Notion, một trong những ứng dụng năng suất được ưa chuộng hàng đầu hiện nay, nổi bật với khả năng linh hoạt và dễ sử dụng. Tuy nhiên, dù được đánh giá cao và tích hợp vào nhiều quy trình làm việc, Notion không phải là giải pháp hoàn hảo cho mọi nhu cầu. Đặc biệt, khi đi sâu vào các tác vụ liên quan đến quản lý và theo dõi dữ liệu phức tạp, Microsoft Excel (hoặc Google Sheets) lại chứng tỏ sự vượt trội đáng kể. Vậy, khi nào thì Notion là lựa chọn tối ưu, và khi nào Excel mới thực sự tỏa sáng? Bài viết này sẽ đi sâu phân tích dựa trên kinh nghiệm thực tế, giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho việc quản lý công việc và dữ liệu của mình.
Lý Do Notion Chưa Phù Hợp Hoàn Toàn Với Nhu Cầu Theo Dõi Dữ Liệu Chuyên Sâu
Notion, xét về tổng thể, không phải là một công cụ tồi. Ngược lại, nó thực sự ấn tượng với những gì mình có thể làm, từ việc ghi chú nhanh, quản lý dự án cho đến xây dựng cơ sở kiến thức cá nhân. Tuy nhiên, cách Notion xử lý dữ liệu, đặc biệt là trong các bảng (databases), vẫn chưa đạt được sự linh hoạt như các công cụ bảng tính chuyên dụng như Microsoft Excel hay Google Sheets.
Hạn Chế Về Công Thức Và Khả Năng Tham Chiếu Ô
Mặc dù Notion cho phép sử dụng công thức trong cơ sở dữ liệu, khả năng này bị giới hạn đáng kể so với Excel. Trong Notion, các công thức thường chỉ hoạt động trên toàn bộ một cột, nghĩa là bạn không có sự tự do để chọn dữ liệu từ bất kỳ ô hoặc phạm vi ô nào một cách tùy ý. Điều này tạo ra một vấn đề đáng kể khi cần theo dõi các mục riêng lẻ hoặc áp dụng các logic tính toán khác nhau cho từng hàng.
Giao diện Notion hiển thị nhiều trang, minh họa cách tổ chức dữ liệu dạng khối.
Một ví dụ điển hình là việc theo dõi tiến độ công việc hoặc thu nhập với các mức chi trả khác nhau. Giả sử người dùng muốn sử dụng Notion để theo dõi các bài viết đã hoàn thành, mỗi bài có một mức phí riêng. Việc tạo một thuộc tính (property) công thức trong một cột để tính tổng thu nhập lại trở nên bất khả thi, vì tất cả các giá trị trong cột đó sẽ sử dụng cùng một công thức, dẫn đến kết quả không chính xác.
Ví dụ về một cơ sở dữ liệu thử nghiệm trong Notion minh họa hạn chế của công thức theo cột.
Trong tình huống này, người dùng cần sự linh hoạt cao hơn trong việc tham chiếu các ô và giá trị khác nhau trong công thức. Cơ sở dữ liệu Notion, với cách hoạt động của công thức bị ràng buộc theo cột, khó có thể đáp ứng yêu cầu này. Để làm được điều tương tự, có thể cần các phương pháp phức tạp như sử dụng ID duy nhất cho mỗi hàng và điều chỉnh công thức dựa trên đó, nhưng điều này tiêu tốn nhiều thời gian và công sức hơn đáng kể so với việc viết công thức trong Excel. Sự hạn chế này khiến Notion trở nên kém hiệu quả đối với các tác vụ theo dõi đòi hỏi tính toán phức tạp hoặc tham chiếu dữ liệu chéo.
Excel – Giải Pháp Tối Ưu Cho Việc Theo Dõi Dữ Liệu Chính Xác
So với Notion, Excel (hoặc Google Sheets) mang lại sự tự do và linh hoạt vượt trội khi làm việc với từng ô dữ liệu. Khả năng tham chiếu chéo giữa các ô, bảng, hoặc thậm chí các trang tính khác nhau chỉ bằng cách gõ địa chỉ ô là một lợi thế cực lớn.
Sức Mạnh Vượt Trội Của Công Thức Excel
Công thức trong Excel mạnh mẽ và đa năng hơn rất nhiều so với Notion, đặc biệt đối với các trường hợp sử dụng đòi hỏi sự tùy chỉnh cao. Người dùng có thể dễ dàng tính tổng các giá trị từ hai bảng khác nhau hoặc tham chiếu dữ liệu từ một trang tính hoàn toàn riêng biệt mà không gặp trở ngại nào. Chỉ cần biết vị trí ô cần tham chiếu, mọi thứ đều có thể thực hiện được.
Điều đáng chú ý là người dùng không cần phải là một chuyên gia Excel để tạo ra các công thức hiệu quả. Với sự hỗ trợ của các công cụ AI hiện đại như ChatGPT, Gemini, hay thậm chí Microsoft Copilot tích hợp sẵn, bạn chỉ cần mô tả vấn đề cần giải quyết và AI sẽ cung cấp một công thức sẵn sàng để sử dụng ngay lập tức.
