Với tôi, thói quen trì hoãn không chỉ là một tật xấu mà còn là lối sống tôi đã dành nhiều năm để cố gắng từ bỏ. Tôi luôn muốn trở nên năng suất hơn, nhưng điều đó dường như không bao giờ xảy ra. Tuy nhiên, sau vô số đêm thức khuya và những hạn chót bị bỏ lỡ, tôi nhận ra rằng công nghệ chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề trì hoãn của mình.
Hiểu Rõ Các Tác Nhân Gây Trì Hoãn Của Tôi
Trước khi có thể bắt tay vào giải quyết vấn đề trì hoãn, tôi cần phải hiểu rõ điều gì đang diễn ra. Các yếu tố gây trì hoãn của tôi thường khá phổ biến, giống như những gì tôi từng nghe từ người khác, bắt đầu từ cảm giác quá tải.
Nếu có quá nhiều nhiệm vụ chồng chất, tôi thường rơi vào trạng thái “đứng hình” và thay vì giải quyết dù chỉ một việc trong danh sách, tôi lại chọn xem Netflix. Tiếp theo là vấn đề cầu toàn, có nghĩa là nếu tôi cảm thấy mình không thể làm gì đó một cách hoàn hảo, tôi thà không làm gì cả. Và cuối cùng, đó là dòng chảy vô tận của sự xao nhãng. Giữa YouTube, TikTok, Netflix và nhiều thứ khác, việc giữ tập trung chưa bao giờ là dễ dàng.
Công nghệ, dĩ nhiên, cũng đóng một vai trò không nhỏ trong mớ hỗn độn này. Các thuật toán liên tục “nuôi” tôi bằng những nội dung giải trí khi tôi cần làm việc năng suất, và sự phụ thuộc vào thiết bị đã biến thành một vòng luẩn quẩn của việc cuộn màn hình một cách vô thức. Và vâng, mặc dù tôi có thể đổ lỗi cho các tiện ích của mình và dừng lại ở đó, nhưng tại sao không biến chúng thành công cụ đắc lực trong cuộc chiến chống lại sự trì hoãn?
Biến Công Nghệ Thành Công Cụ Tăng Năng Suất Đắc Lực
Công nghệ là một trong những yếu tố gây trì hoãn lớn nhất của tôi, nhưng đồng thời, tôi biết rằng nếu sử dụng đúng cách, nó cũng có thể trở thành công cụ hữu ích nhất. Vấn đề là tôi phải tìm ra những công cụ nào và cách sử dụng chúng.
Ứng Dụng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
Quản lý thời gian luôn là điểm yếu chí tử của tôi, nhưng Google Calendar, Trello và Notion đã trở thành bộ ba “thần thánh” giúp tôi tổ chức công việc. Google Calendar là ứng dụng tôi dùng thường xuyên nhất – tôi sắp xếp mọi thứ theo từng khối thời gian (time-block), từ hạn chót công việc đến thời gian nghỉ ngơi, nhờ đó không có nhiệm vụ nào cảm thấy quá lớn hay mơ hồ. Trello giúp các dự án liên quan đến công việc của tôi đi đúng hướng bằng cách cho phép tôi chia nhỏ chúng thành các bước hành động cụ thể, dễ thực hiện.
Giao diện Trello hiển thị cách tạo bảng công việc mới từ các mẫu có sẵn để quản lý dự án hiệu quả.
Và cuối cùng là Notion, không gian làm việc “tất cả trong một” mà tôi thậm chí không biết mình cần đến. Đây là nơi tôi phác thảo các mục tiêu lớn hơn, dài hạn hơn và những gì tôi học được trong các buổi đánh giá buổi sáng để có thể điều chỉnh chúng với công việc hàng ngày. Bằng cách giữ mọi thứ trong ba công cụ này, tôi có thể tạo ra một hệ thống chặt chẽ đến mức việc trì hoãn trở nên khó khăn hơn là làm theo.
Các Ứng Dụng Tăng Cường Sự Tập Trung
Trong khi việc giữ mọi thứ được tổ chức là bước đầu tiên để biến trì hoãn thành năng suất, thì việc duy trì sự tập trung lại là một thách thức hoàn toàn khác. Đây là lúc các ứng dụng như Forest, Freedom và kỹ thuật Pomodoro “cũ mà hiệu quả” phát huy tác dụng.
Giao diện ứng dụng Forest với rừng cây số và một quả bí ngô Halloween tượng trưng cho sự tập trung được duy trì.
Forest, ví dụ, biến việc tập trung của tôi thành một trò chơi. Khi tôi tập trung vào một nhiệm vụ, tôi cũng đang trồng một cái cây kỹ thuật số – nếu tôi mất tập trung, cái cây sẽ chết. Vâng, giờ đây tôi có trách nhiệm cảm xúc với một cái cây nhỏ bé, và tôi phải nói rằng, điều này thực sự hiệu quả. Tôi chưa bao giờ cảm thấy gắn kết với một “thứ” kỹ thuật số nào như vậy kể từ thời Tamagotchi. Hơn nữa, tôi có thể kiếm được tiền ảo để góp vào việc trồng cây thật, và tôi gọi đó là một sự đôi bên cùng có lợi.
