Trước đây, mỗi buổi sáng của tôi thường bắt đầu với một cơn lũ email và danh sách việc cần làm bị chệch hướng hoàn toàn. Rồi tôi đã thay đổi. Giờ đây, những giờ yên tĩnh trước buổi trưa hoàn toàn thuộc về tôi – và tôi đang hoàn thành được nhiều việc hơn bao giờ hết. Đây không chỉ là một thói quen nhỏ mà là một chiến lược giúp tăng cường năng suất và giảm căng thẳng, đặc biệt hữu ích cho những ai đang tìm cách tối ưu hóa hiệu quả làm việc và quản lý thời gian cá nhân.
Lợi Ích Bất Ngờ Khi Không Kiểm Tra Email Trước Buổi Trưa
Tôi biết rằng việc không kiểm tra email trước buổi trưa sẽ mang lại một số lợi ích nhất định, chẳng hạn như tăng cường sự tập trung. Tuy nhiên, những điều dưới đây thực sự khiến tôi ngạc nhiên và nhận ra giá trị to lớn của thói quen này.
1. Ít Phản Ứng Tiêu Cực Hơn
Việc kiểm tra email ngay khi bắt đầu ngày mới có tác động tương tự như việc tôi từng đọc thông báo điện thoại. Thay vì hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu, tôi thường thấy mình trong trạng thái “phản ứng”. Tôi quan tâm hơn đến việc dập tắt các “đám cháy” khẩn cấp hơn là đặt nền móng cho những điều có ý nghĩa.
Hộp thư Gmail với hàng loạt email chưa đọc, biểu tượng của sự xao nhãng và áp lực công việc.
Nhiều email thực sự không khẩn cấp như tôi nghĩ. Ngay cả khi ai đó nói tôi phải trả lời họ càng sớm càng tốt, số lần tôi thực sự cần làm như vậy chỉ đếm trên đầu ngón tay. Ngoài việc không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào đã đặt ra, tôi còn trở nên khó chịu với người khác.
Vì tôi không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi ít phản ứng hơn nhiều khi cuối cùng mở hộp thư đến. Tôi có thể tiếp cận mọi tin nhắn một cách hợp lý và bình tĩnh hơn, giúp giải quyết công việc hiệu quả mà không bị cuốn vào vòng xoáy của sự vội vã.
2. Giảm Lo Lắng Đáng Kể
Trước đây, tôi luôn lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, đôi khi tôi sợ rằng ai đó muốn thuê tôi cho một công việc mà tôi mong muốn, nhưng nếu tôi không trả lời tin nhắn ngay lập tức, nhà tuyển dụng sẽ quên tôi và giao vai trò đó cho người khác.
Kể từ khi tôi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không hề có thật. Tôi vẫn được nhận vào những công việc thú vị, và trái ngược với những gì tâm trí tôi cố gắng mách bảo, tôi không hề làm hỏng các mối quan hệ quan trọng.
Khi ít lo lắng hơn, tôi thấy việc giảm căng thẳng và xây dựng thói quen email lành mạnh trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
3. Hiệu Quả Làm Việc Vượt Trội
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn đặt ra giới hạn với email ngay từ đầu là vì tôi liên tục bị xao nhãng bởi công việc. Tôi luôn muốn làm việc hiệu quả và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình – bao gồm kiểm tra email – đang cản trở tiến độ của tôi.
Tôi làm việc năng suất hơn rất nhiều sau khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu trước giờ ăn trưa, điều này khiến tôi cảm thấy thư thái hơn trong phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ khác là tôi có cảm giác hài lòng, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục.
Chuột không dây trên bàn làm việc gọn gàng trong không gian coworking, biểu tượng cho làm việc hiệu quả và năng suất cao.
Tôi dám nói rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã mang lại hiệu quả cao hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào khác. Đây là một chiến lược đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ để tối ưu hóa hiệu suất làm việc hàng ngày.
4. Kích Thích Sáng Tạo Không Ngừng
Việc ít phản ứng tiêu cực hơn, làm việc năng suất hơn và ít lo lắng hơn là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Khi tôi được ở một mình với những suy nghĩ của mình vào buổi sáng và làm những công việc thực sự tạo ra giá trị, tôi nảy ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có những ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng của mình trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email sớm. Thay vào đó, tôi có thể đi bộ, lên ý tưởng, hoặc viết nhật ký. Bằng cách để bộ não tự do suy nghĩ, tôi thường phát triển được nhiều ý tưởng hơn nữa.
