Notion từ lâu đã nổi tiếng là một công cụ năng suất đa năng, mang lại vô vàn giá trị ngay cả với phiên bản miễn phí. Tuy nhiên, việc nâng cấp lên gói đăng ký Notion Plus có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc. Trải nghiệm thực tế cho thấy, khoản đầu tư này hoàn toàn xứng đáng, không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu suất làm việc vượt trội. Dưới đây là 6 lý do chính chứng minh điều đó.
1. Tự Động Hóa Mạnh Mẽ – Quản Lý Bảng Dữ Liệu Lớn Dễ Dàng Hơn Bao Giờ Hết
Phần lớn quy trình làm việc trong Notion thường bao gồm các tác vụ lặp đi lặp lại, đặc biệt khi bạn cần theo dõi trạng thái công việc liên tục thay đổi. Với phiên bản miễn phí, việc cập nhật thủ công trạng thái nhiệm vụ và các trường liên quan trong bảng dữ liệu là điều bắt buộc. Tuy nhiên, khi chuyển sang gói Notion Plus, tính năng tự động hóa (Automations) biến việc quản lý những tác vụ này trở nên cực kỳ dễ dàng. Chỉ cần thay đổi một trường lựa chọn (drop-down field), mọi thông tin khác sẽ tự động cập nhật theo.
Một dự án Asana được đồng bộ trong Notion, minh họa khả năng tự động hóa và tích hợp dữ liệu.
Ví dụ điển hình là việc quản lý tiến độ các bài viết. Khi tôi hoàn thành việc lên ý tưởng hoặc viết một bài, chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái trong bảng, các thuộc tính khác như ngày nộp, người duyệt, hoặc mức độ ưu tiên sẽ được điều chỉnh tự động. Ngoài ra, Notion Plus còn hỗ trợ các tự động hóa theo lịch trình cho những quy trình định kỳ, giúp tối ưu hóa luồng công việc.
Nhờ tính năng này, tôi đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, giúp việc theo dõi công việc trên Notion trở nên hiệu quả hơn đáng kể so với việc cập nhật thủ công từng thuộc tính. Trước khi có gói Plus, tôi gặp không ít khó khăn khi quy trình làm việc trở nên phức tạp và cần quản lý nhiều hạng mục cùng lúc.
2. Không Giới Hạn Khối (Blocks) – Sáng Tạo Không Biên Giới Trên Mọi Trang
Các khối (blocks) trong Notion là những thành phần cơ bản để bạn xây dựng nội dung trên một trang, từ danh sách việc cần làm, hộp kiểm, đến các nội dung nhúng (embeds) hay đơn giản là các đoạn văn bản. Phiên bản miễn phí của Notion áp đặt giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang với người khác, điều này trở thành một rào cản lớn đối với các dự án cộng tác.
Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, mang đến cho bạn khối không giới hạn và cho phép mời tới 100 khách (guests) vào trang của mình. Dù không phải lúc nào tôi cũng chia sẻ trang với nhiều người đến vậy, nhưng việc có không giới hạn khối trong không gian làm việc chung đồng nghĩa với việc các thành viên trong nhóm có thể xây dựng những trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không lo hết không gian trên một tài liệu dài.
Một ví dụ rõ ràng là việc theo dõi tài liệu cho các website mà tôi phát triển. Những tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên trong nhóm, mỗi người phụ trách một phần riêng biệt như thiết kế, mã nguồn backend, tài liệu phía client, v.v.
Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức tất cả thông tin về một website, từ thiết kế đến tài liệu mã nguồn, trên một trang duy nhất và chia sẻ nó với các thành viên. Điều này giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều, hoàn toàn xứng đáng với chi phí đăng ký. Bên cạnh đó, bạn cũng có quyền tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp có dung lượng tối đa 5GB. Dung lượng này quá đủ để tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản kỹ thuật số, mã nguồn và tệp văn bản liên quan đến một dự án cụ thể trên một trang Notion duy nhất.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ Dự Án – Nắm Bắt Toàn Cảnh Trong Nháy Mắt
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dưới nhiều dạng biểu đồ khác nhau như biểu đồ đường (line), biểu đồ cột (bar) và biểu đồ tròn (donut). Kết hợp với tính năng tự động hóa, việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ đơn giản. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ và xem tổng quan toàn bộ tiến độ dự án chỉ trong nháy mắt.
Giao diện Notion hiển thị biểu đồ tiến độ dự án dưới dạng thanh, minh họa khả năng trực quan hóa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
Mặc dù bạn vẫn có thể thực hiện điều này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Việc sử dụng thuộc tính Relation và Rollup là cách dễ nhất để đạt được mục tiêu này. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành của một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính Rollup liên kết với các hộp kiểm (checkboxes) theo dõi từng mục tiêu riêng lẻ.
