Trong thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng, áp lực phải tối ưu hóa từng phút trong ngày trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Ngành công nghiệp quản lý thời gian và năng suất liên tục giới thiệu các chiến lược mới, hứa hẹn giúp chúng ta tận dụng tối đa quỹ thời gian quý báu. Bản thân tôi trước đây từng tỉ mỉ lên kế hoạch cho từng giờ làm việc, ghi chú mọi hoạt động vào một bảng tính Excel. Tuy nhiên, phương pháp này thường gây ra sự căng thẳng và không thực sự phù hợp với thói quen làm việc của tôi. Từ đó, tôi đã tìm thấy một giải pháp thay thế hiệu quả hơn nhiều: gom nhóm công việc (Task Batching) – một kỹ thuật đòi hỏi ít nỗ lực hơn mà vẫn mang lại hiệu suất vượt trội.
Gom Nhóm Công Việc (Task Batching) Là Gì?
Gom nhóm công việc (Task Batching) là một chiến lược quản lý thời gian và năng suất, tập trung vào việc nhóm các nhiệm vụ từ danh sách công việc cần làm dựa trên sự tương đồng hoặc loại nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Chẳng hạn, tất cả các công việc liên quan đến viết email, thực hiện cuộc gọi điện thoại, hoặc động não ý tưởng sáng tạo có thể được nhóm lại và hoàn thành trong một phiên làm việc duy nhất.
Mục tiêu chính của việc gom nhóm công việc là giảm thiểu gánh nặng nhận thức (cognitive load) gây ra bởi việc liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau. Sự chuyển đổi này có thể làm suy giảm sự tập trung và năng suất đáng kể. Bằng cách tập trung vào một loại nhiệm vụ duy nhất trong cùng một khoảng thời gian, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu lỗi và dễ dàng đạt được trạng thái dòng chảy (flow state) – một trạng thái tập trung cao độ, nơi bạn hoàn toàn đắm chìm vào công việc.
Sự Khác Biệt Giữa Gom Nhóm Công Việc và Chia Khối Thời Gian (Time Blocking)
Gom nhóm công việc có thể nghe có vẻ tương đồng với một kỹ thuật năng suất phổ biến khác là chia khối thời gian (Time Blocking), nhưng chúng thực chất là hai phương pháp quản lý thời gian với cách tiếp cận khác nhau.
- Chia khối thời gian (Time Blocking): Chia một ngày thành các phần dựa trên số giờ khả dụng, với một hoạt động cụ thể được gán cho mỗi giờ làm việc. Đây là một phương pháp có cấu trúc chặt chẽ, đòi hỏi sự sắp xếp chi tiết và cố định.
- Gom nhóm công việc (Task Batching): Chia lịch trình dựa trên số lượng nhiệm vụ cần làm và mức độ liên quan của chúng. Với Task Batching, bạn có thể làm việc trên các nhóm nhiệm vụ khác nhau trong khoảng thời gian cần thiết, mà không cần phải gán chúng vào các khung giờ cố định.
Cả hai phương pháp đều liên quan đến việc sắp xếp và phân bổ thời gian cho các hoạt động của bạn. Tuy nhiên, sự khác biệt cốt lõi là Task Batching không tập trung vào thời lượng và tần suất của các khung thời gian. Đối với cá nhân tôi, Time Blocking chưa bao giờ thực sự hiệu quả. Mặc dù nó mang lại một cấu trúc có tổ chức cho ngày làm việc, nhưng sự cứng nhắc đó đôi khi lại gây ra cảm giác vội vã và thất vọng khi tôi không thể theo kịp lịch trình hoặc phải trì hoãn một nhiệm vụ đã định. Gom nhóm công việc đã mang lại một trải nghiệm ít căng thẳng hơn nhiều.
Tại Sao Gom Nhóm Công Việc Hiệu Quả Hơn?
Gom nhóm công việc tỏ ra hợp lý hơn với phong cách làm việc của tôi và đã trở thành một trải nghiệm ít gây khó chịu hơn rất nhiều. Tôi ít khi phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi sắp xếp lại một nhóm công việc sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể phân bổ năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, giúp tôi tự tin hơn về những gì đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Loại Bỏ “Chi Phí Chuyển Đổi” (Switching Costs)
Ưu điểm quan trọng nhất của gom nhóm công việc là nó giúp ngăn chặn “chi phí chuyển đổi” (switching costs). “Chi phí chuyển đổi” hay “thuế chuyển đổi” (shifting tax) là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy khi bạn chuyển sự chú ý giữa các nhiệm vụ. Nếu bạn đã từng thử làm nhiều việc cùng lúc, ví dụ như lái xe và dùng điện thoại, hoặc xem phim trong khi nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung trở lại vào nhiệm vụ hiện tại.
