Trong nhiều thập kỷ, Microsoft Excel luôn là “gã khổng lồ” trong lĩnh vực bảng tính, trở thành công cụ không thể thiếu cho các nhà phân tích dữ liệu, kế toán viên và bất kỳ ai muốn nắm quyền kiểm soát các hàng và cột dữ liệu. Google Sheets, mặt khác, thường được xem như một “người em” nhỏ gọn hơn. Tuy nhiên, giờ đây, Sheets đã có một tính năng mà Excel không có, và nó không chỉ san bằng sân chơi mà còn “lật ngược thế cờ”.
AI() – Bước Đột Phá Lớn Trong Bảng Tính Google Sheets
Điểm bổ sung đáng chú ý nhất của Google gần đây là một hàm mới có tên gọi AI(). Đúng vậy, đó lại là một tính năng trí tuệ nhân tạo (AI). Trong bối cảnh hiện nay, khi mà dường như mọi ứng dụng đều muốn gắn mác “ứng dụng AI”, thì bất kỳ tính năng AI mới nào ra đời đều cần chứng minh được giá trị thực sự của mình. Hàm AI() trong Google Sheets đã làm được điều đó, và thậm chí còn vượt xa mong đợi.
Không giống như tính năng tích hợp Gemini mà nhiều người đã đánh giá là khá “mờ nhạt” trước đây (chỉ cho phép bạn triệu hồi một chatbot để hỗ trợ soạn thảo công thức), AI() không phải là một trợ lý: nó chính là công thức.
Tính đến thời điểm hiện tại, hàm =AI() chỉ khả dụng thông qua Google Workspace Labs và chỉ khi ngôn ngữ tài khoản Google của bạn được cài đặt là tiếng Anh.
Cú pháp của hàm này đơn giản đến bất ngờ:
=AI("prompt", [range])Bạn chỉ cần nhập một yêu cầu (prompt), chọn một dải dữ liệu và nhấn Enter. AI sẽ bỏ qua các bước công thức phức tạp và cung cấp trực tiếp kết quả đầu ra. Đằng sau hậu trường, Google đang chuyển yêu cầu của bạn đến mô hình Gemini và sử dụng các thư viện Python để xử lý các tác vụ nặng nhọc. Bạn không cần viết một công thức đa chức năng; bạn chỉ cần viết những gì mình muốn, và Sheets sẽ thực hiện phần còn lại.
Việc AI() là một hàm thực sự, chứ không phải một tính năng rời, mang lại hai lợi thế quan trọng: Thứ nhất, bằng cách giới hạn sự chú ý của AI vào một dải dữ liệu cụ thể, bạn có thể giảm thiểu hiện tượng “ảo giác AI” (AI hallucinations). Thứ hai, vì AI() là một hàm bảng tính chính thức, nó tương thích hoàn hảo với các tính năng tự động điền (autofill), điền nhanh (flash fill) và tất cả các tiện ích khác trong Sheets.
Hãy cùng xem xét một vài ví dụ để hiểu rõ hơn về ý nghĩa của điều này.
Các Ví Dụ Thực Tế Minh Họa Sức Mạnh Của Hàm AI()
Ví Dụ 1: Chuyển Đổi Văn Bản Sang Định Dạng Câu (Sentence Case)
Excel có thể chuyển đổi văn bản sang chữ hoa, chữ thường hoặc định dạng chữ hoa đầu mỗi từ (proper case). Tuy nhiên, nó không thể chuyển đổi sang định dạng câu (sentence case – chữ cái đầu câu viết hoa, còn lại chữ thường). Google Sheets cũng không có hàm gốc nào cho việc này. Trong cả Excel hay Sheets, cách giải quyết truyền thống sẽ trông như thế này:
=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))
Cách chuyển đổi văn bản sang định dạng câu (sentence case) thủ công trong Excel
Công thức này không quá khó hiểu, nhưng nó không trực quan chút nào. Nếu bạn không biết sẵn công thức, bạn sẽ phải tìm kiếm hoặc mất thời gian để tự xây dựng. Giờ hãy xem điều gì xảy ra trong Google Sheets với hàm =AI():
=AI("Convert the text to sentence case", A2)Nhấn Enter, sau đó chọn Generate and Insert, và bạn đã hoàn tất! Không còn phải “vắt óc” nhớ PROPER, LOWER hay cách ghép nối chúng lại với nhau. Vì đây là một công thức, bạn có thể tự động điền (autofill) nó qua toàn bộ tập dữ liệu của mình như bất kỳ hàm nào khác.
Sử dụng hàm AI() để chuyển đổi một dải ô sang định dạng câu trong Google Sheets
Lưu ý: Hãy đặt yêu cầu (prompt) của bạn trong dấu ngoặc kép (
"). Nếu bạn cần bao gồm dấu ngoặc kép bên trong yêu cầu, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn (') thay thế.
