Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với một ứng dụng mới nào khác. Công cụ quản lý danh sách việc cần làm tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – nó mạnh mẽ, miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng ta đang nói đến Apple Reminders. Đây chính là giải pháp tối ưu giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả và nâng cao năng suất mỗi ngày.
5. Tích Hợp Siri Liền Mạch
Ý tưởng và nhiệm vụ thường xuất hiện trong đầu bạn vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện, hoặc thậm chí đang tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng khả thi. Một trong những lợi thế nổi bật khi sử dụng Reminders chính là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Sử dụng Siri để thêm nhắc nhở vào ứng dụng Reminders trên iPhone, Mac một cách nhanh chóng
Sử dụng Siri là một trong những cách nhanh nhất để thêm nhiệm vụ trên Mac và iPhone của tôi. Thay vì phải mở ứng dụng Reminders và nhập một nhiệm vụ, bạn chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho John vào 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một nhắc nhở với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ đôi tay rảnh rỗi cho bất cứ công việc nào đang làm.
4. Đồng Bộ Hóa Mượt Mà Giữa Các Thiết Bị Apple
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm công cụ quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa không lỗi xuyên suốt các thiết bị. Khi các thiết bị của bạn được kết nối bằng cùng một ID Apple, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều được cập nhật ngay lập tức trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc và nó sẽ đợi bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một nhắc nhở bằng Apple Watch và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone và trạng thái đó sẽ được phản ánh trên máy Mac.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự ngăn nắp, dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang trên đường đi làm.
3. Kết Nối Sâu Rộng Với Các Ứng Dụng Apple Khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất phân mảnh – phải xoay sở với nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một cách tiếp cận đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian.
Hướng dẫn chia sẻ liên kết từ trình duyệt Safari vào ứng dụng Reminders trên thiết bị Apple
Khi tôi thử chỉ sử dụng các ứng dụng của Apple cho công việc, tôi đã ngạc nhiên về khả năng chúng hoạt động ăn ý với nhau. Ví dụ:
- Tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với tích hợp Reminders, tôi có thể tạo ngay một nhiệm vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay, tất cả những gì tôi cần làm là chia sẻ liên kết Safari vào Reminders.
- Nếu một email cần theo dõi, tôi chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một nhiệm vụ với email được liên kết.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn mượt mà, không bị xao nhãng.
2. Cấu Trúc Tổ Chức Công Việc Linh Hoạt, Dễ Dàng
Apple Reminders mang đến một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Reminders cung cấp các danh sách đơn giản, nhưng bạn có thể đi xa hơn với các mục (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí là chế độ xem kiểu Kanban.
Giao diện cột (Kanban view) trong ứng dụng Apple Reminders giúp quản lý dự án hiệu quả
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox list) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Trường học. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Các mục (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một mục cho Chiến dịch Tiếp thị hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi mục có tập hợp các nhiệm vụ phụ riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để trực quan hóa các tác vụ của bạn theo định dạng kéo và thả gọn gàng.
1. Nhắc Nhở Dựa Trên Vị Trí Cực Kỳ Tiện Lợi
Apple Reminders vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn thuần bằng cách cho phép bạn đặt các nhắc nhở dựa trên vị trí, chúng sẽ kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm hơn là một thời gian cụ thể.
Dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những nhắc nhở dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc đúng chỗ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời khỏi nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí nhắc nhở bản thân về các nhiệm vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí cụ thể trong ứng dụng Reminders trên máy Mac
Dưới đây là cách đặt nhắc nhở dựa trên vị trí trên máy Mac của bạn:
- Mở ứng dụng Reminders để tạo nhắc nhở mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật tùy chọn Tại một vị trí (At a Location) để thêm địa điểm.
- Chọn xem nhắc nhở sẽ kích hoạt khi Đến (Arriving) hay Rời khỏi (Leaving) địa điểm đó.
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn giản – nó là một trình quản lý tác vụ đầy đủ chức năng và miễn phí được tích hợp sẵn trong iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc vẫn đang phụ thuộc vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, đã đến lúc bạn nên thử ngay ứng dụng này để tối ưu hóa công việc và cuộc sống.