Trực quan hóa tiến độ không chỉ giúp bạn biết được dự án đang ở giai đoạn nào. Các chỉ số trực quan về tiến độ giúp bạn dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực vào đúng lĩnh vực, nâng cao trách nhiệm giải trình và cho phép bạn thấy tiến độ thực tế theo thời gian.
4. Lịch Sử Phiên Bản Trang Dài Hơn – An Tâm Với Dữ Liệu Của Bạn
Đã bao giờ bạn muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ hơn nhưng nhận ra rằng nó đã quá lâu và chương trình bạn đang dùng không lưu trữ lịch sử đủ dài chưa? Notion Plus giải quyết vấn đề đó một cách triệt để.
Với gói Plus, bạn sẽ có lịch sử phiên bản (version history) 30 ngày cho các trang Notion của mình, so với chỉ 7 ngày ở phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng tối đa 30 ngày.
Màn hình hiển thị lịch sử phiên bản của một trang Notion, cho phép người dùng xem và khôi phục các thay đổi đã lưu.
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm tuyệt đối. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung trang, cũng như chia sẻ trang với các thành viên trong nhóm hoặc khách mà không sợ ai đó vô tình xóa mất một đoạn văn hay bảng biểu quan trọng.
Tính năng này cũng giúp theo dõi sự phát triển và tiến hóa của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên xem lại các phiên bản trang cũ và mới để xem một dự án cụ thể đã đi được bao xa. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ mà tôi viết phát triển theo thời gian, và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của công việc mà lẽ ra sẽ bị mất đi nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng này lớn hơn rất nhiều so với chi phí đăng ký.
5. Cơ Sở Dữ Liệu Không Giới Hạn – Đồng Bộ Hóa Mọi Nguồn Dữ Liệu
Bạn chỉ có thể có một cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa (synced database) trên gói miễn phí của Notion, điều này có thể gây khó khăn nếu bạn cần theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ bên ngoài như GitHub và Asana. Gói đăng ký Notion Plus bao gồm cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ hóa chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Giao diện Notion hiển thị một cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa, minh họa khả năng tích hợp và quản lý dữ liệu từ các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ hóa các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ các kho lưu trữ GitHub của mình vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết của vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang để theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion duy nhất. Giới hạn hàng (row limit) trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), giúp xử lý các kho lưu trữ lớn mà không gặp vấn đề gì. Nhìn chung, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các tác vụ và đề cập đến các vé (tickets) hoặc vấn đề này ở bất kỳ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa của GitHub và Jira, giúp việc theo dõi các yêu cầu kéo và bất kỳ tác vụ hoặc vấn đề nào trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
6. Tùy Chỉnh Giao Diện Website – Nâng Tầm Thương Hiệu Cá Nhân/Doanh Nghiệp
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tính năng tùy chỉnh giao diện trang web (site customizations). Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh favicon và hình ảnh xem trước khi chia sẻ, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh, và nhiều hơn nữa. Những tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng, những người cần có một nhận diện thương hiệu cụ thể và không muốn trang web trông như được tạo vội vàng bằng một chương trình bên ngoài.
Một chiếc máy tính bảng hiển thị trang web được tạo bằng Notion Sites, kèm theo bản phác thảo website trên giấy và một chiếc điện thoại có logo Notion.
Ngoài ra, tôi cũng có thể tinh chỉnh giao diện các trang Notion của mình để thiết kế chúng đẹp mắt hơn. Mặc dù mất một chút thời gian để thiết lập trang theo ý muốn, nhưng một không gian làm việc được thiết kế tốt có thể nâng cao năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn phải nhìn vào một tài liệu hàng giờ liền, tốt nhất là nên làm cho nó trông đẹp hơn thiết kế mặc định của Notion.
Tôi không áp dụng điều này cho mọi trang mình có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ thường xuyên để tạo ra sự khác biệt. Khi tạo các trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp các tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng mạnh mẽ.
Nếu bạn đang sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi chép tài liệu, theo dõi công việc, tiến độ và các dự án của mình, Notion Plus thực sự có thể mang lại những lợi ích vượt trội. Các tính năng mà gói Plus cung cấp giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và phiền phức, điều này cuối cùng sẽ bù đắp xứng đáng cho chi phí đăng ký.
Bạn đã sẵn sàng nâng cấp lên Notion Plus để tối ưu hóa năng suất làm việc của mình chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm hoặc câu hỏi của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
