Nếu bạn chỉ đang sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên hoặc tiêu đề email, bạn đang bỏ lỡ một kho tàng tiềm năng. Thanh tìm kiếm này được tích hợp nhiều tính năng vượt trội hơn bạn nghĩ, giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm email một cách hiệu quả nhất.
Tại Sao Thanh Tìm Kiếm Gmail Xứng Đáng Được Quan Tâm Hơn?
Phần lớn người dùng Gmail thường chỉ dừng lại ở những thao tác tìm kiếm cơ bản: gõ tên người gửi, chủ đề, hoặc một từ khóa chung chung, sau đó lướt qua kết quả và hy vọng tìm thấy email mình cần. Phương pháp dò dẫm này tuy có hiệu quả, nhưng lại tốn thời gian và thường gây ra sự khó chịu. Điều mà nhiều người không nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail phức tạp và thông minh hơn vẻ ngoài của nó rất nhiều.
Giao diện tìm kiếm cơ bản của Gmail hiển thị kết quả cho cụm từ 'thiết kế nội thất', minh họa sự hạn chế khi không dùng toán tử nâng cao.
Hãy xem thanh tìm kiếm Gmail như một Google thu nhỏ dành riêng cho hộp thư của bạn. Tương tự như cách bạn có thể tìm kiếm thông tin trên web với các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn khoanh vùng chính xác những gì mình đang tìm. Nó có khả năng hiểu ngữ cảnh, lọc theo thời gian, loại tệp, người gửi và nhiều hơn nữa. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng ngàn tin nhắn tích lũy qua nhiều năm.
Ví dụ, giả sử bạn đang cố gắng tìm một hợp đồng mà sếp của bạn đã gửi vào tháng Sáu. Thay vì phải cuộn qua vô số email cũ, bạn có thể gõ:
from:[email protected] after:2025/06/01 before:2025/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến của bạn để hiển thị duy nhất các email từ sếp của bạn trong tháng Sáu có đính kèm tệp PDF. Cách này nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.
Các Thủ Thuật Tìm Kiếm Hàng Ngày Giúp Bạn Tiết Kiệm Thời Gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng tá lệnh để có được kết quả mong muốn. Ngay cả việc áp dụng một vài toán tử tìm kiếm cơ bản cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong công việc hàng ngày của bạn.
Hãy thử has:attachment để tìm tất cả email có tệp đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp cụ thể. Nếu bạn muốn bao gồm người gửi, ví dụ from:[email protected], bạn sẽ ngay lập tức tìm thấy mọi tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Thanh tìm kiếm Gmail hiển thị cú pháp 'from:[email protected] filename:pdf' để lọc email từ người gửi cụ thể có đính kèm tệp PDF.
Các tìm kiếm dựa trên ngày tháng cũng mạnh mẽ không kém. Sử dụng after: và before: với định dạng ngày tháng YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2025/01/01 before:2025/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng Một. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm theo các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn tổ chức hộp thư đến của mình bằng các nhãn (labels), hãy sử dụng chúng trong tìm kiếm với toán tử label:. Ví dụ, label:work contract sẽ hiển thị tất cả tin nhắn được gắn nhãn “work” có chứa từ “contract”.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ “meeting agenda” sẽ đảm bảo bạn chỉ thấy các email chứa chính xác những từ đó theo đúng thứ tự. Bạn sẽ không còn phải sàng lọc qua các đề cập không liên quan đến “meeting” hoặc “agenda” nữa.
Kết Hợp Các Toán Tử Để Đạt Độ Chính Xác Cao Nhất
Một toán tử tìm kiếm đơn lẻ đã đủ để có được kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm giúp bạn khoanh vùng chính xác hơn nữa những gì bạn đang tìm kiếm với độ chính xác tuyệt đối.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các bảng tính từ một đồng nghiệp tên Amos được gửi trong nửa đầu tháng Tư. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn này sẽ chỉ trả về các email từ Amos trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng toán tử OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ những người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Chẳng hạn, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ email đó.
Bạn muốn tìm các tin nhắn chưa đọc với chủ đề cụ thể từ người quản lý của mình? Hãy thử:
subject:update from:[email protected] is:unreadCàng thử nghiệm nhiều, bạn sẽ càng hiểu rõ cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác với nhau. Và bởi vì Gmail cung cấp kết quả tức thì, bạn có thể tinh chỉnh các truy vấn của mình ngay lập tức mà không cần chờ đợi.
Cách Tạo Bộ Lọc Tự Động Từ Truy Vấn Tìm Kiếm
Sau khi khám phá một truy vấn tìm kiếm mang lại chính xác kết quả bạn cần, bạn có thể muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho bạn. Đây chính là lúc các bộ lọc phát huy tác dụng. Lọc là một thủ thuật tìm kiếm Gmail tiện lợi cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với các tiêu chí cụ thể.
Giao diện tạo bộ lọc email trong Gmail, cho phép thiết lập các tiêu chí tìm kiếm và hành động tự động cho email đến.
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở cuối thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền vào các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm mà bạn đã thử nghiệm trước đó.
Khi các tiêu chí của bạn đã được thiết lập, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối bảng thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị danh sách các hành động bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tự động gắn nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, gắn sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách đi tới Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một tiện ích thông thường; nó là một công cụ mạnh mẽ, có khả năng tìm kiếm và tùy chỉnh cao. Mặc dù vẻ ngoài có vẻ khiêm tốn, nhưng sức mạnh tiềm ẩn của nó lại vượt xa những gì hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn nắm vững các cú pháp này, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể quản lý công việc mà không có chúng. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
