Với một vài kỹ thuật sáng tạo, bạn có thể biến Windows Sticky Notes từ một ứng dụng ghi chú cơ bản thành một hệ thống quản lý năng suất toàn diện. Công cụ này lý tưởng để quản lý các tác vụ, phác thảo ý tưởng và giữ mọi thứ trong tầm mắt ngay trên màn hình máy tính của bạn, giúp công việc của bạn được tối ưu hóa một cách hiệu quả nhất.
1. Mã Hóa Màu Sắc: Sắp Xếp Công Việc Theo Độ Ưu Tiên
Việc tận dụng các tính năng tốt nhất của Windows Sticky Notes thực sự rất dễ dàng, đặc biệt là khả năng mã hóa màu sắc. Tôi thường sử dụng tính năng này để sắp xếp trực quan các tác vụ dựa trên mức độ ưu tiên của chúng.
Mã hóa màu sắc cho ghi chú Sticky Notes để phân loại công việc theo mức độ ưu tiên trong Windows 11
Bạn có thể gán các màu sắc khác nhau để biểu thị mức độ khẩn cấp cho từng tác vụ. Ví dụ, sử dụng màu Vàng cho các tác vụ ưu tiên trung bình, Xanh lá cây cho các tác vụ ưu tiên thấp và Hồng cho các tác vụ có độ ưu tiên cao và khẩn cấp.
Việc áp dụng hệ thống mã màu giúp tôi dễ dàng xác định những tác vụ nào cần được chú ý ngay lập tức, từ đó tập trung vào những công việc quan trọng và có độ ưu tiên cao nhất trước tiên.
2. Biến Desktop Thành Bảng Kanban Chuyên Nghiệp
Nếu bạn đã quen thuộc với các bảng Kanban, bạn sẽ biết chúng tuyệt vời như thế nào trong việc tổ chức các tác vụ theo từng giai đoạn. Bạn hoàn toàn có thể thiết lập một phiên bản kỹ thuật số của bảng Kanban ngay trên màn hình desktop bằng Sticky Notes.
Sắp xếp các ghi chú Sticky Notes thành một bảng Kanban trên màn hình desktop Windows
Hãy tạo các ghi chú riêng cho từng giai đoạn, chẳng hạn như “Lập kế hoạch” (Planning), “Đang thực hiện” (In-Progress), và “Đã hoàn thành” (Completed). Sau đó, khi bạn thực hiện các tác vụ, hãy kéo và thả chúng giữa các phần khác nhau trên bảng.
Thiết lập này cung cấp một biểu diễn trực quan đơn giản về quy trình làm việc của bạn, giúp bạn nắm rõ mọi thứ đang ở giai đoạn nào vào bất kỳ thời điểm nào. Để nâng cao hơn, bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tạo bảng Kanban trên các công cụ chuyên dụng như Trello.
3. Ghi Nhanh Ý Tưởng: Không Bỏ Lỡ Điều Gì
Khi cảm hứng chợt đến, bạn không phải lúc nào cũng có thời gian để phát triển đầy đủ một ý tưởng. Trong những trường hợp này, tôi sử dụng Sticky Notes như một công cụ ghi nhanh để nắm bắt mọi ý tưởng ngay khi chúng xuất hiện trong đầu.
Tôi thường giữ một ghi chú “Ý tưởng” ở một vị trí dễ tiếp cận trên màn hình desktop. Sau đó, khi cảm thấy sẵn sàng phát triển ý tưởng, tôi chỉ cần lấy nó ra khỏi ghi chú và bắt đầu triển khai.
Cách tiếp cận này đảm bảo rằng không có ý tưởng nào bị lãng quên, đồng thời giúp giải phóng tâm trí bạn để tập trung vào các tác vụ hiện tại một cách hiệu quả.
4. Tạo Khối Thời Gian Trực Quan (Time Blocking)
Nếu bạn là người yêu thích phương pháp time blocking (phân chia thời gian thành các khối), Sticky Notes có thể giúp bạn tạo một lịch trình trực quan ngay trên màn hình desktop.
Tạo các khối thời gian trực quan bằng Sticky Notes để sắp xếp lịch trình làm việc trên desktop Windows
Hãy bắt đầu bằng cách gán các khối thời gian cụ thể cho từng tác vụ trong ngày. Điều này tạo ra một dòng thời gian ảo cho giờ làm việc của bạn.
Ví dụ, tôi thường chia các tác vụ của mình thành các khoảng thời gian hai giờ. Vì vậy, nếu tôi có một bài viết cần hoàn thành, tôi sẽ dành một hoặc hai giờ cho việc đó. Sau đó, nếu có bất kỳ chỉnh sửa nào cần xử lý, tôi có thể dễ dàng sắp xếp chúng vào một khối thời gian khác. Việc mã hóa màu sắc cho các tác vụ cũng rất hữu ích để chỉ ra đó là cuộc họp, công việc chuyên sâu hay thậm chí là thời gian nghỉ giải lao.
Phương pháp này giúp bạn tuân thủ lịch trình, trực quan nhắc nhở bạn về tác vụ tiếp theo là gì và khi nào có thời gian nghỉ hoặc chuyển đổi công việc.
5. Khai Thác Sức Mạnh Sticky Notes Trong OneNote
Microsoft đã phát hành một phiên bản Sticky Notes mới tích hợp trực tiếp trong OneNote cùng với bản cập nhật Windows 2024. Phiên bản này mang đến các tùy chọn nâng cao như đồng bộ hóa đa thiết bị, cho phép bạn truy cập ghi chú của mình từ bất kỳ đâu.
Giao diện Microsoft OneNote hiển thị tính năng ghi chú Sticky Notes nâng cao
Nếu bạn muốn sử dụng Sticky Notes để tăng cường năng suất của mình nhưng thấy ứng dụng mặc định thiếu một số tính năng mong muốn, tôi thực sự khuyên bạn nên thử trải nghiệm Sticky Notes trong OneNote.
Phiên bản này cho phép bạn thêm ảnh chụp màn hình và tự động ghi lại nguồn gốc của các ghi chú. Thậm chí còn có một phím tắt bàn phím mới (Win + Alt + S) mà bạn có thể sử dụng để truy cập nhanh bất cứ lúc nào.
Với một vài điều chỉnh nhỏ, bạn có thể nhanh chóng biến Windows Sticky Notes từ một ứng dụng ghi nhớ đơn giản thành một công cụ năng suất cực kỳ hiệu quả, giúp bạn quản lý công việc và ý tưởng một cách thông minh hơn.
