Notion đã trở thành một công cụ quản lý công việc và kiến thức phổ biến, được yêu thích bởi khả năng tùy biến linh hoạt và đa dạng chức năng. Tuy nhiên, nhiều người dùng thường băn kho khoăn liệu gói miễn phí của Notion có thực sự đủ dùng hay họ cần phải nâng cấp lên các gói trả phí. Nếu bạn là một cá nhân hay một nhóm nhỏ, câu trả lời có thể khiến bạn bất ngờ: bạn hoàn toàn có thể không cần đến gói Notion trả phí. Miễn là bạn nắm rõ các giới hạn và biết cách tận dụng tối đa gói miễn phí, đây có thể là tất cả những gì bạn cần.
1. Không Giới Hạn Trang và Khối Cho Cá Nhân
Đối với người dùng cá nhân, phiên bản miễn phí của Notion cho phép bạn tạo không giới hạn số lượng trang và khối (block). Các khối bao gồm văn bản, tiêu đề, hộp kiểm, dấu đầu dòng và nhiều loại nội dung khác. Do đó, bạn không cần lo lắng về việc sẽ chạm ngưỡng giới hạn khi sử dụng Notion cho các ghi chú cá nhân, quản lý dự án nhỏ hay nhật ký công việc.
Khối được đồng bộ hóa trong Notion, minh họa khả năng tạo trang và khối không giới hạn của gói miễn phí.
Giới hạn duy nhất của gói miễn phí liên quan đến khối là khi bạn tạo một không gian làm việc nhóm (team workspace), nơi chỉ được phép sử dụng tối đa 1.000 khối. Tuy nhiên, nếu cần nhiều hơn, bạn vẫn có thể linh hoạt bằng cách tạo nhiều không gian làm việc nhóm khác nhau để vượt qua giới hạn này.
2. Dung Lượng Lưu Trữ Không Giới Hạn
Gói Notion miễn phí cho phép bạn tải lên số lượng tệp không giới hạn. Tuy nhiên, có một hạn chế là mỗi lần tải lên chỉ được phép tối đa 5 MB, trong khi các gói trả phí không có giới hạn này. Dù vậy, hạn chế này không quá nghiêm ngặt như bạn nghĩ, đặc biệt nếu bạn là người dùng thông thường và không thường xuyên tải lên các tệp quá lớn.
Hơn nữa, bạn luôn có những cách để vượt qua giới hạn này. Ví dụ, các tệp lớn có thể được nén lại hoặc tải lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hay OneDrive, sau đó nhúng trực tiếp vào Notion. Điều này giúp bạn quản lý các tệp lớn một cách hiệu quả mà không cần nâng cấp gói.
3. Lịch Sử Trang 7 Ngày Đầy Đủ
Gói Notion miễn phí cung cấp tính năng lịch sử trang trong bảy ngày, cho phép bạn xem lại và khôi phục các phiên bản trước của trang trong vòng một tuần. Trong khi đó, các gói Plus và Business mở rộng thời gian này lên 30 và 90 ngày tương ứng. Tuy nhiên, đối với hầu hết người dùng, thời gian 7 ngày thường là đủ.
Giao diện hiển thị lịch sử phiên bản trang trong Notion, cho phép xem và khôi phục các thay đổi trong 7 ngày đối với gói miễn phí.
Ví dụ, nếu bạn đang chỉnh sửa nội dung, khả năng cao bạn sẽ hoàn thành việc đó và muốn khôi phục lại phiên bản cũ trong vòng vài ngày. Khi đó, tính năng lịch sử 7 ngày sẽ phát huy tác dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng vượt qua giới hạn này bằng cách xuất các trang của mình bất cứ khi nào bạn thực hiện những thay đổi quan trọng. Bằng cách này, bạn sẽ luôn có một bản sao lưu, giúp xây dựng kho lưu trữ lâu dài cho các trang của mình, vượt xa giới hạn 7, 30 hay 90 ngày.
Hướng dẫn cách xuất trang trong Notion, một phương pháp để tạo bản sao lưu và lưu trữ lịch sử trang vượt quá giới hạn 7 ngày của gói miễn phí.
4. Tích Hợp Dễ Dàng Với Các Ứng Dụng Yêu Thích
Ngay cả khi sử dụng gói miễn phí, bạn vẫn có thể tích hợp Notion với nhiều ứng dụng phổ biến khác như Slack, Asana, Jira và Figma. Hạn chế lớn nhất của gói miễn phí trong khía cạnh này là khả năng tạo tự động hóa cơ sở dữ liệu. Bạn chỉ có thể thực hiện tự động hóa này với Slack miễn phí, còn để tạo các tự động hóa tùy chỉnh cho nhiều kịch bản khác, bạn sẽ cần nâng cấp gói.
Giao diện tạo tự động hóa thông báo Slack trong Notion, minh họa khả năng tích hợp miễn phí cho các tác vụ cơ bản.
Tuy nhiên, nếu tất cả những gì bạn cần là tích hợp cơ bản với các ứng dụng bạn đang sử dụng và tự động hóa với Slack – một ứng dụng được nhiều nhóm sử dụng – thì gói miễn phí của Notion đã đáp ứng đủ nhu cầu của bạn.
5. Kho Mẫu (Templates) Miễn Phí Phong Phú
Dù bạn đang sử dụng gói Notion miễn phí hay trả phí, bạn vẫn có quyền truy cập vào cùng một kho mẫu phong phú. Không có các mẫu “premium” độc quyền chỉ dành cho thành viên trả phí.
Giao diện chợ mẫu (Template Marketplace) của Notion, hiển thị sự đa dạng của các mẫu miễn phí có sẵn cho mọi người dùng.
Vấn đề duy nhất bạn có thể gặp phải là các mẫu có tích hợp tự động hóa cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Mặc dù các mẫu này vẫn sẽ chạy trên gói miễn phí, bạn sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng trừ khi bạn nâng cấp lên gói trả phí. Nhưng nếu mẫu đó đã đáp ứng chính xác nhu cầu của bạn mà không cần chỉnh sửa, điều này không thành vấn đề đối với người dùng thông thường.
6. Mời Tối Đa 10 Khách Cộng Tác
Với gói miễn phí, Notion cho phép bạn thêm tối đa 10 khách – những người cộng tác tạm thời không thuộc tổ chức của bạn – vào không gian làm việc của mình. Trong khi đó, các gói trả phí cho phép thêm 100 khách trở lên. Trừ khi bạn đang xây dựng một đội ngũ rất lớn, 10 khách thường là đủ cho hầu hết các trường hợp.
Giao diện mời thành viên hoặc khách vào không gian làm việc Notion, thể hiện khả năng cộng tác lên đến 10 khách với gói miễn phí.
Hơn nữa, bạn luôn có thể xóa những khách không hoạt động hoặc tạo nhiều không gian làm việc khác để thêm được nhiều người hơn. Notion đủ linh hoạt để cho phép bạn cấu trúc các không gian cộng tác theo cách phù hợp với nhu cầu khi bạn đạt đến giới hạn.
Khi quyết định có nên sử dụng gói Notion miễn phí hay trả phí, điều quan trọng nhất là đánh giá nhu cầu thực tế của bạn. Nếu bạn là người mới sử dụng Notion, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với gói miễn phí trong khoảng một tháng để xem liệu nó có đủ đáp ứng quy trình làm việc của bạn hay không. Nếu bạn liên tục gặp phải các giới hạn gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, khi đó hãy cân nhắc nâng cấp lên gói trả phí để trải nghiệm trọn vẹn sức mạnh của Notion.
