Trong nhiều năm, tôi đã thực hiện đa nhiệm như một người tung hứng trong rạp xiếc trên dây thừng. Tôi tin rằng mình đang hoàn thành rất nhiều việc, cho đến khi một màn sương mù tinh thần kỳ lạ xuất hiện, buộc tôi phải xem xét lại các phương pháp làm việc của mình. Tôi bắt đầu thử nghiệm với phương pháp đơn nhiệm – tập trung vào một việc tại một thời điểm – và mọi thứ đã thay đổi hoàn toàn.
Ảo Tưởng Về Đa Nhiệm (Multitasking) và Lý Do Tôi Cần Thay Đổi
Trong nhiều năm, tôi từng nghĩ rằng đa nhiệm là giải pháp chữa trị cho cảm giác tội lỗi khi không đủ năng suất. Là một người viết về công nghệ, tôi thường mở hàng tá tab cho email, các bài báo nghiên cứu và công cụ tìm kiếm. Tôi vừa viết vừa xem YouTube. Tôi trả lời tin nhắn Slack ngay giữa các cuộc gọi WhatsApp. Cứ ngỡ như tôi đang tận dụng tối đa từng phút, nhưng thực chất tôi chỉ đang quay cuồng mà không đi đến đâu. Tôi cũng từng sử dụng nhiều kỹ thuật để đa nhiệm hiệu quả hơn khi làm việc trực tuyến.
Điều cuối cùng đã thôi thúc tôi thay đổi chính là sự kiệt sức. Tôi làm việc nhiều giờ, nhưng năng suất không hề được cải thiện. Thậm chí, mọi thứ còn trở nên lộn xộn hơn. Tôi không thể nhớ những gì mình vừa đọc vài phút trước. Tôi gặp khó khăn khi hoàn thành nhiệm vụ mà không bị phân tâm. Tệ nhất là tôi luôn trong trạng thái “trực tuyến” nhưng hiếm khi thực sự tập trung. Nỗi lo thứ hai của tôi là sự suy giảm nhận thức.
Tôi bắt đầu đào sâu nghiên cứu và tìm thấy một điều khiến tôi bừng tỉnh: chúng ta không thực sự làm việc đa nhiệm. Não bộ của chúng ta chỉ chuyển đổi nhanh chóng giữa các tác vụ, và theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), mỗi lần chuyển đổi đều phải trả giá – giảm sự chú ý, hiệu suất chậm hơn và tăng mệt mỏi tinh thần. Đó là lúc tôi quyết định thử điều ngược lại: đơn nhiệm (monotasking).
Đơn Nhiệm (Monotasking) – Bí Quyết Năng Suất Yêu Thích Của Tôi
Tôi không thực hiện một thay đổi đột ngột chỉ sau một đêm. Thay vào đó, tôi chọn một thói quen để khắc phục: nghe các video hướng dẫn trên YouTube trong khi viết bài cho công việc. Điều này tưởng chừng vô hại – chỉ là tiếng ồn nền khi tôi gõ phím. Nhưng thực tế, tôi không tiếp thu được nội dung video hay viết tốt. Các câu văn của tôi lủng củng, và tôi thường phải xem lại cùng một video sau đó vì không ghi nhớ được gì.
Giờ đây, tôi phân bổ thời gian riêng cho cả hai. Khi viết, chỉ có tôi và tài liệu. Khi muốn học hỏi từ một video, tôi dành toàn bộ sự chú ý – đeo tai nghe, mở sổ ghi chép. Tôi đã giảm thời gian viết bài gần 30% và cũng tiếp thu được nhiều hơn từ các video.
Tôi thường viết trên Microsoft Word ở Chế độ Tập trung (Focus Mode) hoặc Typora, những công cụ này giúp tôi tăng cường sự tập trung đáng kể.
Màn hình Microsoft Word ở chế độ tập trung (Focus Mode) giúp người dùng thực hiện đơn nhiệm hiệu quả.
Dưới đây là hai ví dụ khác cho thấy công nghệ từng là một phần của vấn đề đa nhiệm của tôi – và cách tôi sử dụng nó tốt hơn hiện tại.
Thử Nghiệm 1: Khi Lên Kế Hoạch Tuần Với Nhiều Ứng Dụng Khác Nhau
Trước đây: Lịch, danh sách việc cần làm và ghi chú dự án của tôi nằm rải rác trên ba ứng dụng: Google Calendar, Notion và Reminders. Tôi liên tục nhảy giữa chúng, cố gắng “tối ưu hóa” tuần làm việc. Nhưng cuối cùng, tôi lại bị phân tâm bởi các ghi chú phụ hoặc email.