Ví Dụ 2: Trích Xuất Tên Miền Từ Địa Chỉ Email
Giả sử bạn có một cột chứa đầy đủ địa chỉ email và bạn muốn trích xuất chỉ phần tên miền (mọi thứ sau ký tự @). Trong Excel, công thức của bạn có thể trông như thế này:
=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))
Công thức phức tạp để trích xuất tên miền email trong Excel
Công thức này vẫn hoạt động tốt. Nhưng hãy tự hỏi: bạn có nhớ nó ngay lập tức không? Một người dùng thông thường thậm chí có biết bắt đầu từ đâu không? Giờ hãy xem cách dùng =AI():
=AI("Extract the domain from this email", A2)Bạn vừa tiết kiệm được mười phút và ít nhất một cơn đau đầu. Dù có thể gây khó chịu cho những người tự hào về kỹ năng bảng tính của mình, nhưng đây rõ ràng là một sự thúc đẩy năng suất khổng lồ.
Ví Dụ 3: Phân Tích Cảm Xúc (Sentiment Analysis) và Phân Loại Dữ Liệu
Đây là lúc mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Như đã đề cập, hàm AI() không cố gắng kết hợp các hàm bảng tính hiện có; nó đang làm một điều gì đó hoàn toàn khác.
Bạn không bị giới hạn bởi những gì các hàm Excel hay Google Sheets có thể làm. Bạn đang truy cập vào toàn bộ khả năng của một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM). Điều đó mở khóa những tính năng như phân loại văn bản, trích xuất chủ đề và phân tích cảm xúc, ngay trong bảng tính của bạn.
Bảng dữ liệu phản hồi khách hàng trong Google Sheets sẵn sàng cho phân tích cảm xúc
Giả sử bạn có một cột chứa phản hồi của khách hàng và muốn gắn nhãn cảm xúc cho từng phản hồi. Trong Excel, đây sẽ là một cơn ác mộng. Hy vọng duy nhất của bạn là mã hóa cứng một bảng tra cứu từ khóa tích cực và tiêu cực, rồi hy vọng sự khớp nối là đủ tốt. Với AI(), bạn chỉ cần viết:
=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)
Thực hiện phân tích cảm xúc (sentiment analysis) bằng hàm AI() trong Google Sheets
Bạn thậm chí có thể đi xa hơn với một hàng khác:
=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)
Phân loại phản hồi khách hàng và chuỗi các hàm AI() trong Google Sheets để phân tích chuyên sâu
Giờ đây, bạn đang nối kết quả đầu ra từ hàm AI() đầu tiên với hàm thứ hai và mã hóa logic vào ngôn ngữ tự nhiên, tất cả mà không cần viết công thức hay thực hiện công việc thủ công. Nếu điều đó không giống tương lai thì còn gì nữa?
Những Hạn Chế Cần Lưu Ý Của Hàm AI()
Tất nhiên, AI không phải là phép màu. Nó vẫn có thể mắc lỗi. Ngay cả khi hàng chục hàng đầu tiên cho kết quả chính xác, hàng thứ 25 có thể là một lỗi bất ngờ.
Nếu bạn đưa kết quả không hoàn hảo đó vào một hàm AI() thứ hai hoặc thứ ba, như ví dụ cuối cùng, lỗi sẽ tích lũy nhanh chóng. Một đánh giá “Tích cực” sai lầm có thể dẫn đến việc khiếu nại bị gắn nhãn “Không có”, và bạn sẽ bỏ lỡ một vấn đề thực sự trong phân tích của mình. Đây là nơi các công thức truyền thống vẫn có ưu thế—một khi chúng hoạt động, chúng sẽ luôn hoạt động đúng.
Về mặt kỹ thuật, hàm AI() giới hạn phạm vi của nó ở 200 ô cho mỗi thao tác. Tính năng tự động điền (autofill) vẫn hoạt động, nhưng bạn sẽ cần áp dụng lại công thức theo từng cụm nếu vượt quá giới hạn đó. Google cũng giới hạn mức sử dụng hàng ngày của bạn. Họ chưa công bố con số chính xác, nhưng người viết bài đã đạt đến giới hạn sau khi sử dụng nó trên khoảng 500 hàng.
Tác Động Của Hàm AI() Đối Với Tương Lai Bảng Tính
Chúng ta đang sống trong một thời đại thú vị, không còn nghi ngờ gì nữa. AI có mặt ở khắp mọi nơi, và giờ đây, khi sự cường điệu đã lắng xuống, các tính năng tích hợp AI thực sự đang bắt đầu có ý nghĩa và mang lại hiệu quả công việc thực sự. Vậy, bạn có nên từ bỏ các hàm bảng tính truyền thống và để AI nắm quyền điều khiển không?
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu quan trọng, nơi một con số sai có thể dẫn đến thảm họa, thì câu trả lời là không. Trong những trường hợp đó, bạn nên nhờ ChatGPT hỗ trợ xây dựng công thức, tự mình kiểm tra và chỉ sau đó mới đưa vào sử dụng.
Nhưng không phải bảng tính nào cũng là vấn đề sống còn. Đối với các tác vụ đơn giản hơn, ít rủi ro hơn, hàm AI mới của Google là một công cụ thúc đẩy năng suất tuyệt vời. Một khi nó trở nên nhất quán hơn, chúng tôi tin rằng nó có thể thay thế các công thức truyền thống cho rất nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn tiếp tục viết công thức bằng tay, điều đó hoàn toàn ổn. Nhưng đừng chỉ trích người khác vì đã chọn con đường dễ dàng hơn khi nó hiệu quả. Nó giống như việc lái xe số sàn so với số tự động: nhiều người vẫn thích số sàn, nhưng không ai phủ nhận rằng số tự động là tương lai.
