Trong hành trình không ngừng nghỉ để tìm kiếm sự hiệu quả, tôi đã thử nghiệm hơn 20 phương pháp tăng năng suất khác nhau, và không ít lần phải đối mặt với những thất bại thảm hại. Tuy nhiên, qua đó, tôi cũng khám phá ra một vài kỹ thuật đơn giản nhưng mang tính đột phá, thực sự thay đổi cuộc chơi – và có lẽ chúng cũng sẽ hữu ích cho bạn. Những bí quyết này không chỉ giúp tôi tối ưu công việc mà còn cải thiện đáng kể chất lượng cuộc sống.
1. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, gợi ý rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những gì bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc đời tôi ở mọi khía cạnh. Chẳng hạn, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ chịu trách nhiệm cho phần lớn thành công của tôi với vai trò một người viết.
Khi tìm hiểu sâu hơn, tôi cũng phát hiện ra rằng chỉ một vài công việc hoặc khách hàng nhất định là nguyên nhân chính gây ra hầu hết căng thẳng của tôi. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho những ưu tiên lớn hơn. Và khi tôi tạm ngừng áp dụng nguyên tắc này một thời gian, không có gì ngạc nhiên khi năng suất của tôi bị ảnh hưởng nặng nề.
Ngoài công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và cách tôi sử dụng thời gian rảnh. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo, sở thích có ý nghĩa và những người tôi thực sự muốn dành thời gian cùng – điều này dẫn đến chất lượng cuộc sống cao hơn. Đây là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian và ưu tiên giúp tăng hiệu quả công việc đáng kể.
2. Làm Việc 60 Phút, Nghỉ 15 Phút: Biến Thể Pomodoro Hiệu Quả
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc sau đó là một khoảng nghỉ) không thực sự phù hợp với tôi, vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái dòng chảy (flow state). Việc phải dừng lại mỗi khi tôi bắt đầu “vào guồng” thực sự gây khó chịu. Do đó, tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Điều này giúp tôi duy trì sự ổn định hơn trong năng suất và tôi vẫn áp dụng nó cho đến ngày nay.
Theo dõi Pomodoro trên Notion với cài đặt 60 phút làm việc
Sau 60 phút viết hoặc nghiên cứu, tôi dành 15 phút nghỉ ngơi. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ ngắn hoặc đổ đầy chai nước. Ngoài việc cho não bộ thời gian thư giãn, tôi còn đảm bảo mình đứng dậy và vận động mỗi giờ để hoàn thành các vòng hoạt động trên Apple Watch.
Tôi khuyến nghị bạn nên thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình, vì mỗi người sẽ có trải nghiệm khác nhau. Phương pháp này rất hiệu quả với tôi trong vai trò một người viết, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào ngành nghề hoặc lĩnh vực bạn đang học. Notion cung cấp một mẫu Pomodoro tracker miễn phí mà bạn có thể tùy chỉnh thời gian làm việc lên 60 phút.
3. Ghép Nối Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi học được cách ghép nối thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào việc xây dựng thói quen tốt thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được vô số mục tiêu. Các mục tiêu của tôi vào thời điểm đó là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một nhà văn tự do thành công, xây dựng một thói quen tập luyện đều đặn và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu từ những thói quen nhỏ hàng ngày sau:
- Thiền năm phút
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng)
- Liên hệ với ba người bạn muốn hợp tác
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ)
Khi đã quen thuộc hơn, tôi tăng dần thời lượng và sản lượng cho mỗi thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen mới khi những thói quen cũ đã trở thành phản xạ tự động. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang ở trong tình huống giống tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc sẽ dẫn đến kiệt sức.
4. Đánh Giá Hàng Tuần (Weekly Reviews)
Để đạt được những mục tiêu lớn cần có thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, xây dựng một thói quen đánh giá hàng tuần là cực kỳ hữu ích để có cái nhìn tổng quan về những nỗ lực của bạn.
Để xem xét lại tuần làm việc của mình, tôi nhìn vào những gì tôi đã làm, những điểm có thể cải thiện và những thành công tôi có thể ăn mừng. Nhờ đó, tôi có thể thấy rõ mình đã tiến bộ như thế nào và cần điều chỉnh hướng đi ở đâu nếu cần. Tôi cũng trở nên tự nhận thức hơn và có thể xác định các rào cản tiềm ẩn sớm hơn.
Việc đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng bạn sẽ đảm bảo rằng mình dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ có ý nghĩa. Đây thực sự là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lớn cho việc tối ưu công việc và quản lý dự án cá nhân.
5. Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do Lists): Sự Đơn Giản Luôn Hiệu Quả
Rất nhiều lời khuyên năng suất trực tuyến phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần có để thành công. Sau khi bị kiệt sức, tôi quay trở lại với những danh sách việc cần làm đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy chúng hiệu quả hơn nhiều so với nhiều hệ thống phức tạp mà người khác khuyến nghị.
Giao diện ứng dụng quản lý công việc Things 3 với các thẻ phân loại
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách việc cần làm bằng giấy là cách tốt nhất để tổ chức ngày của mình, nhưng các công cụ kỹ thuật số cũng có giá trị riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí) giúp bạn theo dõi công việc hiệu quả.
Điều quan trọng để duy trì tính nhất quán là không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn. Bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi tìm ra giới hạn lý tưởng của mình.
6. Làm Từng Việc Một (Single-Tasking): Chìa Khóa Năng Suất Thực Sự
Sau nhiều lần kiệt sức vì làm đa nhiệm (và ngày càng cảm thấy thất vọng hơn), tôi đã thử tập trung vào từng việc một. Thay vì cảm thấy mình liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng năng suất của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi còn tăng lên).
Theo ý kiến của tôi, não bộ của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; cố gắng viết một bài báo trong khi vẫn phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng gây ra sự khó chịu.
Tôi khuyên bạn nên sử dụng các công cụ chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích của tôi vì các hạn chế của nó rất khó bị bỏ qua. Đây là một phương pháp chống xao nhãng hiệu quả để duy trì sự tập trung tối đa.
7. Hộp Thư Đến Trống (Inbox Zero)
Có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến nhanh chóng làm tắc nghẽn não bộ của tôi và ngăn tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có một hộp thư đến trống vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi gắn dấu sao cho các tin nhắn quan trọng để phản hồi chúng sau. Mọi thứ khác đều bị xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam đề phòng trường hợp có bất kỳ điều gì quan trọng vô tình rơi vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Tạo hộp thư đến hợp nhất trong ứng dụng Mailbird
8. “Năng Suất Chậm” (Slow Productivity)
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport hướng đến việc chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành mọi việc). Cuốn sách đã làm rõ cách sự sáng tạo thăng trầm, và tôi đã học cách đón nhận những giai đoạn bận rộn và tĩnh lặng như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá nhiều, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra những tác phẩm chất lượng tốt nhất có thể thay vì chỉ chú trọng vào số lượng.
Nắm bắt “năng suất chậm” cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với cảm giác liên tục chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đó là con đường dẫn đến điểm số tốt hơn, được công nhận chuyên môn nhiều hơn và sự thỏa mãn cá nhân cao hơn. Đây là một triết lý làm việc giúp giảm căng thẳng và tăng chất lượng đầu ra.
9. Quy Tắc 2 Phút
Những việc nhỏ tích tụ thường làm tôi mất tập trung hơn là những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu việc gì đó mất ít hơn hai phút để hoàn thành (ví dụ: trả lời một email tôi vừa xem), tôi sẽ làm nó ngay lập tức.
Bạn càng chờ đợi để làm một việc gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều năng lượng tinh thần. Việc hoàn thành những mục này khỏi danh sách việc cần làm của bạn càng sớm càng tốt sẽ giúp bạn rảnh tay để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn kết hợp phương pháp Zen to Done vào cuộc sống hàng ngày.
10. Thiết Lập Chuỗi Liên Tục (Setting Streaks): Vững Chắc Thói Quen Mới
Thiết lập chuỗi liên tục là một trong những phương pháp tốt nhất tôi đã sử dụng để hình thành các thói quen mới. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để xác định khi nào tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là khuyến nghị hàng đầu của tôi.
Thêm thói quen mới trong ứng dụng theo dõi mục tiêu Habitica
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi liên tục mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm điều đó cho đến khi thói quen trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyến nghị sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về thời gian tôi đã không làm nó sẽ khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi hơn.
Việc tìm kiếm một phương pháp tăng năng suất làm việc phù hợp có thể là một hành trình dài. Mười bí quyết trên, từ nguyên tắc Pareto đến việc thiết lập chuỗi thói quen, đều đã được tôi kiểm chứng và mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Điều quan trọng nhất là bạn phải thử nghiệm và tùy chỉnh để tìm ra những gì phù hợp nhất với phong cách làm việc và mục tiêu cá nhân của mình. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để tối ưu hóa công việc, giảm căng thẳng và đạt được sự cân bằng trong cuộc sống.
Bạn đã thử phương pháp nào trong số này chưa? Hoặc bạn có bí quyết tăng năng suất nào khác muốn chia sẻ? Hãy để lại bình luận bên dưới để cùng trao đổi và học hỏi nhé!
