Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc quản lý thông tin, công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả trở thành yếu tố then chốt để đạt được năng suất tối đa. Notion nổi lên như một công cụ đa năng, cho phép người dùng tùy biến không giới hạn để sắp xếp mọi khía cạnh. Tuy nhiên, để thực sự tận dụng hết sức mạnh của nền tảng này, việc hiểu rõ các chiến lược và mẹo sử dụng là vô cùng quan trọng. Bài viết này, dựa trên kinh nghiệm thực tế của một chuyên gia, sẽ chia sẻ 5 cách tối ưu Notion hiệu quả, giúp bạn kiểm soát mọi thứ từ dự án công việc phức tạp đến các kế hoạch cá nhân đơn giản, qua đó nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống.
1. Tận Dụng Các Trang Riêng Biệt để Sắp Xếp Mọi Thứ
Nguyên tắc cốt lõi đầu tiên để tổ chức mọi thứ trong Notion là phân chia các mục thành các trang riêng biệt. Tôi thường có các trang độc lập cho công việc và cuộc sống cá nhân, sau đó lồng ghép các trang con bên trong để phân loại các tác vụ cụ thể hơn.
Chẳng hạn, tôi có một trang riêng biệt dành cho việc lập kế hoạch tài chính, bao gồm các trang con chuyên dụng để theo dõi thu nhập, chi tiêu, các khoản mua sắm lớn, tiết kiệm và đầu tư. Nguyên tắc này cũng được áp dụng cho công việc. Với vai trò là một nhà báo, nhà văn và lập trình viên, tôi thường xử lý nhiều đầu việc cùng lúc. Việc có các trang riêng biệt cho phép tôi theo dõi các loại công việc khác nhau một cách độc lập.
Cách tổ chức Notion với nhiều trang riêng biệt để quản lý công việc và cuộc sống hiệu quả
Trong các tình huống lặp lại như lập ngân sách hàng tháng, cấu trúc phân chia trang này trở thành một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì phải dò tìm qua các bản sao kê ngân hàng, email, tin nhắn hoặc bảng tính dùng để theo dõi các khoản tiền lớn, tôi có thể sắp xếp mọi thứ một cách gọn gàng trong các trang Notion. Mặc dù bạn không nhất thiết phải làm theo cách này – Notion hoàn toàn có khả năng theo dõi nhiều loại thông tin trên một trang duy nhất – nhưng việc có cấu trúc phân cấp trang lồng ghép giúp tôi tìm thấy chính xác những gì mình đang tìm kiếm mà không cần phải cuộn qua hàng loạt thông tin không liên quan.
2. Sử Dụng Checklists cho Các Danh Sách Công Việc Nhanh Chóng
Khối (block) “To-do list” trong Notion cho phép bạn tạo các danh sách kiểm tra có thể đánh dấu hoàn thành (toggleable checkboxes) để ghi chú các tác vụ một cách nhanh chóng. Một danh sách công việc thường là bước đầu tiên bất cứ khi nào tôi cần bắt đầu theo dõi điều gì đó mới hoặc đưa thông tin vào Notion.
Các hộp kiểm của Notion được xử lý tương tự như các danh sách gạch đầu dòng (bulleted lists), cho phép bạn tạo các hộp kiểm lồng ghép (hoặc các gạch đầu dòng) trong mỗi mục. Bằng cách tiếp cận này, tôi có thể xác định rõ ràng các tác vụ của mình cùng với mọi yêu cầu, các bước hoặc các tác vụ con bên trong chúng một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc, nghĩa là nếu sử dụng khối này đúng cách, bạn có thể thay thế ứng dụng ghi chú công việc (to-do app) bằng Notion.
Phần lớn các trang Notion của tôi đều có ít nhất một danh sách kiểm tra nào đó. Ngoài việc theo dõi các mục công việc hàng ngày, tôi sử dụng các danh sách kiểm tra này cho mọi thứ, từ việc đi chợ, theo dõi danh sách sách cần đọc, cho đến theo dõi tiến độ thiết lập văn phòng mới.
