Trong kỷ nguyên số, việc chụp ảnh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng quản lý ảnh và sắp xếp ảnh lại là một thách thức lớn đối với nhiều người. Tôi từng nghĩ mình đã có đủ bản sao lưu, đã có đủ thời gian để sắp xếp sau này, nhưng chỉ vài sai lầm đơn giản đã khiến tôi mất đi hàng ngàn bức ảnh không thể thay thế. Nếu bạn cũng là người yêu thích chụp ảnh và quan tâm đến những khoảnh khắc quý giá của mình, hãy đọc bài viết này để tránh những sai lầm mà tôi đã mắc phải, bảo vệ dữ liệu và kỷ niệm của bạn khỏi bị mất mát vĩnh viễn.
1. Không Sao Lưu Ảnh Đa Bản
Trước đây, tôi thường chỉ lưu trữ ảnh ở một nơi duy nhất, trừ khi có lý do cụ thể cần chuyển chúng đi. Ví dụ, ảnh từ máy ảnh sẽ nằm trên ổ cứng ngoài cho đến khi tôi muốn đăng lên Instagram, lúc đó tôi mới chuyển sang điện thoại thông minh.
Việc không duy trì nhiều bản sao lưu là một rủi ro lớn, và nó đã gây ra hậu quả nghiêm trọng nhiều lần. Điển hình như vào năm 2023, tôi vô tình đánh rơi ổ cứng HDD xuống sàn. Ổ đĩa ngừng hoạt động ngay lập tức, và tôi đã mất toàn bộ ảnh từ nhiều chuyến đi quan trọng.
Giờ đây, tôi luôn giữ ít nhất hai bản sao của ảnh. Ngoài ổ cứng HDD, tôi còn lưu trữ ảnh trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox và/hoặc iCloud. Google Photos cũng là một lựa chọn tuyệt vời, cùng với nhiều giải pháp lưu trữ đám mây tập trung vào quyền riêng tư khác mà bạn có thể cân nhắc.
2. Không Tạo Thư Mục Con Chi Tiết Cho Ảnh
Tôi từng có thói quen tổ chức ảnh chỉ trong ba thư mục chính: “Ảnh chưa chỉnh sửa” (Unedited), “Cần chỉnh sửa Photoshop” (For Photoshop Retouching), và “Đã chỉnh sửa” (Edited).
Dù ban đầu có vẻ hữu ích, nhưng phương pháp này nhanh chóng trở nên bế tắc khi tôi chụp ngày càng nhiều ảnh. Việc đặt tất cả ảnh đã chỉnh sửa vào cùng một thư mục khiến tôi cảm thấy quá tải; thường thì tôi chọn xóa hết và bắt đầu lại từ đầu thay vì cố gắng sắp xếp lại chúng.
Hiện tại, tôi tạo các thư mục con chi tiết hơn khi cần. Ví dụ, tôi lập các thư mục theo tháng cho những chủ đề hoặc địa điểm chụp thường xuyên. Nếu cần, tôi còn tạo thư mục cho từng tuần hoặc từng buổi chụp ảnh cụ thể. Cách này giúp tôi sắp xếp ảnh theo thư mục một cách khoa học và dễ tìm kiếm hơn rất nhiều.
Tổ chức ảnh bằng thư mục con chi tiết trên máy tính
3. Chỉ Lưu Trữ Một Định Dạng Tệp Ảnh Duy Nhất
Mặc dù JPEG là định dạng tệp ảnh mặc định và phổ biến nhất, việc không sử dụng các định dạng khác có thể gây ra nhiều vấn đề. Chẳng hạn, đôi khi tệp JPEG không đủ chất lượng khi tôi muốn bán ảnh của mình.
Thư mục chứa tệp PSD trên ổ đĩa cứng
Ngày nay, tôi giữ các bức ảnh quan trọng ở ít nhất hai định dạng ảnh khác nhau. TIFF là lựa chọn tốt cho những bức ảnh tôi muốn bán dưới dạng poster, trong khi JPEG 2000 lý tưởng cho các tệp ảnh nén không mất dữ liệu. Tôi cũng sử dụng PSD nếu biết rằng mình sẽ chỉnh sửa ảnh trong Photoshop sau này.
