Trí tuệ nhân tạo (AI) đang cách mạng hóa nhiều khía cạnh của công việc hàng ngày, trong đó có việc soạn thảo email. Với khả năng tạo ra các bản nháp nhanh chóng chỉ trong vài giây, AI mang lại sự tiện lợi đáng kể. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên ứng dụng AI cho mọi email. Một số email đòi hỏi sự tự động hóa để tiết kiệm thời gian, trong khi những email khác lại cần đến sự tinh tế và chạm của con người. Việc hiểu rõ khi nào nên để AI “cầm trịch” và khi nào nên tự mình gõ phím sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong hiệu quả giao tiếp của bạn.
Việc tích hợp AI vào quy trình làm việc đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả và trên hết là sự tôn trọng đối với người nhận. Hãy cùng thuthuatmienphi.net khám phá những tình huống cụ thể mà AI có thể trở thành trợ thủ đắc lực, cũng như những trường hợp bạn nên tránh xa công cụ này để duy trì chất lượng giao tiếp và mối quan hệ.
1. AI Rất Hữu Ích Cho Các Email Đơn Giản, Mang Tính Logistical
Đối với những email có tính chất đơn giản, mang nặng yếu tố logistical như xác nhận lịch hẹn, gửi thông báo ngắn gọn, hoặc các thư từ nhanh chóng, việc sử dụng AI để soạn thảo phản hồi là hoàn toàn phù hợp. Nếu nội dung bạn cần truyền tải không yêu cầu sự sáng tạo đột phá hay tư duy phản biện sâu sắc, thì việc áp dụng AI gần như không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng đầu ra.
Ví dụ, bạn có thể đưa ra một yêu cầu đơn giản như: “Viết một email phản hồi ngắn gọn, chuyên nghiệp cho thư điện tử dưới đây và đề xuất cuộc họp lúc 11 giờ sáng” khi bạn cần nhanh chóng sắp xếp một cuộc họp. AI sẽ giúp bạn tạo ra một bản nháp nhanh chóng, chính xác và đúng trọng tâm, tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc tự tay soạn thảo từ đầu.
2. Khi Hộp Thư Đến Quá Tải, AI Là Cứu Tinh Giúp Quản Lý Hiệu Quả
Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi và yêu cầu từ đồng nghiệp hoặc khách hàng, đòi hỏi bạn phải phản hồi nhanh chóng và hiệu quả. Mặc dù chúng tôi thường khuyến nghị tránh AI cho những nội dung đòi hỏi tính độc đáo và sự sáng tạo, việc sử dụng AI như một công cụ bổ trợ trong quá trình soạn thảo phản hồi có thể giảm bớt gánh nặng viết lách đáng kể.
Bạn có thể soạn thảo ý chính của phản hồi dưới dạng các gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm này thành một email hoàn chỉnh, mạch lạc và chuyên nghiệp.
Ví dụ ChatGPT chuyển gạch đầu dòng thành email hoàn chỉnh
Ngoài ra, AI còn có khả năng hỗ trợ bạn trong việc đọc và xử lý một lượng lớn email. Trong Microsoft Outlook, tính năng Copilot cung cấp nhiều công cụ giúp bạn nhanh chóng xem xét và hiểu nội dung email. Nhiều công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng được thiết kế để hỗ trợ bạn quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả hơn, từ việc kiểm tra ngữ pháp đến lọc email quan trọng.
3. Tận Dụng AI Để Tinh Chỉnh Và Nâng Cao Chất Lượng Văn Phong Email
Không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo, các công cụ AI như ChatGPT còn có thể là người bạn đồng hành đắc lực khi bạn gặp khó khăn trong việc diễn đạt ý tưởng trong email. Bạn có thể dán một bản nháp email của mình vào công cụ AI và yêu cầu nó xem xét, chỉnh sửa lại, hoặc gợi ý thêm các ý tưởng mới. AI cũng có thể giúp bạn viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn hoặc phù hợp với ngữ cảnh cụ thể.
Việc sử dụng các công cụ AI theo cách này không phải là để thay thế những ý tưởng ban đầu của bạn mà là để bổ trợ và giúp bạn tinh chỉnh chúng. AI đóng vai trò như một người biên tập hoặc người gợi ý, giúp bạn mài dũa thông điệp, làm cho nó trở nên rõ ràng, súc tích và hiệu quả hơn mà vẫn giữ được dấu ấn cá nhân và ý nghĩa cốt lõi.
