Chúng ta đều từng bị cuốn vào những lời quảng bá rầm rộ về các thủ thuật tăng năng suất đang thịnh hành. Tuy nhiên, sau khi tự mình thử nghiệm những phương pháp này, tôi nhận ra rằng một số chiến lược năng suất dường như chỉ phù hợp để bán sách hơn là thực sự cải thiện cuộc sống hàng ngày. Trên cương vị là một người đã trải nghiệm và tìm tòi không ngừng về các giải pháp tối ưu hóa công việc, tôi muốn chia sẻ những câu chuyện thất bại của mình, hy vọng giúp bạn đọc thuthuatmienphi.net có cái nhìn sâu sắc hơn và tránh lãng phí thời gian vào những gì có thể không phù hợp.
1. Time-Blocking và Timeboxing
Là một trong những kỹ thuật năng suất phổ biến nhất, time-blocking cũng là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Thành thật mà nói, đó là một thảm họa hoàn toàn. Tôi liên tục gặp phải vô số nhược điểm của một lịch trình cứng nhắc, chẳng hạn như cảm giác choáng ngợp triền miên. Hơn nữa, tôi đặt kỳ vọng mỗi ngày phải hoàn hảo; chỉ cần lệch vài phút là ngay lập tức gây ra một chuỗi công việc tồn đọng.
Giao diện lên lịch làm việc với các khối thời gian cụ thể trên ứng dụng quản lý thời gian
Sau đó, tôi chuyển sang timeboxing. Phương pháp này tương tự như time-blocking, nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc tự do nói chung thay vì một dự án cụ thể của khách hàng. Mặc dù có tốt hơn, tôi vẫn không thích bị gò bó theo cách này.
Hiện tại, tôi vẫn làm việc với số giờ tương tự mỗi ngày, nhưng lịch trình của tôi linh hoạt hơn nhiều. Nhờ đó, tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn đáng kể.
2. Kỹ Thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro thường bao gồm việc làm việc trong 25 phút rồi nghỉ giải lao. Tôi cần phải đưa các khoảng nghỉ màn hình vào thói quen của mình vì tôi có xu hướng nhìn chằm chằm vào máy tính suốt sáu giờ liên tục, và sau đó tự hỏi tại sao tôi không thể hoàn thành bất cứ điều gì vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro không hiệu quả theo nghĩa thông thường.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa – theo quan điểm của tôi. Đến thời điểm đó, tôi mới chỉ bắt đầu vào guồng với một nhiệm vụ. Tính chất dừng-khởi động liên tục này quá mức và khiến tôi chỉ thêm bực bội.
Để khắc phục nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, tôi đã điều chỉnh bằng cách nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian làm việc lên – đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn công việc.
3. Xây Dựng Bộ Não Thứ Hai (Building a Second Brain)
Cách đây vài năm, tôi bị cuốn hút vào các phương pháp năng suất, và đó là lúc tôi khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Tuy nhiên, mặc dù tôi rất thích các lời khuyên của Forte trên YouTube, phương pháp xây dựng bộ não thứ hai lại không hiệu quả với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi cảm thấy choáng ngợp và thậm chí không thể đọc hết cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng để xây dựng bộ não thứ hai, nhưng điều này cũng không giúp ích gì. Ngay sau đó, tôi phát hiện ra meme “Just Use Apple Notes” (chỉ cần dùng Apple Notes), điều này khá đúng với cảm giác của tôi vào thời điểm đó.
Thành thật mà nói, tôi thực sự nghĩ rằng việc xây dựng bộ não thứ hai là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là nhà nghiên cứu hoặc làm trong lĩnh vực học thuật khác. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của tôi đòi hỏi một thứ gì đó quá phức tạp.
4. Ăn Con Ếch (Eating the Frog)
“Ăn con ếch” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày trước tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong việc mà bạn ghét nhất, phần còn lại trong ngày của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng luôn cố gắng “ăn con ếch”, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa số lần.
Tôi đã dành thời gian để suy nghĩ tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “ăn con ếch” hiệu quả nếu tôi có một dự án cá nhân hoặc điều gì đó tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một việc nào đó, tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành một việc khác trước và gạch bỏ nó khỏi danh sách công việc cần làm của mình. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ khó khăn kia mà không bị phân tâm.
Trở nên “tinh giản” hơn và chỉ làm những nhiệm vụ thực sự thúc đẩy mục tiêu đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi chủ động đặt ít việc hơn vào danh sách công việc cần làm; nếu mọi giờ đều kín lịch, tôi sẽ nhanh chóng bị kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower
Bạn có thể chuẩn bị danh sách công việc cần làm bằng cách sử dụng Ma Trận Eisenhower bằng cách chia nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy quyền, và Loại bỏ.
Mặc dù ý tưởng này rất tuyệt vời, tôi đã dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ xem các nhiệm vụ nên được đặt vào đâu và sau đó lại hoàn thành được rất ít việc. Đối với tôi, đó chỉ là một cách khác để trì hoãn công việc.
Cài đặt ưu tiên công việc cấp độ thấp nhất trong ứng dụng Todoist, minh họa cho việc phân loại nhiệm vụ
Tương tự như kỹ thuật “ăn con ếch”, tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán giúp tôi đạt được mục tiêu. Chẳng hạn, điều thúc đẩy tôi tiến lên với tư cách là một freelancer là viết bài, chỉnh sửa, gửi ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác chỉ là “nice-to-have” (có thì tốt) chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch Toàn Bộ Danh Sách Việc Cần Làm Trong Tuần
Tôi từng trải qua một giai đoạn mà tôi sẽ lên kế hoạch toàn bộ danh sách công việc cần làm trong tuần của mình trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp tôi tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế tôi lại không thể tập trung tốt hơn. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch cả tuần trước khiến tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại hiển thị danh sách công việc cạnh sổ ghi chú kế hoạch tuần thủ công, minh họa cho việc lên kế hoạch công việc
Vì tôi là một freelancer, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phản ứng với một câu chuyện nhất định trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt cả ngày.
Tôi phải chỉ ra rằng tôi chắc chắn thấy những lợi ích của việc lập kế hoạch cả tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần tự quyết định xem mình có thuộc các danh mục đó không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự được hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage
Kỹ thuật Triage khá giống với Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục tiêu tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại mang lại rất ít cải thiện cho cuộc sống hàng ngày của tôi.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn. Không phải nghe có vẻ quá kiêu ngạo, nhưng tôi đã ám ảnh với năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì kỹ thuật Triage làm là khiến mọi thứ trở nên khó hiểu hơn và không giúp tôi tiết kiệm bất kỳ thời gian nào.
Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi chỉ đơn giản đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách công việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách công việc cần làm của mình; nhiều công cụ như TickTick và Todoist cho phép bạn làm điều này.
Tôi khuyên bạn nên khám phá nhiều kỹ thuật năng suất khác nhau để khám phá điều gì phù hợp nhất với bạn. Mặc dù tôi đã thành công với một số phương pháp, tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho các chiến thuật không phù hợp với nhu cầu của mình. Hãy bắt đầu thử nghiệm ngay hôm nay và chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận nhé!