Màn hình chính của ứng dụng Forest, hiển thị giao diện trồng cây mới để bắt đầu phiên làm việc tập trung.
Cũng có ứng dụng Freedom, sẽ chặn các trang web và ứng dụng gây xao nhãng trong khoảng thời gian bạn cài đặt. Thật là một điều “khiêm tốn” khi bạn nhận ra mình thường xuyên cố gắng mở X (Twitter) hoặc YouTube đến mức nào, chỉ để nhận được thông báo “Bị chặn!”.
Và sau đó là kỹ thuật Pomodoro, một mẹo năng suất kết hợp các khoảng thời gian làm việc tập trung (thường là khoảng 25 phút) với những quãng nghỉ ngắn. Tôi kết hợp kỹ thuật này với một bộ hẹn giờ, và thế là – tôi đang tự rèn luyện mình làm việc năng suất bằng cách biết rằng chỉ vài phút nữa là có thể nghỉ ngơi. Những công cụ này không chỉ giúp tôi tập trung mà còn khiến mọi thứ trở nên thú vị hơn một chút, điều mà tôi nhận ra rất hữu ích trong việc chống lại sự trì hoãn.
Củng Cố Thói Quen Tích Cực Bằng Công Nghệ
Một “người trợ giúp” bất ngờ trong hành trình năng suất của tôi là các ứng dụng theo dõi thói quen như Habitica. Habitica biến các công việc hoặc mục tiêu hàng ngày của tôi thành một trò chơi nhập vai dễ thương, nơi việc hoàn thành các nhiệm vụ sẽ mang lại phần thưởng cho nhân vật ảo của tôi.
Phải thừa nhận rằng, điều này khá tạo động lực – đặc biệt đối với một người như tôi, người không ngại “mua chuộc” đứa trẻ bên trong mình để hoàn thành công việc. Hơn nữa, Habitica miễn phí, có nghĩa là tôi không phải trả bất kỳ khoản phí nào để gặt hái phần thưởng.
Và những chiến thắng nhỏ này cộng lại rất nhanh chóng. Tôi có thể nhận được trang phục và vật phẩm mới cho nhân vật của mình, giúp tôi hình dung không chỉ các mục tiêu mà còn cả vị trí của tôi trên hành trình. Việc nhìn thấy tiến độ của mình theo thời gian đã thực sự thay đổi cuộc chơi, đặc biệt là khi tôi có thể thấy mình đang cải thiện đến mức nào.
Xây Dựng Thói Quen Tốt Hơn Với Công Nghệ
Theo thời gian, những công cụ này không chỉ giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ mà còn thực sự thay đổi thói quen của tôi. Tôi hiếm khi còn ngại ngồi vào bàn làm việc nữa vì hệ thống các công cụ công nghệ được kết nối của tôi giúp loại bỏ sự mệt mỏi khi đưa ra quyết định và sự xao nhãng.
Các nhiệm vụ trôi chảy vào ngày của tôi một cách tự động, và vì mọi thứ được sắp xếp nhịp nhàng, tôi không còn thấy mình phải vội vã hay dễ dàng bị quá tải như trước đây. Hơn nữa, tôi cũng nhận thấy sự thay đổi trong tư duy của mình. Thay vì coi công nghệ là một thói quen gây tội lỗi, tôi coi nó là một công cụ mạnh mẽ để làm điều tốt.
Điển hình là tính cầu toàn của tôi không còn tệ như trước. Nhờ những công cụ khuyến khích bắt đầu từ những việc nhỏ và tập trung vào tiến độ hơn là sự hoàn hảo, tôi đã học được cách ưu tiên động lực thay vì sự hoàn hảo không tì vết. Các hệ thống tôi đã thiết lập khiến việc trì hoãn thực sự trở nên… nhàm chán. Và xét xem tôi yêu thích việc mọi thứ luôn vận động đến mức nào, tôi coi đó là một chiến thắng.
Sự thật là không có một phương pháp “một kích cỡ phù hợp cho tất cả” nào để vượt qua sự trì hoãn. Điều hiệu quả với tôi có thể không hiệu quả với mọi người, nhưng tôi có thể khẳng định rằng việc biến chính công nghệ từng là nguyên nhân gây trì hoãn thành công cụ năng suất đã mang lại sự thay đổi lớn. Chắc chắn, đôi khi tôi vẫn có những lúc “sa ngã” hoặc những ngày kháng cự mạnh mẽ hơn tiến độ, nhưng với những công cụ này, tôi luôn chỉ cách một cú nhấp chuột để trở lại đúng hướng.
Lời kết: Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những góc nhìn mới và các công cụ thiết thực để biến công nghệ thành “đồng minh” đáng tin cậy trong hành trình chống lại sự trì hoãn và nâng cao năng suất cá nhân. Hãy thử áp dụng những phương pháp trên và chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