Đối với việc theo dõi số liệu, Excel là lựa chọn không thể tốt hơn. Ngay cả khi dữ liệu không phải là số, bạn vẫn có thể sử dụng các quy tắc xác thực dữ liệu để tạo danh sách thả xuống với các mốc dễ theo dõi (ví dụ: “đang thực hiện”, “đã hoàn thành”), sau đó chuyển đổi các giá trị này thành số trong công thức.
Quay lại ví dụ theo dõi bài viết, người dùng có thể tạo một bảng tính Excel để tính toán chính xác thu nhập dựa trên số lượng bài viết của từng loại, có tính đến các khoản thưởng hiệu suất, chuyển đổi tiền tệ, phí và cắt giảm thuế. Tất cả những gì cần làm là cập nhật số lượng bài viết vào ô tương ứng, và mọi tính toán khác sẽ tự động diễn ra.
Dễ Tiếp Cận Hơn Với Người Dùng Phổ Thông
Mặc dù một số người dùng Notion chuyên sâu có thể tìm ra các giải pháp phức tạp để khắc phục những hạn chế này, nhưng đối với đa số người dùng phổ thông, việc thực hiện những tác vụ tương tự trong Notion đòi hỏi một lượng lớn công sức và thời gian học hỏi, vốn có thể được dành cho công việc chính. Excel, trong bối cảnh này, cung cấp một giao diện trực quan hơn và dễ tiếp cận hơn cho các tác vụ theo dõi số liệu, giúp người dùng tập trung vào hiệu suất công việc thay vì loay hoay với công cụ.
Ứng Dụng Năng Suất Lý Tưởng: Sự Kết Hợp Hoàn Hảo Giữa Notion Và Excel
Mỗi công cụ đều có thế mạnh riêng. Excel mang lại sự linh hoạt tối đa với bảng tính và các ô dữ liệu, lý tưởng cho việc theo dõi số liệu và tính toán phức tạp. Notion, mặt khác, lại vượt trội trong việc quản lý mọi thứ khác: từ ghi chú, khối văn bản, hình ảnh, tài liệu đa phương tiện cho đến danh sách việc cần làm. Vì vậy, ứng dụng năng suất tốt nhất không phải là một trong hai, mà là sự kết hợp hoàn hảo giữa cả hai thế mạnh này.
Trong thực tế, người dùng có thể phải duy trì công việc theo dõi dữ liệu chuyên sâu trên Excel và sau đó liên kết hoặc nhúng chúng vào Notion để có một cái nhìn tổng thể. Đây là một cách tiếp cận hiệu quả nhưng đôi khi cũng đầy thách thức. Mục tiêu lý tưởng sẽ là một ứng dụng năng suất duy nhất có thể theo dõi mọi thứ một cách dễ dàng, đồng thời cung cấp sự linh hoạt để thêm tất cả các loại tệp và phương tiện vào cùng một trang.
Notion và Microsoft Excel cùng mở trên màn hình máy tính Windows 11, biểu trưng cho sự kết hợp quản lý công việc hiệu quả.
Cho đến khi một giải pháp tổng thể như vậy xuất hiện, việc phân chia công việc theo dõi giữa Excel và Notion vẫn là phương pháp tối ưu. Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, giúp người dùng tập hợp mọi thông tin quan trọng trong cuộc sống cá nhân và công việc vào một nơi duy nhất, từ hình ảnh tham khảo đến danh sách công việc. Còn Excel, với khả năng làm việc với dữ liệu tự do, cung cấp một mức độ linh hoạt mà các cơ sở dữ liệu của Notion vẫn chưa thể sánh kịp.
Kết Luận
Notion và Excel đều là những công cụ năng suất tuyệt vời, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Notion nổi bật trong việc quản lý thông tin đa dạng, ghi chú và tổ chức kiến thức tổng thể. Ngược lại, Excel (hoặc Google Sheets) là lựa chọn vượt trội khi bạn cần theo dõi dữ liệu chi tiết, thực hiện các phép tính phức tạp và tự động hóa quy trình quản lý số liệu. Lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Nếu bạn ưu tiên khả năng tính toán và phân tích dữ liệu chuyên sâu, Excel sẽ là người bạn đồng hành đắc lực. Nếu bạn tìm kiếm một không gian làm việc linh hoạt để tổng hợp mọi loại thông tin, Notion sẽ là lựa chọn phù hợp.
Bạn đã từng sử dụng Notion và Excel để quản lý công việc và dữ liệu của mình chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm và cách bạn kết hợp chúng để đạt hiệu quả tối đa trong phần bình luận bên dưới, hoặc khám phá thêm các bài viết chuyên sâu về công cụ năng suất trên Thuthuatmienphi.net để tìm giải pháp tối ưu cho mình!