Lịch Google Calendar minh họa cách chia khối thời gian (time blocking) cố định cho các công việc, tiềm ẩn rủi ro chi phí chuyển đổi cao.
Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ tiêu tốn thời gian và nỗ lực. Bị gián đoạn trong khi làm việc, dù chỉ trong chốc lát, cũng được chứng minh là khiến mọi người lo lắng và bực bội hơn. Gom nhóm công việc giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự. Những nhiệm vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên làm việc tập trung, điều này thường có nghĩa là chúng cần ít thời gian và nỗ lực hơn để hoàn thành. Để tránh bị xao nhãng, bạn nên thông báo giờ làm việc tập trung của mình cho gia đình và đồng nghiệp.
2. Tính Linh Hoạt Vượt Trội
Gom nhóm công việc là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn so với chia khối thời gian. Tôi có thể linh hoạt với các khung thời gian dành cho các hoạt động, điều này đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể chỉ định một khối “Viết bài” và quyết định hoãn các nhiệm vụ khác cho đến khi tôi hoàn thành tất cả các công việc viết lách trong ngày.
Mặc dù nên tránh gián đoạn càng nhiều càng tốt, nhưng gom nhóm công việc thường có khả năng chống chịu tốt hơn với những sự gián đoạn không thể tránh khỏi so với chia khối thời gian. Khi một sự gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn luồng công việc hoặc cần phải lập kế hoạch lại toàn bộ ngày của mình.
3. Cải Thiện Năng Suất Tổng Thể
Mặc dù điều này mang tính chủ quan hơn, nhưng tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với gom nhóm công việc so với chia khối thời gian. Tôi hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian kỷ lục với ít nỗ lực hơn. Làm việc theo nhóm công việc cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn, và tôi có thể nhanh chóng biết mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì.
Tôi cũng có thể lên lịch các hoạt động yêu cầu ít nỗ lực hơn vào những thời điểm năng lượng của tôi thấp nhất. Điều quan trọng là phải lên lịch các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn để duy trì mức năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào.
4. Thiết Lập Kỳ Vọng Thực Tế Hơn
Với chia khối thời gian, tôi có xu hướng lấp đầy mọi giây phút bằng hoạt động và ép mình phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa năng và cố gắng nhồi nhét một hoạt động từ mọi sở thích vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, choáng ngợp và hầu như không mang lại kết quả.
Ngược lại, gom nhóm công việc giúp tôi giữ vững thực tế. Các nhiệm vụ có xu hướng mất nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi dự kiến, và có một giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể thực hiện trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các nhiệm vụ quan trọng nhất có ý nghĩa hơn là dàn trải bản thân.
Với gom nhóm công việc, tôi cảm nhận rõ hơn về một ngày làm việc điển hình trông như thế nào, và tôi có thể đặt ra các ưu tiên hiệu quả hơn. Tôi thường sử dụng Microsoft To-do và Google Calendar để hỗ trợ quá trình này.
Bất chấp những gì các chuyên gia năng suất thường nói, việc sắp xếp mọi phút trong ngày sẽ không phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy căng thẳng khi nhìn vào một lịch trình được chia khối thời gian hoàn toàn. Với gom nhóm công việc, việc “đắm mình” vào công việc mà không cần để ý bao nhiêu phút đã trôi qua, hay còn bao nhiêu thời gian còn lại, trở nên dễ dàng hơn – và đây chính là cách tôi thích làm việc.
Tóm lại, gom nhóm công việc là một công cụ đáng kinh ngạc trong bộ công cụ năng suất của tôi, mang lại sự linh hoạt vượt trội, giúp giảm thiểu chi phí chuyển đổi, cải thiện năng suất tổng thể và thiết lập các kỳ vọng thực tế hơn. Tuy nhiên, cũng như bất kỳ phương pháp nào, nó không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi phong cách làm việc. Điểm mạnh lớn nhất của Task Batching chính là tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi tìm được một hệ thống thực sự hiệu quả dành cho mình. Hãy thử nghiệm và khám phá xem gom nhóm công việc có thể cách mạng hóa năng suất của bạn như thế nào!
