Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới. Tuy nhiên, giống như thư mục khởi động trên máy tính, chúng ta không muốn bị quá tải bởi quá nhiều thứ cùng lúc xuất hiện trong tâm trí. Việc lập kế hoạch từ đêm hôm trước sẽ mang lại lợi thế khởi đầu và giúp bạn bắt tay vào công việc ngay lập tức, không lãng phí thời gian và năng lượng quý báu. Đây chính là “thủ thuật” đơn giản nhưng hiệu quả để làm chủ ngày mới.
Tại Sao Lập Kế Hoạch Buổi Tối Lại Tăng Động Lực Làm Việc Hiệu Quả?
Cảm giác mơ màng sau khi thức dậy cho thấy não bộ chưa sẵn sàng để đưa ra những quyết định quan trọng. Lập kế hoạch từ đêm hôm trước đã khai thác một thủ thuật tinh thần mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức sẽ xử lý các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn trong các nhiệm vụ nhận thức nhất định. Điều này giống như một vận động viên đã vào vị trí sẵn sàng trước khi tiếng súng hiệu lệnh vang lên.
Thay vì loay hoay với danh sách việc cần làm trong lúc uống cà phê, bạn sẽ biết chính xác mình cần bắt đầu từ đâu. Bạn không cho phép não bộ có cơ hội tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; mọi thứ đã được định đoạt. Sự rõ ràng giúp giảm ma sát và thúc đẩy sự tập trung ngay từ ban đầu.
Bạn không nhất thiết phải nhìn vào điện thoại di động hay bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp việc này dễ dàng hơn. Tôi đã từng thử nghiệm sử dụng ChatGPT để thiết lập một thói quen buổi sáng. Gần đây, tôi đã chuyển bài tập này sang buổi tối hôm trước.
ChatGPT hỗ trợ lên lịch trình và kế hoạch công việc hiệu quả
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm từ 15 đến 30 phút suy nghĩ lung tung vào buổi sáng và chuyển hóa năng lượng đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không cần phải tuân theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn cũng có thể hoạt động hiệu quả – hãy thử nghiệm nó vào đêm hôm trước và xem liệu nó có giúp ích gì không. Bạn cũng có thể sử dụng những lợi ích tuyệt vời của giấy cho danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Buổi Sáng: Cạm Bẫy Trì Hoãn Và Xao Nhãng Thường Gặp
Việc lập kế hoạch vào buổi sáng thường là vỏ bọc cho sự trì hoãn dưới danh nghĩa năng suất. Sức mạnh ý chí thường thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với một hộp thư đến tràn ngập, tiếng Slack liên tục kêu bíp, hoặc một danh sách nhiệm vụ lớn, không rõ ràng sẽ tạo ra cảm giác choáng ngợp. Não bộ của chúng ta không còn biết ranh giới giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số nữa, vì vậy chúng ta dễ dàng trì hoãn.
Bạn có thể nói, “Tôi sẽ chỉ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút biến mất vào việc phản ứng theo lịch trình của người khác thay vì của riêng mình. Hoặc bạn bị kẹt nhìn chằm chằm vào một danh sách nhiệm vụ đáng sợ và đầu hàng những công việc dễ dàng hơn như sắp xếp màn hình máy tính.
Lập kế hoạch buổi sáng thường biến thành công việc phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp cướp đi sự tập trung trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số mà tôi sử dụng đã làm tình hình tệ hơn theo nhiều cách khác nhau:
- Tấn công thông báo: Email và các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp làm tôi ngập lụt trong các chuỗi tin nhắn chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lập kế hoạch trong ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách nhiệm vụ khổng lồ, chưa được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra tình trạng tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi thêm nhiệm vụ hoặc các tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch vào buổi tối hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại điều này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn và xao nhãng kỹ thuật số chiếm lĩnh.
Hướng Dẫn Chi Tiết Lập Kế Hoạch Ngày Mới Từ Tối Hôm Trước Bằng Công Cụ Kỹ Thuật Số
Bắt đầu rất đơn giản. Hãy sử dụng cấu trúc tổng thể để xây dựng nghi thức buổi tối nhất quán, chỉ từ 5 đến 10 phút của riêng bạn. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen.
1. Đổ Rác Tư Duy (Brain Dump) & Ghi Lại Nhanh Chóng
Giải tỏa tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ hoặc nhiệm vụ ngẫu nhiên.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep, hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu bạn muốn, ghi lại suy nghĩ của mình dưới dạng nhật ký giọng nói là một thử nghiệm tiết kiệm thời gian đáng để thử.
2. Rà Soát & Ưu Tiên Hóa Nhiệm Vụ (MIT)
Mở công cụ quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do hoặc TickTick.
Rà soát các ghi chú mới, danh sách nhiệm vụ của bạn và lịch trình ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất (MIT – Most Important Task) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi đó là Điểm Nhấn Hàng Ngày Của Tôi, và tôi phân loại nó là một thứ Khẩn cấp, Thỏa mãn, hoặc Vui vẻ.
Thiết lập Nhiệm vụ Quan trọng Nhất (MIT) trong Google Sheets để ưu tiên công việc hàng ngày
Giới hạn các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn chỉ trong 3 đến 5 mục quan trọng để giảm bớt sự choáng ngợp. Sử dụng danh sách “Làm Sau” (Someday) hoặc hoãn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
3. Lên Lịch Bằng Kỹ Thuật Time Blocking (Chặn Thời Gian)
Sử dụng các ứng dụng phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ ngơi, tập luyện và bữa trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn.
Tô màu các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu Time Blocking không hiệu quả với bạn, thì hãy thử Task Batching (Phân Loại Nhiệm Vụ). Tôi thường xuyên chuyển đổi giữa hai phương pháp này vì các ngày và nhiệm vụ không phải lúc nào cũng giống nhau.
4. Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mai
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết trong lịch hoặc ghi chú nhiệm vụ của bạn. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu Từ Đây.”
Khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng của mình, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (Focus Modes trên iOS/macOS) hoặc Digital Wellbeing/Không Làm Phiền (Do Not Disturb trên Android) để tắt tiếng các thông báo gây xao nhãng trong các khoảng thời gian làm việc.
Kích hoạt Chế độ Tập trung (Focus Mode) trên Android để giảm thiểu xao nhãng trong quá trình làm việc
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây, nhưng những mẹo này áp dụng cho mọi thứ. Chẳng hạn, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ đạc của mình từ đêm hôm trước.
5. Kiểm Tra Lần Cuối & Cam Kết Thực Hiện
Quét qua lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết tinh thần với ứng dụng năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có — chiếc đồng hồ.
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ là việc viết một danh sách việc cần làm, mà đó là một thói quen chiến lược. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp não bộ của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày hôm sau. Hơn nữa, hãy nhớ rằng nếu có những điều bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể lên kế hoạch vi mô và thay đổi mọi thứ. Bạn sẽ đổi lấy sự choáng ngợp bằng sự rõ ràng và căng thẳng buổi sáng bằng động lực làm việc.
