Bạn có bao giờ tự hỏi liệu công ty có thể biết bạn đang làm việc từ đâu khi làm việc tại nhà, hay thậm chí là khi “du mục số” (digital nomad) không? Gần đây, tôi đã có một chuyến đi quanh Mexico và trước khi khởi hành, tôi muốn tìm hiểu chính xác những gì công ty có thể nhìn thấy – và liệu họ có thể phát hiện tôi đang làm việc từ một bãi biển thay vì văn phòng hay không.
Câu trả lời ngắn gọn là: Có, công ty có nhiều cách để giám sát vị trí của bạn. Dưới đây là những phương pháp chính mà các doanh nghiệp thường sử dụng để theo dõi nhân viên làm việc từ xa, bao gồm cả vị trí địa lý của bạn. Việc nắm rõ những điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền riêng tư cá nhân khi làm việc linh hoạt.
Theo Dõi Địa Chỉ IP Khi Đăng Nhập Mạng Nội Bộ
Bất kỳ công ty nào có bộ phận IT đều ghi lại mọi địa chỉ IP đăng nhập vào mạng nội bộ của họ. Địa chỉ IP của bạn được liên kết với một vị trí địa lý nhất định và mặc dù không hoàn toàn chính xác tuyệt đối, nó vẫn có thể chỉ ra khu vực chung mà bạn đang kết nối. Các tập đoàn lớn, đặc biệt là những công ty xử lý thông tin nhạy cảm, chắc chắn sẽ theo dõi địa chỉ IP.
Bản đồ hiển thị vị trí được xác định từ địa chỉ IP của người dùng trên trang web kiểm tra IP
Các công ty nhỏ hơn có thể có các chương trình để kiểm tra nơi người dùng đăng nhập, nhưng có thể không có quy trình bảo mật mạng nghiêm ngặt để kiểm tra từng địa chỉ IP cụ thể.
Nếu bạn muốn ẩn địa chỉ IP công cộng của mình khi làm việc ở bất cứ đâu, bạn cần sử dụng Mạng Riêng Ảo (VPN). Một VPN sẽ che giấu địa chỉ IP thực của bạn và làm cho nó xuất hiện như thể bạn đang kết nối từ máy chủ của nhà cung cấp VPN. Nếu bạn không muốn bị phát hiện đang làm việc ở nước ngoài, bạn có thể thiết lập để địa chỉ IP của mình xuất hiện như thể đến từ quốc gia của bạn. Hầu hết các dịch vụ VPN uy tín đều có nhiều máy chủ rải rác khắp các khu vực lớn, giúp bạn dễ dàng tìm được một máy chủ ở gần quê nhà. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, hãy đảm bảo rằng dịch vụ VPN của bạn hoạt động ổn định và đáng tin cậy.
Giám Sát Địa Chỉ IP Trên Zoom, Microsoft Teams và Ứng Dụng Khác
Ngay cả khi bạn không cần kết nối vào mạng nội bộ công ty, việc đăng nhập vào các cuộc họp Zoom vẫn là điều bắt buộc. Mặc dù hầu hết quản trị viên Zoom có thể không quan tâm người tham gia đang đăng nhập từ đâu, nhưng một quản trị viên cảnh giác muốn đảm bảo nhân viên làm việc tại nhà có thể sẽ kiểm tra.
Giao diện cuộc họp Zoom với ba người tham gia và bảng điều khiển phụ hiển thị các tùy chọn của ứng dụng
Quản trị viên Zoom có thể dễ dàng xem địa chỉ IP công cộng của mọi người dùng đăng nhập vào cuộc họp. Việc truy cập thông tin này đơn giản như truy cập bảng điều khiển (dashboard) và tìm liên kết “IP Usage”. Tương tự, đối với các công cụ cộng tác khác như Microsoft Teams, quản trị viên mạng cũng có thể thấy địa chỉ IP của bạn khi bạn kết nối với MS Teams của công ty.
Các Phần Mềm Giám Sát Nhân Viên
Không phải lúc nào bạn cũng biết, nhưng có lẽ có một số chương trình đang chạy ngầm trên máy tính làm việc của bạn, thu thập một lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay do công ty cấp, gần như chắc chắn có phần mềm này hoạt động âm thầm, thu thập các thông tin như mức độ sử dụng máy tính, năng suất, và tất nhiên, cả vị trí của bạn.
Một vài loại dữ liệu được thu thập có thể báo động cho sếp rằng có điều gì đó không ổn. Ví dụ: lịch sử duyệt web, nội dung email, thao tác gõ phím, quay màn hình, thời gian dành cho các tác vụ cụ thể và vị trí có thể là tín hiệu cho thấy bạn không ở đúng nơi và không làm đúng việc. Ngay cả khi công ty không nghi ngờ khi bạn xuất hiện ở một thành phố khác, họ có thể trở nên cảnh giác khi kết hợp việc bạn dường như ít hoạt động với các tìm kiếm gần đây về nhà hàng ngon nhất ở Cancun.