Điểm hạn chế duy nhất khi so sánh với một ứng dụng to-do list chuyên dụng là bạn sẽ mất khả năng ghim một tiện ích (widget) chứa danh sách tác vụ lên màn hình chính điện thoại. Notion có các tiện ích Android, và tiện ích trang sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập trang chứa danh sách của mình. Tuy nhiên, các ứng dụng như Microsoft To-Do cung cấp tiện ích cho phép bạn đánh dấu hoàn thành hoặc thêm tác vụ mới ngay từ màn hình chính, mang lại trải nghiệm liền mạch hơn.
3. Tận Dụng Cơ Sở Dữ Liệu (Databases) cho Quản Lý Công Việc & Dự Án
Tôi sử dụng các cơ sở dữ liệu (databases) trong Notion để theo dõi gần như mọi thứ. Chúng cho phép bạn tạo các thuộc tính riêng lẻ, sử dụng công thức và hỗ trợ các tính năng tự động hóa để đơn giản hóa công việc. Cơ sở dữ liệu Notion cũng có thể được đồng bộ hóa với các ứng dụng bên thứ ba như Asana, Jira hoặc GitHub, giúp việc theo dõi tác vụ dễ dàng hơn trên các nền tảng khác nhau.
Mỗi mục riêng lẻ trong một cơ sở dữ liệu Notion thực chất là một trang, nghĩa là bạn có thể tổ chức vô số thông tin trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh cho cơ sở dữ liệu của mình với các bộ lọc và sắp xếp cụ thể để dễ dàng phân loại nội dung. Và nếu bạn muốn kết nối dữ liệu giữa các bảng, thuộc tính “relation” của Notion cũng sẽ giúp bạn làm điều đó. Các cơ sở dữ liệu lớn với nhiều mục hoặc có nhiều cơ sở dữ liệu trên một trang có thể gây khó khăn khi điều hướng, vì vậy việc thiết lập các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan mà có thể bạn không thể nhìn thấy ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Ví dụ theo dõi chi phí trong cơ sở dữ liệu Notion, thể hiện khả năng quản lý tài chính hiệu quả
Khi thiết lập một cơ sở dữ liệu, bạn có tùy chọn thêm các thuộc tính cơ sở dữ liệu khác nhau vào các cột. Có 21 thuộc tính khác nhau có sẵn cho cơ sở dữ liệu, bao gồm mọi thứ từ văn bản và số đơn giản đến công thức và nút chạy các tính năng tự động hóa cụ thể chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể tải lên tệp và hình ảnh vào cơ sở dữ liệu của mình để lưu trữ dễ dàng.
Hệ thống theo dõi của tôi tự động kéo các tác vụ liên quan từ Asana ngay khi chúng được giao cho tôi. Sau khi nhập, tôi sử dụng các trang riêng lẻ để chứa nghiên cứu hoặc ghi chú cụ thể cho từng bài viết và các thuộc tính theo dõi riêng của mình để chia nhỏ các tác vụ phức tạp thành các phân đoạn nhỏ hơn.
Nếu bạn có nhiều cơ sở dữ liệu theo dõi tác vụ trong các trang khác nhau, bạn có thể chuyển đổi các trình theo dõi tác vụ này thành một cơ sở dữ liệu tác vụ thống nhất. Tất cả các tác vụ được giao cho bạn sau đó sẽ hiển thị trong phần My tasks trên trang chủ Notion của bạn. Hãy nhớ rằng các cơ sở dữ liệu tác vụ phải có các thuộc tính Status (Trạng thái), Assignee (Người được giao) và Due date (Ngày đến hạn), vì vậy hãy đảm bảo thêm chúng nếu bạn chưa làm.
