Sao lưu dữ liệu là một bước tối quan trọng để bảo vệ thông tin cá nhân và công việc của bạn. Tuy nhiên, việc sao lưu chỉ là một nửa của cuộc chiến. Để dữ liệu của bạn thực sự an toàn, đáng tin cậy và có thể truy cập khi cần, điều quan trọng là phải chủ động tránh những sai lầm phổ biến. Bài viết này sẽ chỉ ra 5 lỗi nghiêm trọng mà nhiều người thường mắc phải khi thực hiện sao lưu, giúp bạn tối ưu hóa quy trình bảo vệ dữ liệu của mình.
1. Đặt Tất Cả Bản Sao Lưu Vào Một Nơi Duy Nhất
Một trong những sai lầm tốn kém nhất khi sao lưu dữ liệu là lưu trữ tất cả các bản sao lưu của bạn ở cùng một vị trí. Hãy tưởng tượng bạn chỉ tin tưởng vào một ổ đĩa cứng gắn ngoài, và rồi phát hiện ra nó bị hỏng ngay khi bạn cần khôi phục dữ liệu. Việc chỉ lưu trữ bản sao lưu tại một nơi duy nhất, dù đó là dịch vụ đám mây hay thiết bị NAS, đều khiến dữ liệu của bạn dễ bị tổn thương.
Cách tiếp cận an toàn nhất là tuân thủ quy tắc sao lưu 3-2-1. Quy tắc này khuyến nghị bạn nên giữ ba bản sao dữ liệu của mình: tệp gốc và hai bản sao lưu. Để giảm thiểu rủi ro, các bản sao lưu này nên được lưu trữ trên hai loại phương tiện khác nhau, ví dụ như một ổ cứng gắn ngoài và một dịch vụ đám mây. Quan trọng nhất, ít nhất một bản sao lưu phải được đặt ở ngoài trang (offsite), tại một vị trí vật lý khác với dữ liệu chính của bạn, nhằm đảm bảo an toàn trước mọi thảm họa cục bộ. Chẳng hạn, một ổ cứng gắn ngoài có thể ở nhà, trong khi bản sao lưu đám mây sẽ nằm trên một máy chủ bên ngoài, ở rất xa.
2. Sao Lưu Dữ Liệu Không Thường Xuyên
Phần mềm sao lưu dữ liệu Western Digital trên laptop
Ngay cả khi bạn có nhiều bản sao lưu, chúng có thể trở nên vô dụng nếu chúng đã lỗi thời. Nếu bạn chỉ sao lưu dữ liệu một cách không thường xuyên, bạn có nguy cơ mất các tệp quan trọng được tạo hoặc sửa đổi kể từ lần sao lưu gần nhất.
Để tránh điều này, tốt nhất là thiết lập một lịch trình sao lưu thường xuyên. Lý tưởng nhất, các bản sao lưu nên được thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần. Tuy nhiên, tần suất có thể thay đổi tùy thuộc vào tầm quan trọng và khối lượng dữ liệu được sao lưu. Bạn cũng có thể tự động hóa quá trình sao lưu bằng cách sử dụng các dịch vụ đám mây hoặc phần mềm sao lưu chuyên dụng để đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ liên tục. Điều này loại bỏ nhu cầu sao lưu thủ công, giảm thiểu rủi ro mất thông tin quý giá.
3. Ghi Đè Lên Các Bản Sao Lưu Cũ
Màn hình laptop hỏng với cửa sổ sao lưu
Tự động hóa sao lưu là hữu ích, nhưng bạn cũng cần cẩn thận để không ghi đè lên các bản sao lưu cũ quá sớm. Nhiều người cho rằng việc có một bản sao lưu gần đây nghĩa là dữ liệu của họ an toàn. Tuy nhiên, nếu một tệp bị hỏng hoặc mất và bạn không nhận ra ngay lập tức, bản sao lưu mới nhất của bạn có thể đã thay thế phiên bản cũ hơn, còn nguyên vẹn. Điều này có nghĩa là bạn có thể mất các tệp quan trọng mãi mãi.