Để kiểm tra xem công ty bạn có sử dụng các chương trình này không, bạn có thể thử mở Task Manager (trên Windows) hoặc Activity Monitor (trên macOS) và tìm kiếm các phần mềm giám sát nhân viên phổ biến như Hubstaff hoặc ActivTrak.
Công Ty Có Thể Đọc Tin Nhắn Của Bạn Không?
“Lưỡi không xương nhiều đường lắt léo.” Bạn có thể thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa, nhưng nếu đồng nghiệp vô tình tiết lộ thông tin của bạn trên Slack hoặc Teams, mọi nỗ lực đều trở nên vô ích. Nếu bạn có ý định rời khỏi thành phố mà không được phép của công ty, tốt nhất là nên thông báo cho càng ít người càng tốt. Ngay cả khi bạn trò chuyện qua tin nhắn trực tiếp (Direct Message), quản trị viên vẫn có thể truy cập các tin nhắn này.
Ví dụ về kênh công khai trên Slack hiển thị các cuộc trò chuyện với tính năng luồng (threads)
Ngoài việc không nói với bất kỳ ai trong văn phòng, tốt nhất bạn nên tránh đăng bài lên mạng xã hội. Điều này có thể khó, nhưng nếu bạn muốn giữ công việc của mình khi trở về sau kỳ nghỉ làm việc từ xa, tốt nhất là không nên đăng bất kỳ bức ảnh tự sướng nào với đồ bơi.
Quản Lý Thiết Bị Di Động (MDM)
Công ty của bạn có thể có hàng nghìn thiết bị trong kho của mình. Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, khả năng cao họ đang dựa vào hệ thống Quản lý Thiết bị Di động (MDM) để theo dõi tất cả các thiết bị này. Để kiểm kê, quản lý và bảo vệ các thiết bị này, công ty bạn có thể đang sử dụng MDM.
Quản trị viên IT của bạn có thể nhận được cảnh báo khi một tài sản của công ty (thiết bị của bạn) phát tín hiệu từ một “khu vực đáng ngờ”. Nếu công ty không có hoạt động kinh doanh gì ở Mexico, nhưng thiết bị của bạn lại được định vị cách văn phòng hàng nghìn kilomet, nó có thể bị gắn cờ là bị đánh cắp và bị khóa từ xa.
Những Dấu Hiệu Trực Quan Dễ Bị Lộ Tẩy
Ngay cả khi bạn đã tìm đủ mọi cách để che giấu vị trí kỹ thuật số của mình, những chi tiết nhỏ trong môi trường xung quanh cũng có thể tố cáo. Quản lý của tôi chắc chắn sẽ nhận ra điều gì đó không ổn nếu tôi sống ở Connecticut nhưng lại có cây cọ ở hậu cảnh cuộc gọi Zoom của mình.
Trước khi bật camera, hãy đảm bảo bạn làm mờ nền hoặc sử dụng một hình nền ảo. Công ty của bạn có thể không cần đến các công cụ phức tạp để nhận ra bạn đang làm việc từ nước ngoài. Đừng để phông nền Zoom hoặc lựa chọn trang phục của bạn tiết lộ vị trí!
Kết Luận
Việc công ty có khả năng theo dõi vị trí làm việc từ xa của bạn không còn là một điều bí ẩn. Từ địa chỉ IP khi đăng nhập mạng nội bộ, thông qua các ứng dụng cộng tác như Zoom và Microsoft Teams, cho đến các phần mềm giám sát nhân viên chuyên dụng và hệ thống quản lý thiết bị di động (MDM), các doanh nghiệp có nhiều công cụ để giám sát hoạt động và vị trí của nhân viên. Ngay cả những dấu hiệu trực quan đơn giản như phông nền trong cuộc gọi video cũng có thể trở thành manh mối.
Để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân khi làm việc từ xa, hãy luôn cảnh giác và hiểu rõ chính sách của công ty bạn. Nếu được phép hoặc cần thiết, hãy cân nhắc sử dụng VPN một cách cẩn thận để che giấu địa chỉ IP thực của mình. Đồng thời, hạn chế chia sẻ thông tin cá nhân hoặc hình ảnh liên quan đến vị trí làm việc của bạn trên các kênh giao tiếp nội bộ và mạng xã hội. Sự chủ động và hiểu biết sẽ giúp bạn duy trì cân bằng giữa công việc và quyền riêng tư cá nhân.
Bạn có kinh nghiệm nào về việc này? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!