4. Thiếu Quy Trình Ưu Tiên Rõ Ràng Khi Quản Lý Ảnh
Dù là khi chỉnh sửa hay lưu trữ ảnh, tôi đã học được rằng việc ưu tiên những bức ảnh quan trọng nhất sẽ dẫn đến việc tổ chức ảnh tốt hơn. Tôi từng giữ các tệp ảnh của mình trong một thứ tự ngẫu nhiên, điều này làm tôi lãng phí rất nhiều thời gian khi muốn tìm chúng sau này.
Giờ đây, tôi rất nghiêm túc trong việc ưu tiên. Ít nhất, tôi đánh dấu những bức ảnh cần giữ là yêu thích trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi quản lý ảnh chuyên nghiệp bằng Adobe Bridge, một phần mềm sử dụng hệ thống xếp hạng sao (star rating). Hơn nữa, tôi sử dụng ứng dụng này để từ chối và xóa bỏ những hình ảnh mà tôi biết sẽ không bao giờ sử dụng.
Hệ thống đánh giá sao trong Adobe Bridge để quản lý ảnh
5. Không Đặt Tên Tệp Ảnh Hợp Lý
Việc giữ nguyên tên tệp ảnh mặc định đã gây ra những căng thẳng không cần thiết khi tôi cố gắng tìm kiếm ảnh sau này. “DSCF1234.jpg” không phải là một thuật ngữ dễ tìm kiếm chút nào. Đôi khi việc tìm kiếm theo ngày tháng là một cứu cánh, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhớ chính xác khi nào mình đã chụp những bức ảnh đó.
Các tệp ảnh đã được đổi tên trong thư mục
Mặc dù tôi không thể đặt tên file ảnh trên điện thoại, việc đổi tên trên máy tính và phần mềm đám mây lại rất dễ dàng. Tôi đặt tên ảnh theo cách mình có thể nhớ được, chẳng hạn như “Bồ_Đào_Nha_Biển_Hoàng_Hôn_2018-06-05”. Sau đó, tôi có thể tìm kiếm trên ổ cứng hoặc nền tảng lưu trữ mà không cần phải vào đúng thư mục hay đoán mò.
6. Xóa Phần Mềm Chỉnh Sửa Ảnh Mà Không Sao Lưu Dữ Liệu
Tôi đôi khi đã xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh vì nhiều lý do khác nhau. Khi tôi chuyển ra nước ngoài vào năm 2020, gói đăng ký cũ của tôi không còn hoạt động trên Adobe Lightroom nữa. Tuy nhiên, tôi đã không nhận ra rằng việc tạo một tài khoản mới sẽ dẫn đến việc mất tất cả ảnh (và preset) của mình.
Trong những lần khác, tôi đã gỡ bỏ phần mềm chỉnh sửa vì các vấn đề về hiệu suất. Thật kinh hoàng, sau khi cài đặt lại ứng dụng, tôi phát hiện ra một catalog trống rỗng.
Tôi cố gắng tránh xóa các ứng dụng của mình và thay vào đó tìm kiếm các cách khắc phục khác. Nhưng nếu bắt buộc phải xóa, tôi sẽ sao lưu toàn bộ file vào một ổ cứng ngoài và sau đó nhập lại ảnh vào Lightroom. Lightroom CC cũng là một lựa chọn khác vì tất cả ảnh đều được lưu trữ trên máy chủ đám mây.
7. Quá Phụ Thuộc Vào Ứng Dụng Ảnh Mặc Định Của Máy Tính
Trước khi mua MacBook và có quyền truy cập vào iCloud, tôi đã dựa vào các ứng dụng ảnh mặc định của máy tính cũ để quản lý ảnh. Nhưng mỗi khi tôi cần xóa sạch thiết bị (điều thường xuyên xảy ra), tôi lại mất hết tất cả các tệp của mình. Giờ nhìn lại, tôi thấy mình thật ngốc nghếch vì vấn đề này có thể dễ dàng khắc phục được.
