học. Cuối cùng, tôi đặt ngày hết hạn là ngày thi đầu tiên. Chỉ trong vài phút, Reclaim đã tự động lên lịch các buổi học của tôi trên lịch, hoàn toàn tự động mà không cần tôi can thiệp!
Nếu thời gian gấp rút và tôi có các nhiệm vụ kém quan trọng hơn đã bị chặn, Reclaim sẽ điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc ôn tập trước “ngày hết hạn” đã đặt.
3. Khả Năng Tự Động Lên Lịch Lại Tối Ưu
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới nơi tôi có thể hoàn thành mọi việc trong danh sách hàng ngày, nhưng cuộc sống luôn có những điều bất ngờ và điều đó không thực tế. Một tính năng giúp Reclaim AI nổi bật so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động lên lịch lại các tác vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng, hoặc khi có sự thay đổi trong lịch trình, ưu tiên.
Như đã đề cập trước đó, nếu một nhiệm vụ quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi ưu tiên của tôi, Reclaim sẽ tự động lên lịch lại nhiệm vụ bị lỡ. Điều này đảm bảo không có việc nào bị bỏ sót, giữ cho công việc của tôi đi đúng hướng mà không cần tôi phải nỗ lực thêm.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn xem bạn muốn các tác vụ bắt đầu tự động khi được lên lịch hay thủ công.
Cài đặt tự động hoặc thủ công bắt đầu và quản lý lịch trình hoàn thành trong Reclaim AI
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim AI sẽ giả định bạn đã bắt đầu tác vụ vào thời gian đã định. Với tùy chọn thứ hai, bạn cần nhấn Start (Bắt đầu) thủ công trước khi bắt đầu một tác vụ. Nếu bạn không làm vậy, Reclaim sẽ giả định bạn đã bỏ lỡ và lên lịch lại. Tôi đã bật tùy chọn thứ hai và nó thực sự hữu ích.
4. Tích Hợp Thời Gian Nghỉ Ngơi, Ngăn Ngừa Kiệt Sức
Điều mà tôi không tự hào cho lắm là thói quen lên lịch quá dày đặc và không để lại bất kỳ khoảng trống nào cho việc nghỉ ngơi. Tôi có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ với cùng một động lực, không nghỉ ngơi. Nhưng thú thật, tôi đã tự lừa dối bản thân.
Tôi đã chủ động cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và dần nhận ra rằng, mặc dù việc làm việc liên tục không nghỉ có thể giúp tôi hoàn thành công việc trong nửa đầu ngày, nhưng nó không bền vững về lâu dài. Đây là lúc Reclaim AI phát huy tác dụng. Nó tự động thêm thời gian nghỉ giữa các nhiệm vụ, ngăn chúng bị lên lịch liên tục.
Tùy chỉnh cài đặt thời gian nghỉ giữa các tác vụ (Buffer Time) trên Reclaim AI
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không nghỉ chút nào). Tôi đã đặt nó là 30 phút trước các tác vụ. Nó cũng thêm “Thời gian giải tỏa áp lực” (Decompression Time) sau các cuộc họp, mặc dù tôi không thường xuyên sử dụng tính năng này vì hiếm khi có các cuộc họp.
5. Theo Dõi Dữ Liệu Thời Gian Chi Tiết Để Cải Thiện Năng Suất
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim AI cung cấp một loạt các thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất, và 12 tuần gần nhất. Trong mục phân tích “Thời gian của tôi” (My Time breakdown), nó phân loại thời gian của bạn thành Di chuyển (Travel), Làm việc sâu (Deep work), và Làm việc nông (Shallow work).
Công cụ này cũng hiển thị lượng thời gian bạn dành cho Thói quen & Nhiệm vụ (Habits & Tasks) trong cùng khoảng thời gian. Ngoài ra, Reclaim theo dõi thời gian trung bình bạn dành cho các cuộc họp bên ngoài, họp một đối một và họp nhóm. Phần yêu thích của tôi là mục Cân bằng công việc-cuộc sống (Work-life balance), nơi hiển thị giờ cá nhân trung bình, giờ nghỉ phép và giờ làm việc ngoài giờ.
Thống kê phân tích thời gian dành cho Thói quen và Nhiệm vụ cùng mục cân bằng cuộc sống của Reclaim AI
Mỗi lần kiểm tra, tôi lại nhận ra mình thực sự cần điều chỉnh lại lịch ngủ! Những thống kê này cũng giúp tôi nhận diện các kiểu làm việc, ví dụ như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho công việc nông và cần chặn nhiều thời gian tập trung hơn cho công việc sâu.
Tôi tin rằng Reclaim AI là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc sống của tôi theo hướng tích cực, giúp tôi giảm số giờ phải sắp xếp lại lịch trình và đảm bảo thời gian của mình được dành cho những điều thực sự quan trọng. Hãy trải nghiệm Reclaim AI ngay hôm nay để tối ưu hóa lịch trình và đạt được sự cân bằng trong cuộc sống!
