Trong thế giới công việc hiện đại, Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai làm việc với dữ liệu. Tuy nhiên, việc tối ưu hóa cách bạn tương tác với bảng tính mới thực sự tạo nên sự khác biệt về năng suất. Là một chuyên gia biên tập công nghệ tại thuthuatmienphi.net, tôi đã nhận thấy rằng việc dần dần tích lũy và áp dụng các phím tắt Excel vào quy trình làm việc hàng ngày đã giúp tôi xử lý bảng tính một cách hiệu quả hơn đáng kể. Một khi bạn đã quen thuộc với những tổ hợp phím này, bạn sẽ khó lòng quay lại cách làm việc thủ công truyền thống.
Bài viết này sẽ giới thiệu hơn 20 phím tắt Excel thiết yếu, được phân loại rõ ràng để bạn dễ dàng học hỏi và áp dụng. Từ việc di chuyển nhanh chóng, chọn dữ liệu, định dạng chuyên nghiệp đến xử lý công thức và quản lý thông tin, những phím tắt này sẽ biến bạn thành một bậc thầy Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và nâng cao hiệu quả công việc lên một tầm cao mới. Hãy cùng khám phá những phím tắt quyền năng này để tối ưu hóa trải nghiệm Excel của bạn!
6 Phím Tắt Điều Hướng (Navigation Shortcuts)
Giúp Di Chuyển Nhanh Chóng Trong Bảng Tính
Việc di chuyển qua lại trong các bảng tính Excel lớn từng là một công việc tẻ nhạt, cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt điều hướng. Thay vì cuộn chuột không ngừng hoặc nhấp qua hàng trăm hàng, bạn có thể nhảy đến chính xác vị trí mình cần chỉ bằng vài phím bấm.
Các phím mũi tên là cần thiết cho việc điều hướng cơ bản, nhưng đôi khi chúng có thể không hoạt động đúng cách trong Excel. Nếu bạn gặp phải vấn đề này, có những cách để khắc phục lỗi phím mũi tên không hoạt động trong Excel có thể giúp bạn nhanh chóng trở lại làm việc.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Nhảy đến ô đầu tiên của bảng tính (A1) | Ctrl + Home |
| Nhảy đến ô cuối cùng có dữ liệu | Ctrl + End |
| Di chuyển đến cạnh dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Phím Mũi Tên |
| Đi đến một ô hoặc vùng cụ thể | Ctrl + G hoặc F5 |
| Di chuyển đến đầu hàng hiện tại | Home |
| Chuyển đổi giữa các bảng tính (sheet) | Ctrl + Page Up/Down |
| Nhảy lên đầu cột hiện tại | Ctrl + Mũi Tên Lên |
| Nhảy xuống cuối cột hiện tại | Ctrl + Mũi Tên Xuống |
Những phím tắt này cực kỳ tiện lợi khi làm việc với các tập dữ liệu trải dài hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng. Cùng với việc sử dụng các phím tắt điều hướng, bạn có thể theo dõi các điểm dữ liệu chính bằng cửa sổ Watch Window của Excel trong khi điều hướng giữa các phần khác nhau của bảng tính.
Phím tắt Ctrl + End xứng đáng được nhắc đến đặc biệt vì nó ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu, rất hoàn hảo để nhanh chóng đánh giá kích thước của tập dữ liệu của bạn.
Nếu Ctrl + End đưa bạn đi xa hơn dự kiến, có thể bạn có định dạng ẩn trong các ô trống. Hãy xóa định dạng trong những vùng đó để khắc phục hành vi này.
5 Phím Tắt Chọn Dữ Liệu (Data Selection Shortcuts)
Tăng Tốc Độ Chọn Vùng Dữ Liệu
Việc chọn các vùng dữ liệu thủ công có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt khi xử lý các tập dữ liệu lớn. Các phím tắt chọn này loại bỏ nhu cầu phải kéo chuột qua hàng trăm ô.
