Việc sao lưu email là một thói quen cần thiết trong kỷ nguyên số, nhưng không phải ai cũng thực hiện đúng cách. Bản thân tôi cũng từng phải đối mặt với nỗi sợ hãi mất dữ liệu khi vô tình xóa nhầm email quan trọng. Trải nghiệm đó đã thúc đẩy tôi bắt đầu sao lưu các thư điện tử, nhưng đồng thời cũng khiến tôi mắc phải nhiều sai lầm tai hại. Nếu bạn đang sao lưu email một cách hời hợt hoặc thậm chí chưa từng sao lưu, những lỗi phổ biến dưới đây có thể sẽ gây ra hậu quả không mong muốn.
1. Chờ Đợi Quá Lâu Giữa Các Lần Sao Lưu Email
Rất dễ để chúng ta mặc định rằng email trong hộp thư đến là an toàn và trì hoãn việc sao lưu lâu hơn mức cần thiết. Tuy nhiên, nhiều sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Ví dụ, bạn có thể bị khóa tài khoản Google, hoặc vô tình xóa nhầm một hay nhiều email cùng tệp đính kèm. Trên thực tế, tôi từng nghĩ rằng mình có thể sao lưu hàng tháng, cho đến khi đánh mất toàn bộ chuỗi email quan trọng do sự cố bất ngờ.
Sao lưu dữ liệu email Gmail bằng Google Takeout
May mắn thay, việc hình thành thói quen sao lưu email hàng ngày hoặc hàng tuần lại khá dễ dàng. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail – một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất hiện nay – bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu này trên ổ cứng ngoài, dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc một vị trí tương tự khác mà bạn có thể dễ dàng truy cập.
2. Chỉ Sao Lưu Email Từ Một Vài Thư Mục Chọn Lọc
Việc chỉ sao lưu một số email hoặc email trong một thư mục cụ thể nghe có vẻ hợp lý, nhưng đôi khi điều này có thể phản tác dụng. Nhiều chi tiết quan trọng có thể bị bỏ sót trong các email ở những nơi mà bạn không nghĩ đến việc sao lưu, chẳng hạn như thư mục “Khuyến mãi” (Promotions) hoặc “Thư đã gửi” (Sent). Tôi đã học được bài học này một cách khó khăn và giờ đây tôi sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định những gì đáng để sao lưu. Nhưng một quy tắc tôi thường tuân theo là sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những dữ liệu ít quan trọng hơn thì chỉ cần sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn hơn hai lần, vì chúng thường khó phục hồi nhất nếu bị mất. Đặc biệt, các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang cần được ưu tiên để bạn luôn có quyền truy cập vào chúng.
3. Bỏ Qua Việc Kiểm Tra Khả Năng Phục Hồi Của Bản Sao Lưu
Khi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu, tôi không nhận ra rằng các tệp của mình đang được xuất sai cách. Tôi cứ nghĩ rằng các tệp đã được tải xuống và sẵn sàng để sao lưu vào vị trí lưu trữ của mình. Tôi chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi cố gắng phục hồi một số email từ bản sao lưu đó.
May mắn thay, tôi đã phát hiện ra sai lầm này khá sớm và không mất mát bất cứ dữ liệu nào quá quan trọng. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên kiểm tra xem liệu mình có thể phục hồi dữ liệu từ bản sao lưu hay không. Hãy mở nội dung của các tệp sao lưu và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách không, và liệu bạn có thể truy cập vào tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Chỉ Dựa Vào Một Vị Trí Lưu Trữ Sao Lưu Duy Nhất
Dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất là công thức dẫn đến thảm họa. Hãy suy nghĩ xem: bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của bạn được lưu trữ trên máy tính xách tay và đột nhiên máy tính đó bị hỏng hoặc bị mất? Đó là loại tình huống mà bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi bạn thực sự cần truy xuất một email cũ.
Ổ cứng ngoài được kết nối với máy tính để sao lưu dữ liệu
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp lỗi. Ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi dịch vụ đám mây có thể bị tấn công chẳng hạn. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có các bản sao lưu của mình ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn nên có một bản ở vị trí vật lý và một bản trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là những gì tôi cá nhân tôi thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng Quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ vấn đề về tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một vị trí vật lý ngoài khuôn viên.
5. Để Bản Sao Lưu Email Không Được Mã Hóa
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều nên được mã hóa để bảo vệ chống truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản, nên tôi đã không mã hóa các bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Nó có vẻ là một bước không cần thiết, nhưng có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập vào các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt khỏi bản sao lưu để bạn không bị mất nó. Hãy nhớ rằng, nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Tôi từng nghĩ rằng mình không bao giờ phải sao lưu email vì chúng an toàn trong hộp thư đến, và tôi không muốn làm mọi thứ trở nên phức tạp. Chỉ khi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng việc đó thực sự không khó chút nào. Sự an tâm khi biết rằng mình có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào vào bất cứ lúc nào đều đáng giá với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email, hay bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy tìm hiểu những mẹo sao lưu nhanh mà bạn có thể thiết lập ngay lập tức để giúp bạn đi đúng hướng.
