Microsoft Office là bộ công cụ văn phòng toàn diện với vô số tính năng mạnh mẽ. Tuy nhiên, phần lớn người dùng chỉ khai thác được một phần nhỏ tiềm năng của nó. Ngay cả sau nhiều năm sử dụng, vẫn có những “viên ngọc ẩn” có thể giúp cải thiện đáng kể năng suất và quy trình làm việc. Bài viết này sẽ đi sâu vào 6 tính năng ít được biết đến nhưng cực kỳ hữu ích trong các ứng dụng Office quen thuộc.
1. Chuyển Giọng Nói thành Văn Bản (Dictation) và Phiên Mã (Transcribe)
Bạn muốn ghi lại ý tưởng nhanh chóng hơn? Tính năng Dictate trong Microsoft Word cho phép bạn chuyển đổi giọng nói thành văn bản. Để bắt đầu, hãy vào tab Home, nhấp vào Dictate, và cấp quyền truy cập micro cần thiết.
Giờ đây, bạn có thể nói và để Microsoft Word tự động gõ lại. Độ chính xác của tính năng này phụ thuộc nhiều vào giọng điệu và tốc độ nói của bạn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh cài đặt Dictate để bật tự động ngắt câu và lọc các cụm từ nhạy cảm.
Nếu bạn cần nhiều hơn là chỉ ghi chép theo thời gian thực, tính năng Transcribe trong Word và OneNote sẽ giúp bạn tập trung lắng nghe thay vì ghi chú. Nó chuyển đổi giọng nói thành bản ghi văn bản hoàn chỉnh với tên người nói, dấu thời gian, cùng khả năng chỉnh sửa hoặc chèn các phần vào tài liệu của bạn. Bạn có thể ghi âm trực tiếp hoặc tải lên các tệp âm thanh đã ghi sẵn để phiên mã.
2. Chức Năng Tìm Kiếm Microsoft Search Mạnh Mẽ
Chức năng tìm kiếm trong các ứng dụng Microsoft Office như Word và Excel không chỉ là công cụ hỗ trợ hay tìm kiếm thông tin. Nó còn hoạt động như một tính năng “văn bản thành lệnh”, cho phép bạn nhanh chóng thực hiện các hành động cụ thể mà không cần phải cuộn qua Ribbon. Ví dụ, để chèn một bảng, bạn chỉ cần nhấp vào thanh tìm kiếm, gõ chèn một bảng, và cuối cùng, nhấp vào Thêm Bảng.
Chức năng tìm kiếm Microsoft Search trong ứng dụng Word trên Windows 11, hiển thị gợi ý lệnh "insert a table".
Tương tự, bạn có thể thêm hoặc xóa cột, biểu đồ, hình mờ và nhiều yếu tố khác vào tài liệu của mình mà không cần điều hướng thủ công qua Ribbon. Trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm công thức, sắp xếp dữ liệu hoặc áp dụng các tùy chọn định dạng.
3. Hộp Thư Đến Ưu Tiên (Focused Inbox) trong Outlook
Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) trong Outlook là một tính năng năng suất giúp bạn duy trì sự ngăn nắp bằng cách tự động phân loại email của bạn. Khi được bật, nó sẽ gửi các tin nhắn quan trọng đến tab Focused (Ưu tiên) trong khi chuyển các thư ít quan trọng hơn – như bản tin và khuyến mãi – đến tab Other (Khác), giúp giảm thiểu sự xao nhãng.
Bạn có thể kích hoạt Focused Inbox trong cài đặt Outlook. Mở Outlook, chọn Inbox của bạn và mở tab View. Sau đó nhấp vào View settings ở góc trên cùng bên trái.
Trong tab Layout, chọn Sort messages into Focused and Other để bật Focused Inbox.
Cài đặt hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) đã được kích hoạt trong ứng dụng Outlook trên Windows, hiển thị tùy chọn phân loại thư.
