Là một người đã quen thuộc và sử dụng Notion trong nhiều năm để sắp xếp ý tưởng và động não (brainstorming), tôi rất tò mò liệu Microsoft Loop có thể trở thành một sự thay thế xứng đáng hay không, đặc biệt khi tôi cũng thường xuyên làm việc trong hệ sinh thái của Microsoft. Tuy nhiên, sau một thời gian trải nghiệm, tôi nhận thấy Loop vẫn còn nhiều điểm cần cải thiện đáng kể để có thể sánh ngang, chứ chưa nói đến việc thay thế, Notion trong các phiên động não phức tạp và đa chiều.
6 Lý Do Microsoft Loop Chưa Thể Vượt Notion Trong Brainstorming
Microsoft Loop, mặc dù là một công cụ mới mẻ và tiềm năng, nhưng vẫn còn nhiều khoảng cách so với Notion khi xét đến khả năng hỗ trợ các hoạt động động não và quản lý ý tưởng một cách hiệu quả.
1. Thiếu Trang Lồng Ghép (Nested Pages): Hạn Chế Cấu Trúc Ý Tưởng Phức Tạp
Trong quá trình động não, việc cấu trúc các ý tưởng theo thứ bậc là cực kỳ quan trọng. Cách tiếp cận phân cấp này cho phép bạn dễ dàng nắm bắt các ý tưởng con bên trong những ý tưởng lớn, đơn giản hóa các chủ đề phức tạp trong khi vẫn giữ chúng được tổ chức và dễ điều hướng. Thiếu đi tính năng trang lồng ghép, Microsoft Loop gây khó khăn trong việc đạt được chiều sâu cần thiết cho các phiên động não phức tạp, nơi mà các ý tưởng cần được phân nhánh và mở rộng một cách linh hoạt.
Các trang lồng ghép của Notion mang lại khả năng tổ chức đa lớp, linh hoạt, rất lý tưởng cho các phiên động não sâu sắc và có cấu trúc. Mặc dù Loop cũng có các thành phần trên trang như bảng và danh sách (tương tự Notion), nhưng chúng tỏ ra quá cứng nhắc và ít khả năng tùy biến cho mục đích này. Với các trang con của Notion, bạn có thể dễ dàng phân tách và phát triển ý tưởng, từ đó thúc đẩy sự sáng tạo và mang lại sự rõ ràng trong tư duy.
2. Kho Mẫu (Templates) Của Loop Còn Quá Hạn Chế
Một phiên động não có thể diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn rất nhiều khi có một mẫu sẵn (template) đóng vai trò là kim chỉ nam cho quá trình tư duy. Điều này giúp loại bỏ cảm giác choáng ngợp trước một trang trắng, cho phép bạn đi thẳng vào việc phát triển ý tưởng mà không cần lo lắng về cấu trúc hay định dạng ban đầu.
Cả Notion và Loop đều cung cấp các mẫu cho nhiều tình huống khác nhau. Tuy nhiên, trong khi Notion tự hào với hơn 30.000 mẫu, thì Loop hiện chỉ có vài chục mẫu có sẵn. Lý do lớn nhất cho sự phong phú vượt trội của Notion là nhờ vào hệ thống marketplace mẫu mở của nó – nơi mà Loop vẫn chưa có. Bạn có thể tìm thấy các mẫu được tạo bởi đội ngũ Notion và cộng đồng người dùng, đảm bảo rằng bạn gần như luôn tìm thấy những gì mình cần cho các nhu cầu động não đa dạng, từ sơ đồ tư duy (mind maps) đến bảng tâm trạng (mood boards) hay công cụ theo dõi ý tưởng (idea trackers).
Trang mẫu Notion với nhiều lựa chọn đa dạng giúp người dùng nhanh chóng bắt đầu các dự án và ý tưởng sáng tạo
3. Khả Năng Nhúng Nội Dung (Embeds) Đa Dạng Của Notion
Notion cho phép bạn nhúng (embed) nhiều loại nội dung khác nhau vào các trang của mình, bao gồm bài đăng X (trước đây là Twitter), thiết kế Figma, tệp Google Drive, sơ đồ tư duy Lucid Chart và Ghim Pinterest. Các tính năng nhúng này tăng cường đáng kể quá trình động não bằng cách cho phép bạn thêm các công cụ hỗ trợ trực quan từ nhiều nguồn khác nhau. Microsoft Loop lại khá hạn chế ở khía cạnh này; các nội dung nhúng không được hỗ trợ như bài đăng X và Ghim Pinterest chỉ hiển thị dưới dạng các liên kết cơ bản, không tương tác được, làm giảm tính trực quan và khả năng kết nối thông tin.
Ví dụ nhúng Pinterest trực tiếp vào trang Notion, minh họa khả năng tích hợp nội dung đa phương tiện cho brainstorming
4. Tự Động Hóa (Automation) Trong Loop Còn Đơn Giản
Cả Microsoft Loop và Notion đều cung cấp các tính năng tự động hóa được tích hợp sẵn, giúp hợp lý hóa quy trình động não. Tự động hóa có thể hỗ trợ tổ chức ý tưởng, gửi thông báo và đồng bộ hóa với các ứng dụng bên ngoài, tất cả đều dựa trên các quy tắc để kích hoạt hành động khi các sự kiện cụ thể xảy ra.