Để tránh rủi ro này, bạn nên có một hệ thống sao lưu có khả năng lưu giữ nhiều phiên bản của tệp của mình. Nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến và chương trình sao lưu cung cấp tính năng “phiên bản hóa” (versioning), cho phép bạn khôi phục các bản sao cũ hơn của tệp nếu cần. Bạn cũng có thể thiết lập lịch trình để giữ các bản sao lưu trong một khoảng thời gian nhất định trước khi chúng bị xóa. Ví dụ, giữ các bản sao lưu hàng tuần trong một tháng và các bản sao lưu hàng tháng trong một năm sẽ đảm bảo bạn có nhiều điểm khôi phục.
Nếu bạn đang sử dụng ổ cứng gắn ngoài, bạn nên tránh ghi đè lên cùng một tệp sao lưu. Thay vào đó, bạn nên lưu các bản sao lưu với các ngày khác nhau hoặc sử dụng phần mềm quản lý phiên bản. Bằng cách này, nếu có sự cố, bạn sẽ có nhiều tùy chọn để khôi phục tệp của mình thay vì chỉ dựa vào một bản sao lưu duy nhất có khả năng bị hỏng.
4. Bỏ Qua Bảo Mật Sao Lưu
Màn hình PC hiển thị biểu tượng BitLocker trên Windows 11
Một bản sao lưu đơn thuần không đủ nếu nó dễ bị tấn công mạng như ransomware, truy cập trái phép hoặc xóa nhầm. Nói cách khác, một bản sao lưu được bảo mật kém có thể rủi ro không kém gì việc không có bản sao lưu nào.
Mã hóa các bản sao lưu của bạn đảm bảo rằng ngay cả khi ai đó truy cập được, họ cũng sẽ không thể đọc hoặc sử dụng dữ liệu nếu không có khóa giải mã. Tương tự, sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) đáng tin cậy cho các hệ thống sao lưu của bạn có thể thêm một lớp bảo mật bổ sung và khiến những người dùng trái phép khó truy cập hơn nhiều.
Bạn cũng có thể duy trì một bản sao ngoại tuyến (air-gapped) cho các bản sao lưu quan trọng nhất của mình. Tội phạm mạng thường nhắm mục tiêu vào lưu trữ trực tuyến và các bản sao lưu được nối mạng trong các cuộc tấn công ransomware, nhưng một bản sao lưu ngoại tuyến vẫn an toàn và có thể được sử dụng để khôi phục. Tóm lại, việc kiểm tra bảo mật định kỳ và giám sát chủ động có thể giúp bạn phát hiện và khắc phục các lỗ hổng trước khi chúng trở thành mối đe dọa lớn.
5. Không Xác Minh Bản Sao Lưu
Ngón tay chỉ vào biểu tượng sao lưu dữ liệu
Sao lưu dữ liệu an toàn, thường xuyên và bảo mật là quan trọng, nhưng bạn cũng cần đảm bảo các bản sao lưu của mình thực sự hoạt động. Các tệp bị hỏng, bản sao lưu không đầy đủ hoặc lỗi lưu trữ là những vấn đề phổ biến có thể khiến bạn không thể truy cập dữ liệu quan trọng khi cần nhất.
Điều cuối cùng bạn muốn là cho rằng các tệp của mình an toàn, chỉ để phát hiện ra chúng không thể sử dụng được khi bạn cần. Để ngăn chặn điều này, hãy định kỳ xác minh các bản sao lưu của bạn bằng cách khôi phục một vài tệp hoặc thực hiện khôi phục thử nghiệm hoàn chỉnh. Điều này đảm bảo rằng phần mềm sao lưu của bạn đang hoạt động bình xác định, và các tệp của bạn vẫn còn nguyên vẹn.
Nếu bạn đang sử dụng ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây hoặc ổ đĩa mạng, hãy dành một chút thời gian để mở một vài tệp đã sao lưu để đảm bảo chúng có thể truy cập và không bị hỏng. Một quy trình xác minh đơn giản có thể giúp bạn tránh những bất ngờ khó chịu khi thảm họa ập đến.
Tránh những sai lầm sao lưu phổ biến này không quá khó và có thể giúp bạn thoát khỏi căng thẳng cùng nguy cơ mất dữ liệu quý giá. Thay vì chờ đợi thảm họa xảy ra, hãy dành thời gian để xem xét lại các thực hành sao lưu của bạn và thực hiện các cải tiến cần thiết. Hãy chủ động bảo vệ dữ liệu của mình ngay hôm nay!
