Hộp thư đến của bạn thường xuyên trong tình trạng quá tải? Giữa hàng loạt email công việc, thông báo quảng cáo hay bản tin, việc tìm kiếm những tin nhắn quan trọng có thể trở thành một thách thức lớn. May mắn thay, các dịch vụ email phổ biến như Gmail, Yahoo Mail và Outlook đều cung cấp những công cụ lọc mạnh mẽ, giúp bạn kiểm soát và sắp xếp hộp thư một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập và sử dụng các bộ lọc email để tối ưu hóa trải nghiệm quản lý thư của bạn.
Cách Lọc Email Trong Gmail
Gmail nổi bật với hệ thống lọc email linh hoạt và mạnh mẽ, cho phép bạn tự động phân loại, gắn nhãn, lưu trữ, xóa hoặc đánh dấu email dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Việc này giúp hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng và dễ quản lý.
Để bắt đầu tạo một bộ lọc, bạn hãy mở hộp thư Gmail của mình. Sau đó, nhấp vào biểu tượng lọc nằm cạnh thanh tìm kiếm ở phía trên cùng. Thao tác này sẽ mở ra một hộp tìm kiếm nâng cao với nhiều tùy chọn. Dưới đây là giải thích về từng tùy chọn bạn có thể sử dụng để định nghĩa bộ lọc của mình:
- Từ (From): Nhập địa chỉ email của người gửi để lọc các tin nhắn từ địa chỉ đó. Bạn cũng có thể sử dụng ký tự đại diện
*(ví dụ:*@domain.com) để lọc tất cả email từ một tên miền cụ thể. - Đến (To): Trường này hoạt động hiệu quả khi kết hợp với các bí danh (alias) của Gmail. Ví dụ, nếu bạn đăng ký LinkedIn bằng địa chỉ
[email protected], bạn có thể dễ dàng lọc các tin nhắn đến từ LinkedIn. - Chủ đề (Subject): Cho phép bạn lọc tin nhắn dựa trên các từ khóa cụ thể xuất hiện trong dòng chủ đề.
- Có các từ (Has the words) và Không có (Doesn’t have): Giúp bạn quét nội dung email để tìm hoặc loại trừ các từ khóa cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng các toán tử tìm kiếm của Gmail tại đây để tìm kiếm nhiều từ cùng lúc.
- Kích thước (Size) và Thời gian nhận (Date within): Các menu thả xuống này cho phép bạn lọc email dựa trên kích thước tệp hoặc khoảng thời gian chúng được nhận.
- Có tệp đính kèm (Has attachment): Đánh dấu vào ô này nếu bạn chỉ muốn tìm các email có tệp đính kèm.
- Không bao gồm cuộc trò chuyện (Don’t include chats): Chọn tùy chọn này để loại trừ các tin nhắn từ Google Chat khỏi kết quả lọc.
- Tìm kiếm trong (Search): Sử dụng menu thả xuống này để lọc email từ một nhãn (label) hiện có.
Khi bạn đã thiết lập xong các tiêu chí, hãy nhấp vào nút Tạo bộ lọc (Create filter). Bạn cũng có thể nhấp vào nút Tìm kiếm (Search) để kiểm tra bộ lọc và đảm bảo nó hiển thị các email khớp mong muốn.
Tùy chọn và tiêu chí lọc Gmail
Tiếp theo, bạn cần quyết định điều gì sẽ xảy ra với các email khớp với bộ lọc này bằng cách chọn các hộp kiểm thích hợp. Ví dụ, bạn có thể đánh dấu chúng là đã đọc, lưu trữ chúng, chuyển tiếp chúng đến một địa chỉ khác hoặc áp dụng nhãn. Nếu bạn muốn bộ lọc áp dụng cho cả các email hiện có, hãy chọn tùy chọn Cũng áp dụng bộ lọc cho X cuộc trò chuyện phù hợp (Also apply filter to X matching conversations).
Khi đã hoàn tất, nhấp vào Tạo bộ lọc (Create filter) để hoàn tất quá trình. Bạn có thể xem lại, chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc Gmail của mình bất cứ lúc nào.
Tùy chọn tạo bộ lọc trong Gmail
Tạo Bộ Lọc Nhanh Từ Một Tin Nhắn
Nếu việc tạo một bộ lọc thủ công có vẻ quá phức tạp, hoặc bạn không chắc nên tạo bộ lọc nào, Gmail có thể hỗ trợ bạn. Đơn giản chỉ cần chọn một tin nhắn hiện có trong hộp thư đến của bạn, sau đó nhấp vào menu ba chấm và chọn Lọc tin nhắn tương tự (Filter messages like these). Thao tác này sẽ mở cửa sổ bộ lọc với một số trường đã được điền sẵn dựa trên tin nhắn bạn đã chọn, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.
Thiết Lập Bộ Lọc Trong Yahoo Mail
Yahoo Mail cũng cung cấp các tính năng lọc email tiện dụng, giúp bạn quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả. Mặc dù không có nhiều tùy chọn nâng cao như Gmail, các bộ lọc của Yahoo vẫn rất hữu ích để giữ cho hộp thư của bạn luôn ngăn nắp.