Bây giờ: Tôi dành 30 phút mỗi Chủ Nhật để lên kế hoạch tuần chỉ sử dụng một màn hình. Tôi vẫn sử dụng nhiều công cụ, nhưng tôi mở chúng từng cái một. Đầu tiên, tôi xem lại lịch của mình. Sau đó, tôi kiểm tra Notion để xem mục tiêu dự án. Cuối cùng, tôi thêm các nhiệm vụ vào Reminders. Không alt-tab. Không sao nhãng. Thói quen này đã giúp tôi lập kế hoạch bình tĩnh, rõ ràng hơn mà không bỏ sót bất cứ điều gì.
Bố cục màn hình với Google Calendar, Notion và Apple Reminders, minh họa cách đơn nhiệm khi lập kế hoạch tuần.
Bạn có thể thử sử dụng Focus Assist trên Windows hoặc Chế độ Tập trung (Focus Mode) trên macOS và đồng bộ chúng với các thiết bị Apple khác để tắt thông báo trong khi bạn lên kế hoạch hoặc làm việc.
Thử Nghiệm 2: Kiểm Tra Email Trong Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Trước đây: Trong các cuộc họp, tôi thường để hộp thư đến mở. Tôi tự nhủ rằng mình đang duy trì năng suất bằng cách dọn dẹp email. Nhưng tôi đã bỏ lỡ một nửa cuộc trò chuyện và phải yêu cầu mọi người nhắc lại.
Bây giờ: Tôi chuyển sang chế độ toàn màn hình cho cuộc họp và ghi chú bằng bút và giấy hoặc một thiết bị riêng đã tắt thông báo. Tôi chỉ kiểm tra email trước hoặc sau cuộc gọi. Sự thay đổi này đã giúp tôi trở thành một người lắng nghe tốt hơn – và một người phản hồi chu đáo hơn.
Cài đặt trình duyệt Chrome hiển thị tùy chọn tắt thông báo, hỗ trợ tập trung đơn nhiệm trong cuộc họp.
Nếu bạn sử dụng Zoom hoặc Google Meet, hãy tắt tùy chọn “Hiển thị thông báo email” trong cuộc gọi. Đừng sử dụng chế độ Picture-in-Picture để giữ tab cuộc họp nằm trên các tab khác. Loại bỏ dù chỉ một phần giây gây xao nhãng cũng hữu ích hơn bạn mong đợi.
Đơn Nhiệm Đã Thay Đổi Tư Duy và Cuộc Sống Của Tôi Như Thế Nào
Sau vài tuần, tôi nhận thấy những thay đổi đáng ngạc nhiên. Tôi cảm thấy ít mệt mỏi hơn vào cuối ngày. Trí nhớ của tôi được cải thiện vì tôi không còn phải đọc lại những gì mình vừa đọc. Tôi làm ít việc cùng một lúc hơn nhưng lại hoàn thành được nhiều việc hơn.
Tôi cũng bắt đầu yêu thích công việc của mình hơn. Sự tập trung sâu là điều cần thiết cho “deep work” (làm việc sâu). Dù là viết một bài báo phức tạp hay đọc nghiên cứu, cảm giác hài lòng khi “đi vào vùng” tập trung cao độ giờ đây đã trở nên gây nghiện. Tuy nhiên, giống như mọi thứ, nó cần thời gian để trở thành một thói quen.
Cũng có những hạn chế. Đơn nhiệm không phải lúc nào cũng thực tế. Một số công việc đòi hỏi phải chuyển đổi ngữ cảnh nhanh chóng. Và một số tác vụ, như gấp quần áo, vẫn có thể kết hợp tốt với những việc khác (nghe nhạc) mà không yêu cầu cao về nhận thức. Nhưng thách thức lớn nhất là thay đổi thói quen của tôi. Đa nhiệm đã định hình lại bộ não để nó khao khát cái ảo ảnh về năng suất đó. Ban đầu, đơn nhiệm mang lại cảm giác buồn chán kỳ lạ. Nhưng tôi đã kiên trì, và cảm giác buồn chán đó cuối cùng đã biến thành sự điềm tĩnh.
Cuộc tranh luận giữa “làm một việc” và “đa nhiệm” không phải là mới. Nhưng bạn cần có chủ ý hơn nếu cảm thấy chán nản với cách làm việc thứ hai. Nếu bạn luôn bận rộn nhưng cảm thấy không bao giờ hoàn thành được việc gì, hãy thử điều này: chọn một nhiệm vụ duy nhất, đặt hẹn giờ 25 phút và không làm gì khác. Cố gắng chống lại sự thôi thúc. Chỉ vậy thôi. Thí nghiệm nhỏ bé này có thể mang lại những bất ngờ lớn.
Hãy sử dụng công nghệ để hỗ trợ, không phải để cản trở. Các ứng dụng như Forest, Cold Turkey hoặc ngay cả Tính năng Thời gian sử dụng (Screen Time) của iOS có thể chặn các yếu tố gây xao nhãng. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn muốn đa nhiệm một chút, hãy nhóm các tác vụ tương tự lại với nhau. Ví dụ, nhóm các email, công việc vặt hoặc cuộc họp để não bộ của bạn không phải liên tục chuyển đổi.