Phím Shift trở thành người bạn thân nhất của bạn để mở rộng vùng chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, và bạn sẽ chọn mọi thứ giữa điểm bắt đầu và đích đến của mình.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn toàn bộ hàng | Shift + Space |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl + Space |
| Chọn toàn bộ bảng tính | Ctrl + A |
| Chọn đến cuối dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Shift + Phím Mũi Tên |
| Mở rộng vùng chọn của một ô | Shift + Phím Mũi Tên |
| Chọn từ ô hiện tại đến đầu bảng tính | Ctrl + Shift + Home |
| Chọn từ ô hiện tại đến cuối bảng tính | Ctrl + Shift + End |
Những phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần sử dụng hàm CHOOSE của Excel để chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí hoặc áp dụng định dạng cho các vùng cụ thể.
Khi chọn nhiều vùng không liền kề, hãy giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào từng vùng bổ sung. Kỹ thuật này hoạt động với cả nhấp chuột và phím tắt.
4 Phím Tắt Định Dạng (Formatting Shortcuts)
Biến Bảng Tính Trở Nên Chuyên Nghiệp Hơn
Các bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được nhìn nhận. Việc học các phím tắt định dạng văn bản cơ bản rất đáng giá để nhấn mạnh dữ liệu quan trọng, vì các tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn thuần thành một cái gì đó trông chuyên nghiệp và được thiết kế bài bản.
Hướng dẫn áp dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) trong Excel để làm nổi bật dữ liệu quan trọng và nâng cao thẩm mỹ bảng tính.
Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện công việc của mình mà không cần phải tìm kiếm trong các menu ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng định dạng in đậm | Ctrl + B |
| Áp dụng định dạng in nghiêng | Ctrl + I |
| Áp dụng định dạng gạch chân | Ctrl + U |
| Định dạng tiền tệ | Ctrl + Shift + $ (Dollar) |
| Định dạng phần trăm | Ctrl + Shift + % (Percent) |
| Thêm đường viền quanh vùng chọn | Ctrl + Shift + & (Ampersand) |
| Xóa đường viền | Ctrl + Shift + _ (Underscore) |
| Mở hộp thoại Format Cells | Ctrl + 1 |
| Tăng kích thước phông chữ | Ctrl + Shift + > (Greater than) |
| Giảm kích thước phông chữ | Ctrl + Shift + < (Less than) |
| Sao chép định dạng | Alt + Ctrl + C |
| Dán định dạng | Alt + Ctrl + V |
Hộp thoại Format Cells (Ctrl + 1) là một phím tắt mạnh mẽ, vì nó cho phép bạn truy cập mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này tiết kiệm vô số lần nhấp khi bạn cần kiểm soát chính xác định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô.
Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nhanh chóng cho các ô khác. Bằng cách này, bạn có thể duy trì tính nhất quán trên toàn bảng tính mà không cần phải điều chỉnh thủ công từng ô.
3 Phím Tắt Công Thức (Formula Shortcuts)
Thực Hiện Công Việc Nhanh Chóng Hơn Với Công Thức
Hiểu công thức Excel là gì chỉ là bước khởi đầu—biết cách làm việc với chúng một cách hiệu quả mới là nơi đạt được năng suất thực sự.
Minh họa công thức tính tổng cơ bản trong một bảng tính Excel, thể hiện cách nhập và sử dụng công thức để xử lý dữ liệu tự động.
Làm việc với công thức trở nên nhanh hơn nhiều khi bạn biết các tổ hợp phím phù hợp. Những phím tắt này loại bỏ quá trình tẻ nhạt phải nhấp qua các menu hoặc gõ thủ công các hàm lặp đi lặp lại.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chèn công thức AutoSum (tự động tính tổng) | Alt + = (Equals) |
| Chỉnh sửa công thức ô đang hoạt động | F2 |
| Chuyển đổi tham chiếu tương đối/tuyệt đối | F4 |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; (Semicolon) |
| Chèn thời gian hiện tại | Ctrl + Shift + ; (Semicolon) |
| Tính toán tất cả các bảng tính | F9 |
| Hiện/ẩn tất cả công thức | Ctrl + ` ` (Grave accent) |
| Điền công thức xuống | Ctrl + D |
| Điền công thức sang phải | Ctrl + R |
| Hủy nhập công thức | Esc |
Phím F4 rất hữu ích khi xây dựng công thức; nó luân chuyển qua các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần gõ thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp cần tham chiếu hỗn hợp.
