Bạn không cần phải làm đầy chiếc iPhone hay Mac của mình với thêm một ứng dụng mới nào khác. Công cụ quản lý danh sách việc cần làm tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – nó mạnh mẽ, hoàn toàn miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng giữa các thiết bị của bạn. Vâng, chúng ta đang nói về Ứng dụng Nhắc nhở (Apple Reminders).
1. Tích Hợp Siri Mạnh Mẽ
Những ý tưởng và công việc thường xuất hiện trong đầu bạn vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện giữa chừng, hoặc thậm chí là trong phòng tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật khi sử dụng Nhắc nhở là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Siri giúp bạn thêm nhanh các nhắc nhở và tác vụ vào ứng dụng Reminders trên iPhone và Mac mà không cần gõ phím.
Sử dụng Siri là một trong những cách hiệu quả nhất để ghi lại các tác vụ nhanh chóng trên Mac và iPhone. Thay vì phải mở ứng dụng Nhắc nhở và nhập thủ công, bạn chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi John lúc 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một nhắc nhở với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ cho đôi tay luôn rảnh rỗi để tiếp tục công việc đang làm.
2. Đồng Bộ Hóa Liền Mạch Qua Các Thiết Bị
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm công cụ quản lý tác vụ chính của bạn chính là khả năng đồng bộ hóa xuyên thiết bị hoàn hảo. Khi bạn kết nối các thiết bị của mình bằng cùng một Apple ID, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone, và nó sẽ hiển thị trạng thái tương tự trên máy Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự tổ chức, cho dù bạn đang ngồi tại bàn làm việc hay đang di chuyển trên đường.
3. Tích Hợp Sâu Với Các Ứng Dụng Apple Khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất bị phân mảnh – phải luân chuyển giữa nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một cách tiếp cận đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Hướng dẫn cách chia sẻ nhanh một trang web từ trình duyệt Safari trực tiếp vào ứng dụng Nhắc nhở Apple để tạo tác vụ đọc sau.
Khi thử chỉ sử dụng các ứng dụng Apple cho công việc, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ hoạt động hiệu quả của chúng khi kết hợp với nhau. Chẳng hạn:
- Bạn có thể thường xuyên sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với tích hợp của Reminders, bạn có thể ngay lập tức tạo một tác vụ trực tiếp từ ghi chú đó.
- Bất cứ khi nào bạn tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay, tất cả những gì bạn cần làm là chia sẻ liên kết Safari vào Reminders.
- Nếu một email cần được theo dõi, bạn chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ có liên kết đến email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn mượt mà, không bị xao nhãng.
4. Cấu Trúc Tổ Chức Thuận Tiện và Linh Hoạt
Ứng dụng Nhắc nhở Apple cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Nhắc nhở cung cấp các danh sách đơn giản, nhưng bạn có thể nâng cao khả năng tổ chức bằng cách sử dụng các phần (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí là chế độ xem kiểu Kanban.
Giao diện chế độ xem cột (Kanban) trong ứng dụng Apple Reminders, giúp người dùng dễ dàng quản lý và kéo thả các tác vụ theo từng giai đoạn dự án.
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Học tập. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Phần (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một phần cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt ứng dụng, mỗi phần có bộ tác vụ con riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để hình dung các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả gọn gàng.
5. Nhắc Nhở Dựa Trên Vị Trí Địa Lý (Location-Based Reminders)
Apple Reminders không chỉ dừng lại ở các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản, mà còn cho phép bạn thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí, kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm chứ không phải một thời gian cụ thể.
Cho dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những nhắc nhở dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc, đúng chỗ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí tự nhắc nhở về các tác vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Ví dụ về cách thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí trong ứng dụng Reminders của Apple trên máy Mac, tự động kích hoạt khi bạn đến hoặc rời một địa điểm cụ thể.
Dưới đây là cách thiết lập một nhắc nhở dựa trên vị trí trên máy Mac của bạn:
- Mở ứng dụng Nhắc nhở để tạo một nhắc nhở mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật tùy chọn Tại một vị trí (At a Location) để thêm địa điểm.
- Chọn xem nhắc nhở sẽ kích hoạt khi Đến (Arriving) hay Rời khỏi (Leaving) địa điểm đó.
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng ghi chú việc cần làm đơn giản – nó là một công cụ quản lý tác vụ đầy đủ tính năng, miễn phí và được tích hợp sẵn trong iPhone, Mac cùng các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc vẫn đang phụ thuộc vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, giờ là lúc để dùng thử. Hãy trải nghiệm sự tiện lợi và hiệu quả mà nó mang lại cho quy trình làm việc hàng ngày của bạn!