4. TUYỆT ĐỐI KHÔNG DÙNG AI Khi Cần Sáng Tạo và Tư Duy Phản Biện Sâu Sắc
Như đã đề cập về tầm quan trọng của tính độc đáo, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất khi nội dung email của bạn đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện sâu sắc từ chính bạn. Việc dán một email bạn nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích cho các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần cung cấp một đóng góp có ý nghĩa, việc ủy thác hoàn toàn cho AI thường là một quyết định thiếu khôn ngoan.
Người quản lý, đồng nghiệp, hoặc bạn bè của bạn có lẽ muốn biết ý kiến của chính bạn, chứ không phải những gì ChatGPT nghĩ. AI vẫn có thể là một công cụ bổ trợ hữu ích, nhưng nó không thể thay thế khả năng sáng tạo và những góc nhìn độc đáo của con người. Những email đòi hỏi sự phân tích, giải pháp cho vấn đề phức tạp, hoặc thể hiện cảm xúc cá nhân cần được viết bằng chính tư duy và trái tim của bạn.
5. Tránh Dùng AI Nếu Không Có Thời Gian Chỉnh Sửa Đầu Ra
Các mô hình ngôn ngữ AI thường có xu hướng tạo ra văn bản dài dòng, lặp lại và thiếu sự tự nhiên. Trừ khi bạn là một chuyên gia về prompt engineering (kỹ thuật ra lệnh cho AI) hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong yêu cầu để có được đầu ra tốt hơn, bạn nên chỉnh sửa đầu ra của ChatGPT trong hầu hết mọi trường hợp. Blaise Pascal từng nói câu nổi tiếng: “Nếu tôi có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn,” và điều này cũng đúng với văn bản được viết bởi AI.
Bạn có thể nhận thấy, ngoài việc đề xuất chỉnh sửa, tất cả các ví dụ về yêu cầu (prompt) mà chúng tôi tạo ra đều bao gồm từ “ngắn gọn” ở đâu đó. Điều này cho thấy sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt có thể tạo ra, khi cùng một yêu cầu được đưa ra ở phiên bản thông thường và phiên bản “ngắn gọn.”
Ngay cả khi đó, phiên bản ngắn gọn vẫn khá chung chung, dù chỉ là một email cơ bản điền vào chỗ trống. Nó vẫn cần được chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn.
Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng các công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh sử dụng AI hoàn toàn. Mặc dù vậy, có nhiều lý do khiến bạn có thể bị gắn cờ sai là sử dụng AI, ngay cả khi bạn không dùng nó. Vì vậy, việc kiểm tra và chỉnh sửa kỹ lưỡng là bước không thể bỏ qua.
6. Sử Dụng AI Sai Cách Có Thể Gây Thiếu Tôn Trọng Người Nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, những gì bạn chỉ mất vài giây để ra lệnh có thể khiến người nhận mất nhiều phút để đọc. Cá nhân tôi từng nhận được email từ đồng nghiệp tại các nơi làm việc khác mà rõ ràng họ đã sử dụng AI tạo sinh để viết. Tôi đã vô cùng khó chịu với những đoạn văn dài dòng, lan man mà tôi nhận được, biết rằng tôi có lẽ đã mất nhiều thời gian đọc email hơn là họ mất thời gian để viết.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tạo ra sản lượng lớn hơn, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết. Một email dài dòng, đầy những câu từ rườm rà do AI tạo ra mà không được kiểm soát kỹ lưỡng có thể gây ấn tượng xấu, khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng và mất đi thiện cảm.
Đây là một quy tắc vàng khi xem xét việc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: liệu tôi có đang làm mất thời gian của người khác bằng cách sử dụng AI không?
AI có lẽ không làm mất thời gian của người nhận chút nào khi viết các email đơn giản, triển khai các dàn ý, hoặc sử dụng nó như một công cụ hỗ trợ viết. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI vì bạn không muốn bận tâm đến việc viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.
Lời khuyên cuối cùng: Hãy coi AI là một trợ lý thông minh, giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả, chứ không phải là một công cụ thay thế hoàn toàn tư duy, sự sáng tạo và sự chu đáo của con người. Việc cân bằng giữa tiện ích của AI và sự tôn trọng đối với người nhận là chìa khóa để duy trì các mối quan hệ giao tiếp chuyên nghiệp và hiệu quả.
Bạn có kinh nghiệm nào trong việc sử dụng AI để viết email? Hãy chia sẻ những mẹo và bài học của bạn trong phần bình luận bên dưới, hoặc khám phá thêm các bài viết chuyên sâu khác về tối ưu hóa quy trình làm việc trên thuthuatmienphi.net!
