Trong một thế giới công nghệ phát triển không ngừng, nơi mọi thông báo, tin nhắn, và nhiệm vụ dường như cùng lúc đòi hỏi sự chú ý của bạn, việc cắt giảm sự nhiễu loạn để tập trung vào điều thực sự quan trọng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Chìa khóa để vượt qua tình trạng quá tải này tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả: hãy tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định với nó và bắt tay vào hành động. Việc ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực thi – từng nhiệm vụ ưu tiên một – sẽ giúp bạn khai phóng năng suất tiềm ẩn và đạt được những bước tiến đáng kể trong công việc và cuộc sống.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên là gì?
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên là một phương pháp đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ: tạo một danh sách các nhiệm vụ được xếp hạng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ mục nào.
Đó chính là toàn bộ quy tắc. Không có thủ thuật phức tạp, không cần hệ thống mã màu rườm rà, cũng không cần các ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi thông báo nhắc nhở. Tôi gọi đây là Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, và hiệu quả của nó thật sự đáng kinh ngạc trong việc quản lý công việc và tăng hiệu suất.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt tay vào làm. Việc này không dựa trên tiêu chí nào nhanh nhất, dễ nhất, hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên những gì khẩn cấp nhất, có thời hạn rõ ràng nhất, hoặc được quản lý hay nhóm của bạn yêu cầu.
Đây là điểm mà hầu hết mọi người thường vấp ngã. Họ lập danh sách nhưng ngay lập tức muốn bỏ qua. Nhiệm vụ số 1 có vẻ nặng nề, vì vậy họ nhảy sang Nhiệm vụ số 6 để có một “chiến thắng nhanh”, theo đuổi cảm giác thỏa mãn dopamine tức thời trong khi tự thuyết phục bản thân rằng mình đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, họ không thực sự tạo ra tiến bộ đáng kể. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa được đụng đến. Công việc quan trọng cần hoàn thành trước buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa các slide của ngày hôm qua.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên chấm dứt tình trạng này, không có sự xáo trộn hay thương lượng. Bạn thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba—luôn theo đúng thứ tự.
Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, các ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn sẽ không còn lãng phí năng lượng để quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây Dựng Danh Sách và Trao Quyền Ưu Tiên
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ đang có trong đầu bạn—dù nhỏ, lớn, dở dang, hay chỉ là những ý tưởng. Ghi xuống tất cả mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy xem đây như việc chuẩn bị công cụ trước khi bắt tay vào xây dựng.
Danh sách các nhiệm vụ công việc chưa được sắp xếp một cách ngẫu nhiên
Khi danh sách đã hoàn tất, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì có vẻ thú vị hay những gì sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn “ưu tiên cao” cho mọi thứ, vì điều đó không thực sự giúp bạn ưu tiên được tầm quan trọng của các nhiệm vụ. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm xúc.
Tôi thích tự hỏi bản thân những câu này: Việc gì cần được thực hiện trước vì có người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ xuất hiện trong đầu bạn chính là những nhiệm vụ thuộc về vị trí đầu danh sách. Nếu tôi không chắc chắn liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho người quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày làm việc lãng phí.
Danh sách công việc đã được ưu tiên theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn
Khi danh sách đã được hoàn thiện, thách thức thực sự bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ danh sách đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng rồi những lời bào chữa bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1 lúc này, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy việc và chọn lọc những mục dễ hơn, rơi vào những lỗi quản lý thời gian phổ biến.
Đây là một cái bẫy tự gây ra. Mỗi sự chệch hướng đều đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên một cách thực sự hiệu quả.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức đó. Đừng liên tục quyết định lại cả ngày của mình mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là hãy bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Cam kết hoàn thành chúng theo đúng thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã được viết. Bộ não của bạn sẽ cố gắng thương lượng lại, đừng để bị chi phối.
Ưu Tiên Không Phải Đoán Mò, Mà Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân—bạn ngồi suy nghĩ một mình, đưa ra quyết định hành chính, và tự mình tiến về phía trước. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị sếp khiển trách vì dành hai ngày cho một việc có thể chờ thêm một tuần.
Bước này là thiết yếu: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đây là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó đại loại như: “Tôi có Nhiệm vụ A và B cần giải quyết hôm nay, anh/chị muốn tôi ưu tiên làm việc nào trước?”
Nếu người quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc trưởng nhóm—và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn đang mắc kẹt chờ đợi ý kiến, tốt hơn hết là tiến về phía trước một cách có suy nghĩ hơn là đứng yên. Hãy hỏi ai đó quen thuộc với dự án để có quan điểm của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, tại sao, và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có người quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động này. Thà dành 60 giây để hỏi ý kiến còn hơn là mất hàng giờ để sửa chữa một sai lầm do đoán mò mà không lên tiếng.
Không Để Tâm Trạng Chi Phối Quyết Định
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, thích giao tiếp hơn sau bữa trưa, và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng mấy chốc, thứ tự công việc của bạn dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc có thể biến mất. Bạn lãng phí năng lượng sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá xao nhãng hoặc có dấu hiệu kiệt sức. Thay vì tuân theo danh sách ưu tiên, họ lại tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược hoàn toàn điều đó. Thay vì uốn cong danh sách nhiệm vụ để phù hợp với tâm trạng của bạn, bạn làm điều ngược lại: quản lý tâm trạng của bạn để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể là lên lịch nhiệm vụ khó nhất vào thời gian tập trung cao độ, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một công việc đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại tầm nhìn, bước ra ngoài một chút – bất cứ điều gì giúp tôi sẵn sàng hành động. Dù tôi làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ giải lao nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những công việc dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, cũng giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa sự mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn giữ nguyên; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm khi nhận ra điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không tự nghi ngờ, chỉ là sự tiến bộ ổn định.
Động Lực Đến Từ Động Lượng, Không Phải Cảm Hứng
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động rất lớn. Nếu bạn phụ thuộc vào động lực làm yếu tố thúc đẩy chính, hiệu suất của bạn sẽ không đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên tự xây dựng dựa trên động lượng.
Động lượng không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao—dù khó khăn đến mấy—chiến thắng đó sẽ tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về sự tiến bộ. Thật dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra thay đổi lớn, bạn chưa tạo ra tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác tốt trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của tôi, động lượng đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra động lực tiến về phía trước có ý nghĩa. Sự tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, nhân lên kết quả và giành được niềm tin trong môi trường làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới động lượng bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn.
Khi Chệch Hướng, Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ lại bị cuốn theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn quy tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để bỏ qua hệ thống của bạn, hãy sử dụng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc xáo trộn danh sách, hãy dừng lại, hít thở, quay lại danh sách của bạn và cam kết lại thứ tự đã định.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và cũng không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch hoạt động hiệu quả và thực hành kiên trì tuân thủ nó.
Với Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy biến việc tạo danh sách, thiết lập thứ tự và làm việc từng mục một, không thỏa hiệp, thành một thói quen. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ mà sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn.