Về mặt này, các tính năng tự động hóa dựa trên bảng của Loop vẫn còn ở mức cơ bản. Các yếu tố kích hoạt chỉ mang tính điều kiện và bạn chỉ có thể thêm một yếu tố kích hoạt cho mỗi quy tắc. Các hành động cũng bị giới hạn trong việc gửi thông báo qua Teams hoặc email.
Ngược lại, các tính năng tự động hóa dựa trên cơ sở dữ liệu (database) của Notion mạnh mẽ hơn rất nhiều. Chúng cho phép bạn thêm các quy tắc được kích hoạt khi các điều kiện nhất định được đáp ứng hoặc theo tần suất, và bạn có thể thêm nhiều yếu tố kích hoạt vào một quy tắc duy nhất. Các tự động hóa này có thể thực hiện các hành động như gửi thông báo đến Slack, Gmail hoặc Outlook, chỉnh sửa trang hoặc kích hoạt webhook cho các công cụ như Zapier.
Thiết lập tự động hóa gửi email Gmail từ Notion, thể hiện khả năng tùy biến và tích hợp mạnh mẽ của nền tảng
Khả năng kích hoạt webhook đặc biệt quan trọng vì Notion hỗ trợ tính năng này nguyên bản, cho phép bạn xây dựng các quy trình làm việc bên ngoài phức tạp. Với Loop, bạn sẽ phải tích hợp nó với Power Automate để đạt được điều tương tự. Đây không chỉ là một bước bổ sung mà còn phù hợp hơn với những người dùng thoải mái làm việc trong hệ sinh thái của Microsoft.
5. Chi Phí AI Brainstorming Trên Loop Còn Đắt Đỏ
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành một công cụ động não thiết yếu đối với nhiều người, vì nó có thể tăng tốc đáng kể quá trình này. Bạn có thể sử dụng AI để tạo hoặc phát triển ý tưởng ngay lập tức, thậm chí giúp bạn vượt qua tình trạng bế tắc ý tưởng hoặc cảm giác choáng ngợp trước một trang trống (tương tự như các mẫu template).
Bạn có thể sử dụng Microsoft Loop với Copilot, trợ lý AI của Microsoft, nhưng để truy cập tính năng này, bạn sẽ cần phải trả phí 20 USD mỗi tháng cho gói đăng ký Copilot Pro. Đây là một mức giá khá cao, ngay cả đối với một người yêu thích các sản phẩm của Microsoft như tôi. Bạn cũng cần một gói đăng ký riêng để sử dụng Notion AI, nhưng mức giá của nó phải chăng hơn nhiều, chỉ 10 USD mỗi tháng.
Giao diện gợi ý AI của Notion hỗ trợ người dùng tạo và phát triển ý tưởng, tối ưu quy trình brainstorming
6. Cộng Đồng Người Dùng Của Loop Còn Non Trẻ
Sự hỗ trợ từ cộng đồng của Microsoft Loop còn kém xa so với Notion, đơn giản vì Notion đã có nhiều thời gian hơn để xây dựng nền tảng người dùng của mình. Notion được ra mắt vào năm 2016, trong khi Loop chỉ chính thức ra mắt vào năm 2023, điều này mang lại cho Notion một lợi thế hơn bảy năm. Đó là hàng năm trời của các mẫu, mẹo và hướng dẫn được chia sẻ rộng rãi trên YouTube, các nền tảng mạng xã hội và các diễn đàn chuyên dụng.
Điều này khiến Notion trở thành nền tảng lý tưởng để tìm kiếm các tài nguyên liên quan đến động não và quản lý thông tin. Cộng đồng của Loop vẫn còn non trẻ, với nội dung do người dùng tạo còn hạn chế và ít tài nguyên có sẵn. Với Loop, bạn chủ yếu sẽ phải dựa vào tài liệu chính thức của Microsoft và các kênh hỗ trợ để tìm kiếm hướng dẫn trong khi cộng đồng của nó tiếp tục phát triển.
Kết Luận
Ở thời điểm hiện tại, Microsoft Loop còn thiếu sự linh hoạt và hỗ trợ cộng đồng mà Notion đang có. Điều này là hoàn toàn dễ hiểu vì Loop là một công cụ tương đối mới và có mục đích chính khác so với Notion – tập trung nhiều hơn vào các thành phần tương tác trong môi trường làm việc nhóm của Microsoft 365.
Tuy nhiên, ngay cả khi xét đến khả năng động não và tổ chức ý tưởng, những tính năng bổ sung mà Notion cung cấp tạo nên sự khác biệt lớn. Từ cấu trúc trang lồng ghép linh hoạt, kho mẫu khổng lồ, khả năng nhúng đa dạng, tự động hóa mạnh mẽ, cho đến chi phí AI phải chăng và cộng đồng hỗ trợ rộng lớn, Notion vẫn giữ vững vị thế là lựa chọn tối ưu hơn cho những ai tìm kiếm một công cụ mạnh mẽ và toàn diện để thúc đẩy sự sáng tạo và quản lý ý tưởng hiệu quả. Nếu bạn đang cân nhắc giữa Notion và Microsoft Loop cho nhu cầu động não, Notion hiện vẫn là một lựa chọn đáng tin cậy và vượt trội hơn.