Để sử dụng cơ sở dữ liệu Notion một cách đầy đủ nhất, bạn cần nâng cấp lên gói đăng ký Notion Plus trở lên, nhưng các tính năng bổ sung này hoàn toàn xứng đáng với chi phí bỏ ra. Với tất cả thời gian mà ứng dụng này tiết kiệm cho tôi, chi phí đăng ký Notion của tôi thực sự đã được đền đáp mỗi tháng.
4. Sử Dụng Màu Sắc Văn Bản để Đánh Dấu Trạng Thái Công Việc
Notion cung cấp một số tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, cũng như màu nền và màu chữ. Nếu bạn cần nghĩ ra một hệ thống theo dõi nhanh chóng, tôi đề xuất sử dụng màu sắc để chỉ trạng thái công việc.
Một trong những hệ thống quản lý tác vụ trước đây của tôi đã sử dụng màu sắc văn bản để theo dõi các ý tưởng. Sau khi tôi có một danh sách công việc sẵn sàng với các ý tưởng tiềm năng, tôi đã tô màu văn bản bằng các màu sắc khác nhau để chỉ ra tiến độ của mỗi ý tưởng.
Tùy chọn màu văn bản và nền trong Notion giúp đánh dấu trạng thái và phân loại công việc trực quan
Các tác vụ màu vàng cho biết biên tập viên đang xem xét, các tác vụ màu xanh lá cây cho thấy chúng đã được chấp thuận, và các tác vụ màu đỏ có nghĩa là chúng bị từ chối. Sau khi hoàn thành việc viết một bài báo, tôi có thể đơn giản đánh dấu vào hộp kiểm và chuyển sang tác vụ tiếp theo.
Hệ thống này không chi tiết bằng hệ thống quản lý bài viết hiện tại của tôi, được xây dựng bằng cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn được giao một dự án mới và không có thời gian để quyết định cách xây dựng một hệ thống theo dõi có tổ chức tốt, văn bản có màu trong danh sách công việc có thể tạo ra điều kỳ diệu.
5. Tích Hợp Google Calendar và Google Sheets để Nâng Cao Hiệu Suất
Dù Notion là một công cụ đa năng đến đâu, nó cũng không thể làm mọi thứ. Đây là lúc các tích hợp bên thứ ba phát huy tác dụng. Nhiều tích hợp Notion giúp nâng cao năng suất, và bạn luôn có thể nhúng nội dung web trong trường hợp một dịch vụ cụ thể không được hỗ trợ.
Tôi thực sự thích cơ sở dữ liệu của Notion, nhưng các công thức Notion không hoạt động theo cách mà các công thức Excel hoặc Google Sheets làm. Trong những trường hợp như vậy, tôi tạo một bảng tính Google Sheets và nhập nó vào trang Notion liên quan.
Bạn chỉ cần sao chép liên kết chia sẻ từ Google Sheets và nhúng nó vào Notion bằng cách sử dụng khối Embed (Nhúng). Bạn sẽ có một bảng tính đầy đủ chức năng ngay trong trang Notion của mình với cùng chức năng như trên ứng dụng web Google Sheets.
Nhúng bảng tính Google Sheets vào Notion, mở rộng khả năng tính toán và quản lý dữ liệu chuyên sâu
Điều tương tự cũng áp dụng cho Google Calendar. Là một người dùng Android lâu năm, tôi đã gắn bó sâu sắc với hệ sinh thái Google, vì vậy việc chuyển sang lịch của Notion không thực sự khả thi đối với tôi. Với chức năng nhúng, tôi có thể thêm lịch của mình vào bất kỳ trang Notion nào và nó sẽ hiển thị bất kỳ cuộc hẹn hoặc sự kiện mới nào mà tôi thêm từ ứng dụng lịch trên điện thoại của mình.
Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt khi xem xét mức độ đơn giản để thiết lập nó. Bạn sẽ phải dành một chút thời gian để tìm hiểu tất cả các tính năng và các khối khác nhau, nhưng một khi đã thành thạo, bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ từ nhiệm vụ công việc quan trọng cho đến những buổi hẹn hò mà bạn đôi khi quên mất.