Thay vì phụ thuộc vào máy tính, tôi tải những bức ảnh quan trọng lên máy chủ đám mây. May mắn thay, máy Mac của tôi làm điều này theo mặc định—nhưng tôi khuyên bạn không nên sử dụng ứng dụng gốc trên tất cả các hệ điều hành. Một lợi ích bổ sung tuyệt vời là việc giữ ảnh trên đám mây giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên thiết bị của bạn.
8. Không Sắp Xếp Ảnh Dựa Trên Mục Đích Sử Dụng
Mặc dù tôi thường thay đổi kích thước ảnh Instagram thành 4:5, tôi lại linh hoạt hơn khi đăng ảnh lên blog hoặc các phương tiện trực tuyến khác. Nhưng dù cần thay đổi kích thước ảnh, tôi vẫn giữ tất cả trong cùng một thư mục.
Ngoài việc mất những bức ảnh lẽ ra rất tuyệt để chia sẻ, việc không sắp xếp ảnh theo mục đích sử dụng còn khiến tôi mất nhiều công sức hơn để tìm kiếm chúng. Tạo các thư mục có tiêu đề như “Dành cho Instagram”, “Chia sẻ với Gia đình”, v.v., là một giải pháp đơn giản và hiệu quả.
Thư mục phân loại ảnh theo mục đích sử dụng trên ổ cứng
9. Bỏ Qua Việc Gắn Thẻ (Tag) cho Người Trong Ảnh
Tôi chưa bao giờ nhận ra việc gắn thẻ một người trên Facebook có thể áp dụng để tổ chức ảnh ở những nơi khác như thế nào. Thật khó hơn rất nhiều để tìm kiếm hình ảnh của những người cụ thể khi chỉ dựa vào thư mục, và tôi ước mình đã thêm các thẻ tên cho ảnh chân dung sớm hơn.
Nhờ tính năng nhận diện khuôn mặt trong ứng dụng Photos, tôi không cần phải tự tạo thẻ trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi tạo chúng theo cách tương tự như với các thẻ khác (chỉ khác là tôi dùng tên người thay vì một từ mô tả nào đó).
10. Không Sao Lưu Ảnh Thường Xuyên và Định Kỳ
Trước đây, tôi chỉ sao lưu ảnh khi việc xem các thư mục trở nên quá tải. Ngoài việc tốn nhiều thời gian hơn, điều đó có nghĩa là tôi luôn có nguy cơ mất các tệp ảnh. Ngay cả trên iCloud, tôi cũng đã tắt tính năng sao lưu tự động. Khi có lỗi hệ thống hoặc ổ cứng bị hỏng, tôi đã mất đi kỷ niệm của nhiều năm.
Hiện tại, tôi thực hiện sao lưu ảnh định kỳ và liên tục. Tôi bật tính năng sao lưu tự động iCloud trên các thiết bị Apple của mình; nếu thiết bị của bạn có tính năng tương tự, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Khi sử dụng Lightroom và Photoshop, tôi tải ảnh đã chỉnh sửa lên Dropbox ngay sau mỗi buổi làm việc.
Tổ chức ảnh tốn thời gian, nhưng không nhiều bằng việc khôi phục những bức ảnh đã mất. Vì điều đó đôi khi là không thể, giờ đây tôi luôn cố gắng giữ mọi thứ ngăn nắp. Nó đã trở thành một phần bình thường trong lịch trình của tôi và ít căng thẳng hơn nhiều so với việc phải sắp xếp lại mọi thứ sau này.
Hãy biến việc quản lý ảnh thành một thói quen đơn giản để bảo vệ những khoảnh khắc quý giá của bạn. Bạn có kinh nghiệm hay cách sắp xếp ảnh đặc biệt nào không? Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới nhé!