Nếu bạn nhấn Ctrl + ` (dấu huyền), nó sẽ chuyển sang chế độ hiển thị công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn lại tổ hợp phím này để trở lại chế độ xem bình thường.
2 Phím Tắt Quản Lý Dữ Liệu (Data Management Shortcuts)
Giúp Thông Tin Luôn Được Sắp Xếp Gọn Gàng
Quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải giữ cho dữ liệu của mình được tổ chức và cấu trúc tốt. Cho dù bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, những phím tắt này sẽ giúp bạn duy trì cấu trúc một cách hiệu quả.
Các phím tắt quản lý này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần phải liên tục chuyển đổi giữa các tab ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng AutoFilter cho vùng chọn | Ctrl + Shift + L |
| Mở hộp thoại Find & Replace (Tìm kiếm & Thay thế) | Ctrl + H |
| Chèn một hàng mới phía trên hàng hiện tại | Ctrl + Shift + + (Plus) |
| Chèn một cột mới sang trái | Ctrl + Shift + + (Plus) |
| Xóa các hàng đã chọn | Ctrl + - (Minus) |
| Xóa các cột đã chọn | Ctrl + - (Minus) |
| Gom nhóm các hàng/cột đã chọn | Alt + Shift + Mũi Tên Phải |
| Bỏ nhóm các hàng/cột | Alt + Shift + Mũi Tên Trái |
| Ẩn các hàng đã chọn | Ctrl + 9 |
| Ẩn các cột đã chọn | Ctrl + 0 |
| Hiện các hàng bị ẩn | Ctrl + Shift + 9 |
| Hiện các cột bị ẩn | Ctrl + Shift + 0 |
Phím tắt AutoFilter Ctrl + Shift + L ngay lập tức thêm các mũi tên thả xuống vào tiêu đề của bạn, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp nó với Find & Replace Ctrl + H để nhanh chóng làm sạch và tổ chức các tập dữ liệu lộn xộn.
Khi chèn hoặc xóa hàng và cột, hãy đảm bảo bạn đã chọn toàn bộ hàng hoặc cột trước, vì việc chọn một phần có thể làm gián đoạn cấu trúc dữ liệu của bạn.
1 Phím Tắt Tiết Kiệm Thời Gian (Time-Saving Shortcuts)
Giải Quyết Các Công Việc Tẻ Nhạt Hàng Ngày
Những phím tắt này giải quyết các tác vụ nhàm chán mà thường tiêu tốn thời gian của bạn mà không mang lại nhiều giá trị. Mặc dù chúng có vẻ cơ bản, nhưng việc thành thạo các thao tác hàng ngày này giúp công việc với Excel trở nên dễ dàng hơn.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép vùng chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Cắt vùng chọn | Ctrl + X |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động cuối cùng | Ctrl + Y |
| Lưu bảng tính | Ctrl + S |
| Mở bảng tính mới | Ctrl + N |
| Mở tệp hiện có | Ctrl + O |
| Đóng bảng tính hiện tại | Ctrl + W |
| In | Ctrl + P |
| Tìm văn bản hoặc giá trị | Ctrl + F |
Phím tắt hoàn tác có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với làm lại, bạn có thể thoải mái thử nghiệm, biết rằng bạn luôn có thể quay lại.
Tôi khuyên bạn nên tập thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên trong khi làm việc. Đúng là các tính năng tự động lưu giúp ích, nhưng việc lưu thủ công đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất công việc quan trọng trong các trường hợp gặp sự cố bất ngờ hoặc mất điện.
Những phím tắt này thực sự thay đổi cách bạn làm việc với Excel một khi chúng trở thành bản năng thứ hai. Tôi đã bắt đầu với một vài phím tắt yêu thích và dần dần thêm nhiều hơn. Mặc dù có một quá trình học hỏi nhất định, nhưng khoản đầu tư thời gian này sẽ mang lại hiệu quả nhanh chóng và bền vững. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt rõ rệt trong hiệu suất công việc của bạn!