Để thiết lập bộ lọc trong Yahoo Mail, hãy mở hộp thư đến của bạn. Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía bên trái và chọn Cài đặt (Settings). Đi đến thẻ Bộ lọc (Filters) ở bên trái và nhấp vào tùy chọn Thêm bộ lọc mới (Add new filters) để bắt đầu. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn sau:
- Từ (From): Lọc tin nhắn từ người gửi hoặc tên miền cụ thể.
- Đến (To): Lọc email được gửi đến một địa chỉ cụ thể.
- Chủ đề (Subject): Lọc theo các từ khóa cụ thể trong dòng chủ đề.
- Nội dung (Body): Lọc email chứa các từ hoặc cụm từ nhất định trong nội dung thư.
Đối với mỗi danh mục bộ lọc (Từ, Đến, Chủ đề và Nội dung), bạn có thể chọn các điều kiện khác nhau như Chứa (Contains), Không chứa (Does not contain), Bắt đầu bằng (Begins with) hoặc Kết thúc bằng (Ends with), cho phép bạn tạo các bộ lọc tùy chỉnh dựa trên các từ khóa cụ thể. Ngoài ra, Yahoo Mail cho phép bạn so khớp chữ hoa/thường (match cases) khi lọc, điều này hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm các cụm từ cụ thể được viết hoa toàn bộ, như từ viết tắt hoặc các từ khóa quan trọng.
Khi bạn đã hoàn thành việc thiết lập tiêu chí lọc theo ý muốn, bạn có thể chọn thư mục để di chuyển các tin nhắn khớp đến. Sau đó, nhấn Lưu (Save).
Các tùy chọn bộ lọc Yahoo Mail
Lưu ý rằng Yahoo áp dụng các bộ lọc của bạn theo thứ tự từ trên xuống dưới. Vì vậy, khi xem lại danh sách bộ lọc, hãy đảm bảo rằng bộ lọc quan trọng nhất nằm ở đầu danh sách, vì nó sẽ được ưu tiên nếu một tin nhắn khớp với nhiều bộ lọc. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc hiện có từ trang này.
Cách Lọc Email Trong Outlook (Sử Dụng Quy Tắc)
Cuối cùng, nếu bạn sử dụng Outlook cho email của mình, bạn có thể lọc tin nhắn bằng cách sử dụng Quy tắc (Rules) của Outlook. Mở ứng dụng Outlook hoặc truy cập Outlook.com và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải. Sau đó, đi đến Thư (Mail) > Quy tắc (Rules) và nhấp vào nút Thêm quy tắc mới (Add new rule).
Vì ứng dụng Outlook mới cho Windows có giao diện tương tự như phiên bản web, các bước sau đây có thể áp dụng cho cả phiên bản máy tính và web của Outlook.
Tiếp theo, nhập tên cho bộ lọc của bạn và sau đó sử dụng menu thả xuống Thêm điều kiện (Add a condition) để thiết lập một điều kiện. Bạn sẽ tìm thấy một số tùy chọn được nhóm thành các danh mục. Ví dụ, một danh mục là Tên tôi là (My name is), nơi bạn có thể chọn các tùy chọn như Tôi đang ở dòng Đến (I’m on the To line), Tôi đang ở dòng CC (I’m on the CC line), Tôi không ở dòng Đến (I’m not on the To line) và các lựa chọn tương tự. Nếu bạn muốn thêm nhiều điều kiện hơn, hãy nhấp vào Thêm điều kiện khác (Add another condition) bên dưới hộp đầu tiên.
Khi các điều kiện đã được đặt, sử dụng menu Thêm hành động (Add an action) để chỉ định những gì Outlook nên làm với email. Ví dụ, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào một thư mục, xóa nó hoặc thậm chí ghim nó để giữ nó ở đầu hộp thư đến của bạn để dễ dàng xem lại. Các hành động hữu ích khác bao gồm đánh dấu tin nhắn với một mức độ quan trọng nhất định hoặc chuyển tiếp nó đến một địa chỉ khác.
Đánh dấu vào ô Ngừng xử lý các quy tắc khác (Stop processing more rules) nếu bạn không muốn bất kỳ quy tắc nào khác chạy sau khi quy tắc này thực hiện. Bạn cũng có thể đánh dấu vào tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để áp dụng nó cho các email hiện có của bạn. Cuối cùng, nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất quá trình.
Bộ lọc Outlook của bạn đã sẵn sàng. Bạn có thể lặp lại các bước trên nếu cần tạo thêm các bộ lọc khác.
Thẻ Quy tắc được chọn trong cài đặt thư Outlook
Như vậy, bạn đã nắm được cách thiết lập và sử dụng các bộ lọc để tổ chức hộp thư đến một cách hiệu quả trên Gmail, Yahoo Mail và Outlook. Hãy dành thời gian khám phá các tùy chọn lọc mà nhà cung cấp email của bạn cung cấp và tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu riêng của bạn. Việc này không chỉ giúp bạn giảm bớt gánh nặng quản lý email mà còn nâng cao năng suất làm việc hàng ngày. Hộp thư của bạn chắc chắn sẽ “cảm ơn” bạn vì điều đó!