Focused Inbox sử dụng bộ lọc để ưu tiên email dựa trên các tương tác trước đây của bạn với danh bạ và người gửi quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tự di chuyển email sang tab Focused. Chọn và nhấp chuột phải vào email bạn muốn di chuyển, chọn Move, sau đó chọn Focused hoặc Other, tùy thuộc vào nơi bạn muốn gửi email đó.
4. Bước Nhanh (Quick Steps) trong Outlook
Quick Steps trong Outlook giúp bạn quản lý email nhanh hơn bằng cách áp dụng nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể tạo một Quick Step để chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến trưởng nhóm của bạn và đồng thời di chuyển chúng vào một thư mục. Bạn cũng có thể thiết lập các phím tắt để truy cập nhanh hơn nữa.
Giao diện tạo Bước Nhanh (Quick Step) mới trong Outlook trên Windows, với các tùy chọn hành động tự động hóa email.
Bạn có thể thiết lập Quick Steps trong cài đặt Outlook bằng cách sử dụng các hành động được định nghĩa sẵn hoặc tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể tạo các Quick Steps tùy chỉnh cho các tác vụ như lưu email dưới dạng mẫu để dễ dàng sử dụng lại.
5. So Sánh Tài Liệu (Compare Documents) trong Word
Microsoft giúp bạn dễ dàng so sánh hai tài liệu trong Word, mặc dù tính năng này chỉ có sẵn trong phiên bản dành cho máy tính để bàn. Nó cho phép bạn xem xét các thay đổi, xác định sự khác biệt và phát hiện bất kỳ vấn đề nào trước khi hoàn thiện tài liệu của mình.
Để so sánh tài liệu trong Word, hãy chuyển đến tab Review (Xem lại), nhấp vào Compare (So sánh), và chọn Compare Documents (So sánh Tài liệu). Trong hộp thoại Compare Documents, tải lên cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi từ ổ đĩa cục bộ của bạn, sau đó nhấp vào OK để tiếp tục.
Word sau đó sẽ hợp nhất hai tài liệu và hiển thị sự khác biệt dưới dạng nhận xét trong bảng điều khiển bên cạnh. Nếu bạn hài lòng với các chỉnh sửa, bạn có thể hợp nhất chúng vào tài liệu gốc. Để hợp nhất tài liệu, trong tab Review, nhấp vào menu thả xuống cho Accept (Chấp nhận), sau đó chọn Accept All Changes (Chấp nhận Tất cả Thay đổi).
6. Công Cụ Giải Toán (Math Solver) trong OneNote
OneNote là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời vì nhiều lý do. Nếu bạn là sinh viên, nó còn có thể giúp bạn nhanh chóng giải các bài toán hoặc thực hiện các phép tính.
Để xem khả năng giải toán của OneNote, hãy viết biểu thức toán học hoặc phương trình của bạn mà không có dấu cách, sau đó là dấu bằng để nhận được câu trả lời. Ví dụ, gõ (25+75)/2= và nhấn Enter để xem lời giải.
OneNote có thể xử lý các phép tính số học cơ bản, đại số và thậm chí một số phương trình phức tạp hơn. Nếu bạn có tài khoản Microsoft Work hoặc School, bạn cũng có thể truy cập tính năng Math Assistant để thực hiện các phép tính nâng cao hơn.
Kết Luận
Microsoft Office không chỉ là bộ công cụ quen thuộc mà còn ẩn chứa nhiều tính năng mạnh mẽ có thể biến đổi cách bạn làm việc. Từ việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản, tự động hóa email, cho đến giải quyết các bài toán phức tạp, những “viên ngọc ẩn” này được thiết kế để tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho bạn. Hãy bắt đầu khám phá và tích hợp chúng vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn để tận hưởng sự khác biệt. Nếu bạn đã từng sử dụng hoặc biết thêm tính năng hữu ích nào khác, đừng ngần ngại chia sẻ trong phần bình luận nhé!