Ứng dụng Adobe Photoshop và Lightroom đang chạy trên iPad, thể hiện khả năng tập trung sáng tạo và tư duy ý tưởng mới.
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email vào buổi sáng còn có nghĩa là tôi có nhiều “băng thông” hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu trong ngày. Vì vậy, tôi có thể cống hiến hết mình và tìm ra những khoảng trống để thử những điều mới mẻ.
5. Cảm Giác Thư Thái, Không Vội Vã
Vì tôi lớn lên ở một thành phố lớn, tôi từng cho rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là “luôn luôn chạy đuổi theo một chuyến tàu”. Tôi không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần vào cảm giác đó nhiều đến mức nào cho đến khi tôi từ bỏ chúng.
Tôi cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là, tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng tôi sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm của mình.
Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng các mục trong danh sách việc cần làm cũng đã giúp ích. Việc có một danh sách “không nên làm” với các thói quen có thể mang lại hiệu quả tương tự, giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Bí Quyết Áp Dụng Thói Quen “Không Email Trước Buổi Trưa” Hiệu Quả
Tôi muốn nói với bạn rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay trở lại thói quen cũ. Tuy nhiên, tôi sẽ nói dối. Hành trình để đạt được điểm này đầy rắc rối và mất vài tháng; nhưng một vài điều lớn đã tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
1. Kỹ Thuật Time-Blocking Buổi Sáng Sâu Sắc
Mặc dù kỹ thuật time-blocking không phải lúc nào cũng phù hợp với tôi trong hầu hết các trường hợp, tôi vẫn lên lịch một số khoảng thời gian làm việc chuyên sâu vào sáng sớm. Tôi dành hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – thậm chí không ăn sáng – cho đến khi thời gian này kết thúc.
Khi khối thời gian của tôi kết thúc, tôi sẽ ăn uống và đi tập gym trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ khi đó tôi mới kiểm tra email của mình. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì tôi làm việc từ xa, bạn vẫn có thể ít nhất hoàn thành công việc quan trọng của mình ngay khi thức dậy.
Kỹ thuật time-blocking được thiết lập trên ứng dụng lịch, giúp phân bổ thời gian hiệu quả cho các công việc quan trọng.
Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để lên lịch các phiên làm việc chuyên sâu vào buổi sáng của bạn. Hãy bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn thấy kết quả, bạn sẽ không còn cảm thấy muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử Dụng Công Cụ Chặn Website & Ứng Dụng
Ý chí là hữu hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên bạn cũng làm tương tự đối với bất kỳ ai đang cố gắng xây dựng thói quen “không email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để dừng thói quen này là sử dụng công cụ chặn website và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình ngay vào buổi sáng và bất kỳ website hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên mua phiên bản đầy đủ với một khoản phí một lần. Sau đó, bạn có thể lên lịch chặn các ứng dụng.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey đang chặn các ứng dụng gây xao nhãng, hỗ trợ tăng cường sự tập trung làm việc.
3. Đăng Xuất và Xóa Bộ Nhớ Cache
Tạo ra rào cản cho bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng lại là rất quan trọng để hạn chế sự cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm như vậy là đăng xuất khỏi tài khoản email của bạn và xóa bộ nhớ cache. Tôi thậm chí còn xóa thông tin đăng nhập email của mình khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn ghi lại chúng ở đâu đó!).
Những điều này một mình sẽ không ngăn bạn truy cập tài khoản email của mình, nhưng chúng làm cho việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể thấy hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút thêm vào đó đủ để bạn phải suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống hiện đại, nhưng việc quản lý chúng là rất quan trọng. Thiết lập các ranh giới – chẳng hạn như không nhìn vào hộp thư đến của tôi vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc sống của tôi. Dù bạn đang học tập hay làm việc, tôi đề nghị bạn cũng thử làm tương tự nếu có thể; nếu không thể, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với bạn để tối ưu hóa năng suất và giảm bớt áp lực từ email.
